NauDoc NauDoc [Цикл презентаций «Легкий старт»] Часть 4: Контроль исполнительской дисциплины

Введение В рамках прохождения документа по некому маршруту, необходимые задания назначаются ответственным пользователям автоматически. Настройка маршрутов осуществляется технологом для каждой отдельной категории документа; Чтобы создать категорию документа, нужно выполнить ряд действий: предварительно обследовать процесс, провести необходимые интервью с ключевыми пользователями процесса, выстроить цепочки согласований, настроить автоматические переходы между пользователями, в зависимости от результатов согласования/выполнения, написать инструкции по работе с данным процессом, провести опытную эксплуатацию. Выполнение перечисленных работ может занять у аналитика от двух дней до нескольких недель; Если вы хотите с минимумом временных затрат оценить возможности системы NauDoc по работе с поручениями и распоряжениями, то настраивать категории не обязательно. Достаточно выдавать задания к документам вручную; Эта презентация расскажет вам о том, как происходит работа с электронными поручениями с помощью системы документооборота NauDoc.

Создание задания Создайте новый документ; С помощью вкладки «Редактировать» создайте его основной текст; Перейдите на вкладку «Задания». С помощью этой вкладки вы можете создавать произвольные задания к данному документу; Также на этой вкладке вы можете ознакомиться с результатами выполнения, отчетами ответственных пользователей, сроками выполнения уже имеющихся и завершенных заданий по данному документу.

Создание задания С помощью вкладки «Задания» вы можете создавать задания разных типов: –Директива. Этот тип заданий является основным и используется для передачи поручений руководителя его подчиненным; –Информация. Служит для доведения информации до определенного круга пользователей; –Запрос. Используется при согласовании содержания документа с другими пользователями; –Запрос на подпись. Используется для получения подписи ответственного лица; В данной презентации мы подробно остановимся на задании «Директива».

Работа с поручениями и распоряжениями

Директива Директива – это тип задания, предназначенный для выдачи руководителем распоряжений своим подчиненным. При назначении задания с типом «Директива» пользователь указывает описание задания и сроки его исполнения, назначает ответственных пользователей и контролера; Ответственный пользователь получает уведомление о назначении входящего задания, которое он может принять к исполнению или отказаться выполнять, указав причины этого отказа. В процессе работы над заданием исполнитель может посылать автору задания отчеты о выполнении. Отчеты могут быть промежуточные, в которых отражаются промежуточные результаты, и закрывающий, в котором сообщается о полном выполнение задания. Также исполнитель может сформировать отчет о невыполнении задания, например, если задание по каким-либо причинам не может быть выполнено в срок. Кроме того, на основе входящего задания ответственный пользователь сам может назначить подзадания другим исполнителям; Контролер должен следить за соблюдением сроков и качеством выполнения задания. Он может запрашивать у исполнителя промежуточные отчеты, а закрывающий отчет должен завизировать, подтвердив выполнение задания. Автор задания, получив от ответственного пользователя или контролера закрывающий отчет, завершает задание.

Создание поручения Для того чтобы создать распоряжение к данному документу, нажмите кнопку «Директива». На экране отобразится карточка задания.

Карточка задания В поле «Название» укажите название создаваемого задания (если задание назначается для документа, то название задания, по- умолчанию, совпадает с названием документа) Галочка в поле «Периодическое задание» позволяет создавать периодическое задание, которое будет автоматически создаваться с заданным временным интервалом В этой части формы вы можете назначить ответственных пользователей и контролера по этому заданию. Контролера в задании может не быть

Уведомление о входящем задании Исполнители данного задания получают по электронной почте уведомление о том, что им направлен персональный запрос на исполнение документа. Контролер задания также получает почтовое уведомление: Кроме почтовых уведомлений, ссылки на новые задания также отображаются на домашней странице пользователя, сразу после входа в систему. Кликнув на ссылку «Входящие задания» можно открыть папку, содержащую все новые входящие задания

Карточка задания После щелчка «мышью» на заголовке задания, на экране у ответственного пользователя отобразится информация о распоряжении и полное содержание документа: Перед началом работы над заданием ответственный пользователь должен принять задание к исполнению, т. е. подтвердить свое согласие работать над заданием. Для этого необходимо открыть карточку входящего задания и нажать кнопку «Принять к исполнению»:

Исполнитель принимает задание к исполнению После нажатия кнопки «Принять к исполнению» на экране появляется форма внесения комментария к данному событию:

Карточка задания Факт того, что документ принят к исполнению одним из пользователей и оставленный комментарий немедленно отобразятся в карточке задания. Создателю задания и контролеру высылается по электронной почте уведомление о принятии задания к исполнению:

Назначение подзадания После приема задания к исполнению, ответственный пользователь может назначить подзадания для других пользователей (например, своих подчиненных); Для назначения подзадания требуется: открыть карточку входящего задания, нажать кнопку «Назначить подзадание». После этого на экране отобразится форма, в которой требуется ввести параметры подзадания. Данная процедура полностью повторяет процедуру назначения обычного директивного задания.

Составление отчетов о выполнении В ходе работы над заданием ответственный пользователь должен составлять отчеты о выполнении задания. Отчет может быть промежуточным и закрывающим. Промежуточный отчет сообщает создателю задания и контролеру о продвижении работ над заданием. По мере выполнения задания ответственный пользователь может дополнять и изменять содержание промежуточного отчета. Закрывающий отчет составляется после завершения работы над заданием и сообщает о выполнении задания; Для составления отчета необходимо в карточке задания нажать кнопку «Доложить о выполнении»:

Отчет о выполнении На экране появится форма составления отчета; Допустим, данный отчет окончательный. В этом случае нужно заполнить поле «Комментарий», указать фактическое время, потраченное на выполнение задания, и поставить отметку в поле «Закрыть отчет». При составлении отчета можно указать документ, являющийся результатом выполнения задания или каким-либо образом связанный с этим заданием. Таким документом может быть объект системы NauDoc или файл, созданный другим приложением (MS Word и др.) Если отчет промежуточный, то поле «Закрыть отчет» нужно оставить пустым, а в поле «Комментарий» указать текст промежуточного отчета.

Фиксирование отчетов в карточке задания Данные всех промежуточных отчетов и данные окончательного отчета фиксируются в карточке задания и могут быть просмотрены всеми участниками задания. В карточке задания закрывающий отчет сопровождается комментарием «Окончательный отчет».

Отчет о невыполнении В случае если задание не было выполнено в установленный срок, ответственный пользователь должен составить отчет о невыполнении. Данный отчет является аналогом объяснительной записки, которая направляется создателю задания и контролеру.

Контроль за выполнением Контроль за выполнением задания осуществляется контролером; Основные обязанности контролера – следить за соблюдением сроков и качеством выполненной работы. Контролер может запрашивать у ответственного пользователя промежуточные отчеты, а после составления окончательного отчета должен визировать его, т. е. подтвердить выполнение задания. Уведомление о том, что ответственный пользователь составил отчет, поступает контролеру по электронной почте. После знакомства с отчетом и оценки качества выполнения задания контролер визирует отчет:

Отправка дополнительных уведомлений Если качество отчета и выполненной работы неудовлетворительно, контролер или автор задания могут отправить дополнительные уведомления ответственному пользователю; После отправки пользователю, текст уведомления и дата отправки сохраняются в карточке задания в виде «Истории уведомлений».

Завершение задания После получения отчета о выполнении задания от контролера или ответственного пользователя создатель задания завершает его действие; Действие задания можно завершить, не дожидаясь отчетов о его выполнении, например, если задание потеряло свою актуальность; Для завершения задания требуется войти в карточку задания. В карточке задания можно ознакомиться с отчетом ответственного исполнителя и визой контролера. При условии, что задание выполнено надлежащим образом, его действие завершается нажатием кнопки «Завершить».

Создание директивного задания без создания документа Для создания нового директивного задания, которое не связано с каким-либо документом в системе, нужно выполнить следующие действия: открыть вкладку «Контроль исполнения» в панели навигации NauDoc, щелкнуть «мышью» на ссылке «Исходящие задания». После выполнения этих действий на экране отобразится данная форма. В вызванной форме необходимо нажать кнопку «Директива». Дальнейшие действия, связанные с формированием параметров директивы, совпадают с уже описанными.

Благодарим за внимание! Мы рекомендуем вам обратить внимание на подробную документацию по системе: Руководство пользователя (в двух частях) и Руководство технолога Если вам помогли наши вводные презентации или у вас есть предложения по их улучшению, напишите письмо на адрес Нам важно знать ваше мнение! (343)