Создание отчетов с помощью «Конструктора» На примере создания отчета для военкомата «Мальчики год рождения»

Извлечение информации из АС СГО Запрос – средство извлечения информации из базы данных, отвечающий некоторым условиям, задаваемым пользователем. Результат запроса выводится в виде таблицы, все записи которой удовлетворяют заданным условиям. Отчет – это текстовый документ с результатами запроса, подготовленный для печати.

Виды отчетов Предустановленные – отчёты, введенные в систему при ее установке. Нельзя редактировать. Предустановленные Внутренние – отчеты, которые создает, редактирует и опубликовывает сам пользователь в пределах своей области видимости. Внутренниеобласти видимости Внешние – внутришкольные отчеты, у которых расширена область видимости. Доступны для просмотра и копирования в других школах.

Предустановленные отчеты Существует множество предустановленных отчетов, например: Итоги года по классам и предметам; Количество учащихся в 10-х классах; Список учащихся по полу и году рождения Формирование списков работников школы.

Статус отчета Незаконченный: отчет, создание которого еще не завершено. Опубликованный: после завершения создания отчета, его нужно опубликовать; после чего он будет доступен сотрудникам на закладке Дополнительные отчеты. Редактируемый: это незаконченный отчет или опубликованный, но требующий изменений, отчет.

Создание отчета Чтобы создать новый отчет или отредактировать уже опубликованный, у вас должно быть право доступа «Использовать конструктор отчетов». По умолчанию этим правом наделен администратор АС СГО. Процесс создания отчета состоит из 9 последовательных шагов с возможностью возврата и перехода.

Уважаемые координаторы АС СГО, вашему вниманию предлагаем пошаговую модель создания отчета с помощью «Конструктора» списков учащихся заданного пола и возраста. Подобные отчеты вы можете создавать самостоятельно, используя гибкую систему фильтрации. Отчеты такого типа можно формировать для военкомата, поликлиники, РУО и др.

Вход в «Конструктор отчетов»

Шаг 1. Название отчета

Шаг 2. Выбор объекта данных

В фильтре «Конечный объект данных» выбираем объект, получение информации о котором и является целью построения отчета. Далее система автоматически построит «дерево зависимостей объектов». Выбираем самую простую «ветку», но такую, чтобы в ней присутствовали все объекты, данные которых будут использованы в отчете. Около каждого объекта данных есть синяя кнопочка с вопросительным знаком, нажав на которую, вы получите полное описание этого объекта, его возвращаемые поля и связи; При наведении курсора мыши на объект выбранная «ветка» зависимостей объектов выделяется жирным шрифтом, а при нажатии на этот объект

Шаг 2. Дерево данных

Шаг 3. Дополнительные объекты данных На этом шаге можно задать дополнительные объекты, которые логически связаны с основным объектом. Доступные объекты будут отражаться в виде выпадающего списка.

Шаг 4. Способ группировки данных Группировка нужна, если требуется получить результат групповых функций: Количество, Сумма, Среднее, Минимум, Максимум. Например, если вам необходимо сгруппировать списки детей по классам. Кнопка [Добавить]. После определения способа группировки (если он задан), нажмите кнопку [След. >>] для перехода на Шаг 5.

Шаг 5. Выбор возвращаемых полей На этом шаге, на основе выбранных ранее объектов данных, вы должны указать те поля, которые будут выводиться в отчете на экран. Для определения нужных полей, выберите их из выпадающего списка. Чтобы добавить поле нажмите кнопку [Добавить поле].

Шаг 5. Выбор возвращаемых полей Чтобы добавить выражение, нажмите кнопку [Добавить выражение]. 1) выражения с группировками Если Вам нужно не просто поле, а какая-то производная от него (например, количество), то с помощью кнопки «Добавить выражение» вы сможете попасть в конструктор выражений. Здесь на основе данных от объектов, выбранных на Шаге 2 и Шаге 3, Вы сможете с помощью встроенных функций Минимум, Максимум, Количество получить интересующий результат. Эти выражения вы можете, в свою очередь, использовать в более сложных формулах. 2) выражения без группировок Иногда необходимо получить выражение вида «Фамилия Имя Отчество». Для этого существует конкатенация «||». Т.е выражение будет иметь вид: «Фамилия»«||»«пробел»«||»«Имя»«||»«пробел» «||»«Отчество» Флаг «Выбрать только уникальные значения» В некоторых из сконструированных запросов возможно «размножение информации», если не использовать при выводе все его поля (или использовать какой-нибудь объект, содержащий в себе «уточняющую информацию»). В результате, при выводе, поле будет размножено столько раз, сколько будет существовать пар «свойство-уточняющее свойство». Флаг «Сделать сводный отчёт» Для сводного отчёта необходимо, чтобы было более двух полей вывода и была выполнена сортировка (или группировка) по первому и второму выводимым свойствам. Иначе отчет не будет выводиться (в первом случае) или отобразится некорректно (во втором случае).

Шаг 6. Выбор критерия (фильтры)

Шаг 7. Выбор порядка сортировки

Шаг 8. Фильтры для пользователя

Шаг 9. Публикация отчета Перед публикацией система проверят отчет на наличие ошибок.

Просмотр отчета

Сформированный отчет для печати

Контакты: Составитель: Антропова Евгения Анатольевна, зам.по ИТ МОУ СОШ 123 Телефон При составлении использовалась презентация «Конструктор отчетов» с блога Данная презентация доступна на блоге филиала МОУ ДПО УМЦ по Калининскому району.