Эффективные решения на базе универсальной СЭД

1.Украинский интерфейс; 2.Программная платформа IBM LOTUS Domino/Notes; 3.Соответствие международным стандартам OSI/ISO; 4.Соответствие требованиям действующего законодательства Украины; 5.Интеграция с информационными системами; 6.Возможность самостоятельного внедрения. MasterDoc это: 2

IBM - лидер в разработке, развитии и изготовлении передовых информационных технологий; IBM LOTUS DOMINO/NOTES эффективная, надежная и масштабируемая платформа для создания крупных информационных систем, ориентированных на работу с документами. Возможности, которые обеспечивает платформа: - создание территориально-распределенных систем; - работа мобильных и оффлайн пользователей; - открытая архитектура приложений; - встроенные средства обмена мгновенными сообщениями; - безопасность IT инфраструктуры (многоуровневой модели защиты); - простота администрирования. Возможности платформы Lotus Domino/Notes: 3

4

1.Создание единого информационного пространства; 2.Повышение скорости принятия решений; 3.Повышение управляемости организации и исполнительской дисциплины; 4.Повышение скорости распространения знаний внутри организации; 5.Обеспечение возможности удаленной работы; 6.Обеспечение коллективного согласования документов и коллективной работы с документами; Решение организационных задач: 5

Соответствие действующей законодательной и нормативно- правовой базе Украины, а также нормативным документам в сфере делопроизводства: Постановлению Кабинета Министров Украины от г «Об утверждении Примерной инструкции из делопроизводства в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совету министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти; Закону Украины от р. 393/96-ВР Об обращении граждан; Постановлению Кабинета Министров Украины от р. 348 Об утверждении Инструкции из делопроизводства за обращениями граждан в органах государственной власти и местного самоуправления, объединениях граждан, на предприятиях, в учреждениях, организациях независимо от формы собственности, в средствах массовой информации; Приказу Государственного комитета архивов Украины от р. 16 Об утверждении Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, зарегистрированный в Министерстве Юстиции Украины г. 407/5598; Приказу Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от года 41 «Об утверждении Перечня типичных документов», зарегистрированный в Министерстве Юстиции Украины г. 576/3016; Закону Украины от 22 мая 2003 года 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте»; Указу Президента Украины от г. 1497/2005 «О первоочередных заданиях относительно внедрения новейших информационных технологий» Постановления Кабинета Министров Украины от 28 октября 2004 года 1453 «Об утверждении Типичного порядка осуществления электронного документооборота органа исполнительной власти»; Приказу Государственного комитета архивов Украины от «Про утверждение Порядка хранения электронных документов в архивных учреждениях», зарегистрированный в Министерстве Юстиции Украины г. ; 627/10907; Постановлению Правления Национального банка Украины 357 от «Про утверждение Положения о порядке формирования, хранения и уничтожения электронных архивов в НБУ и банках Украины», зарегистрированный в Министерстве Юстиции Украины г. 1089/12963; Постановлению Правления Национального банка Украины 601 от ; «Про утверждение Перечня документов, которые образуются в деятельности Национального банка Украины и банков Украины, с указанием сроков хранения», зарегистрированный в Министерстве Юстиции Украины г. 1646/10245; Закону Украины от г. 81/94-ВР «О защите информации в информационно телекоммуникационных системах», введено в действие с даты опубликования г.. 6

1.Сокращение затрат времени на поиск, создание и обработку документов; 2.Автоматизация отчетности по документообороту и контролю исполнения; 3.Исключение возможности утери документов; 4.Автоматизация согласования, обсуждения, подписания и исполнение документов. Эффективная работа с документами: 7

Универсальна пересылка: 8

Работа с внешним оборудованием: 9

Импорт документов и интеграция с приложениями заказчика : 10

Поиск Портал Протоколи- рование событий Справочник организа- ции СЭД Клонирование Пересылка Канцелярия Обращения граждан Приказы и распоряжения Служебные записки Контроль договоров ЭЦП Штрихкодирова- ние Отчеты WEB Интеграция Справочники и словари Электронная почта Архив Потоковое сканирование Защита информации Удаленная работа Репликация Диагностика системы 11

Функциональные подсистемы: 12

Пример жизненного цикла деловодства: 1. Создать документ 2. Зарегистрировать 3. Рассмотреть 4. Подписать 5. Отправить в архив 13

Пример жизненного цикла документооборота: 2. Принятие решений - Подписать - Наложить ЭЦП - Расписать поручения - Принимать решения на основании составленной деловодом информации 1. Работа с документом - Создать документ - Зарегистрировать - Направить на рассмотрение - Направить на подпись - Отправить в архив 3. Работа с поручениями для руководящего состава - Отправка на ознакомление - Распределение поручений в системе - Контроль исполнения - Создание процессов согласования - Формирование отчетов 4. Работа с поручениями - Исполнение личных поручений - Создание поручений исполнителям и контроль выполнения - Внутренние обсуждения и согласования - Отправка на ознакомление 5. Исполнение поручений - Ознакомление с документом - Исполнение - Внесение данных о проделанной работе 14

Личный кабинет: 15

Прозрачность управления и контроль исполнительской дисциплины Виды контроля: 1.Предупредительный. Текущий. Итоговый 2.Фронтальный. Индивидуальный. Выборочный 3.Внутренний. Внешний 4.Фиксированный. С корректировкой 5.Периодичный. Постоянный 1616

Прозрачность управления и контроль исполнительской дисциплины Более 20 основных видов контроля Настройка системы контроля под орг. структуру предприятия Отправка уведомлений и напоминаний Построение отчетов о результатах работы Гибкая настройка прав Контроль сроков исполнения 1717

Контроль договоров: 18

Согласование документов: 19

Безопасность. Электронная цифровая подпись: 20 Украинские криптопровайдеры

Безопасность. Ролевая модель: 21

Отчетность: 22

Консалтинговые услуги –Аналитическое обследование –Разработка концепции создания СЭД –Разработка Спецификации по установке и настройке –Разработка спецификации на дополнительные модули и механизмы –Разработка и принятие регламентов Внедрение –Настройка регламентов –Разработка дополнительных модулей –Установка ПО IBM Lotus Domino\Notes –Установка и настройка СЭД –Настройка отчетов –Наполнение справочников данными Заказчика –Обучение пользователей и администраторов СЭД Сопровождение –В телефонном режиме –По электронной почте –Через web- доступ к базе по поддержке пользователей –Выезд специалиста на территорию Заказчика Методология внедрения СЭД: 23

Администрирование и тех. поддержка: 24

СЭД 1 Контроль работы – Вы всегда в курсе 2 Дистанционная поддержка 3 Автоматическая диагностика 4 Управляйте сами 5 Ваша индивидуаль- ность 6 Вы имеете доступ к истории 7 Выбор операционной системы 8 Территориально- распределенная структура 9 Технические требования 10 Качество работы 25 Конкурентные преимущества

протоколирование действий пользователей; протоколирование внесения изменений в документы; контроль работы агентов системы; контроль удаления документов из системы. КОНТРОЛЬ РАБОТЫ – ВЫ ВСЕГДА В КУРСЕ: 1

?? ? ДИСТАНЦИОННАЯ ПОДДЕРЖКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ: Вы хотите задать нам вопрос или отправить предложение ??? – у Вас есть возможность автоматического информирования нас о сложившихся у Вас ситуациях. Руководитель проектов Группа тестирования Группа разработки Заказчик 2 Заказчик 1 Заказчик 3 Сервера СЭД на стороне заказчика База задач Intenet Заказчик направляет предложение/запрос Заказчик получает отчет о выполненной работе Плановое обновление системы для всех заказчиков Еженедельный отчет о работоспособности системы Плановое обновление системы для всех заказчиков 2

наличие средства диагностирования/перенастройки сервера с уведомлением Вашего администратора о сложившихся ситуациях в работе системы; реконфигурирование сервера. АВТОМАТИЧЕСКАЯ ДИАГНОСТИКА: 3

Гибкие настройки позволяют легко конфигурировать систему. УПРАВЛЯЙТЕ САМИ: ОТ ПРОСТОГО К СЛОЖНОМУ 4

ВАША ИНДИВИДУАЛЬНОСТЬ: конструктор отчетов; конструктор поиска; конструктор рабочего места/Портал; конструктор шаблонов документов; конструктор формата регистрационных номеров; конструктор уведомлений от системы. 5

Технология Domino Attachment and Object Service (DAOS) позволяет хранить прикрепленные файлы из документов всех пользователей в отдельном хранилище. 64 Gb - размер базы системы электронного документооборота MasterDOC (более 16 млн. документов размером до 4 Kb) документов в день (365 тыс. документов в год). Ресурс по емкости – 45 лет. ВЫ ИМЕЕТЕ ДОСТУП К ИСТОРИИ: Период хранения документов СЭДСЭД MasterDoc До 7 лет До 45 лет Используемая СЭД 6

предоставляем возможность серверному и клиентскому месту использовать любую операционную систему (ОС); обеспечиваем возможность совместной работы в системе пользователей различных операционных систем. ВЫБОР ОПЕРАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ЗА ВАМИ: ОС Windows ОС LINUX 7

Мы обеспечиваем для ВАС стабильную работу системы в Ваших структурных подразделениях и филиалах. РАБОТА В ТЕРРИТОРИАЛЬНО-РАСПРЕДЕЛЕННЫХ СТРУКТУРАХ: 8 Автономная работа при разрыве каналов связи Репликация и кластеризация Удаленная работа Работа через WEB интерфейс Отказоустойчивое кроссплатформенное решение Минимальные требования к каналам связи Одновременная работа над одним документом

Используем то, что под рукой. МИНИМАЛЬНЫЕ ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ: Существующее оборудование СЭД MasterDoc позволяет использовать существующее оборудование Современное оборудование 9 Где взять современное оборудование?

наличие оптимизированного кода; возможность вам убедиться в предоставляемых гарантиях, на основе разработанной нами утилиты. В КАЧЕСТВЕ РАБОТЫ УБЕДИТЕСЬ САМИ: Найти качественное решение Проведен анализ и оптимизирован код 10

НАШИ ПРОЕКТЫ: Украинское государственное предприятие почтовой связи "Укрпочта" Открытое акционерное общество "Кредобанк" Главное управление внутреннего финансового контроля и аудита исполнительного органа Киевской городской государственной администрации Печерская районная государственная администрация в г. Киеве Дочерняя компания "Укргаздобыча" Национальной акционерной компании "Нафтогаз Украина" 36

Украинское государственное предприятие почтовой связи «УКРПОЧТА»: Внедрение: Генеральная дирекция, Областные Дирекции и ЦПС; Количество рабочих мест – 600 Количество серверов – 2011 г. Внедрение СЭД - создание единого информационно - управленческого пространства. Реализация импорта данных с различных информационных систем Заказчика в СЭД. Разработка сложных аналитических отчетов в разрезах периодов за разные годы. Централизованное обучение групп внедрения СЭД в Дирекциях. Дистанционный контроль и помощь во внедрении СЭД. Разработка интеграции с корпоративным порталом Генеральной дирекции. Реализация механизмов взаимодействия в распределенной структуре. 37

38 Спасибо за внимание! Антон Коваленко ОАО «Банкомсвязь» 04080, г. Киев, ул. Фрунзе, 69 (044)