Электронды құжаттармен жұмыс жасау барысында қолданылатын халықаралық және мемлекетаралық стандарттар Орындаған: Сайлау Дамира

Электрондық құжат – ақпарат электрондық-цифрлық нысанда ұсынылған және электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылған құжат.

ASAR журналының жəне Delphi Consulting Group зерттеулерінің мəліметтері бойынша, жыл сайын əлемде шамамен 6 млрд. құжат дайындалады жылы құжаттардың тек он пайызы ғана цифрлы формада болса, бұл көрсеткіш 2005 жылы жетпіс пайызға өсті. Əрине, ақпарат көлемі де ұлғайып, қағаз құжаттарының үлесі екі есеге артты. Соңғы жылдары əлем қағаз құжаттардан электрондық құжаттарға көшу жұмыстарын ілгерілетуге ұмтылуда.

Қазақстанда Премьер-Министр Кеңсесі Басшылығының тапсырмасымен «Электронды үкімет» бағдарламасы мақсатына сəйкес, 2001 жылы өзге мемлекеттерде электрондық құжат айналымы мен электрондық цифрлық қолтаңбаны ендіру, ақпаратты қорғау жайы зерттелді. Литва, Украина, Белоруссия жəне Ресейдің тəжірибелері сарапқа алынды жылғы 11 қыркүйекте АҚШ-та орын алған жағдайдан кейін мұрағат мамандары электрондық құжаттар мұрағатын құрудың халықаралық тəжірибесін, соның ішінде АҚШ тəжірибесін зерттеуге айрықша көңіл бөлді.

Американдық мамандардың пікірінше, бұрынғы кеңес жүйесінің партиялық жəне мемлекеттік мұрағаттары ұйымдық жəне құрылымдық жағынан ақпарат қауіпсіздігін қамтамасыз ету талаптарына анағұрлым сəйкес болған. Бұрынғы кеңес мемлекеттерінің, оның ішінде Қазақстанның құжаттамамен қамтамасыз ету жүйелеріне талдау жасалды. Талдау қорытындысы бойынша Қазақстанда жасалған жүйе қазіргі заманғы талаптарға сай екені жəне негізгі параметрлер бойынша ТМД мемлекеттеріндегі мұндай жүйелерден тіпті жоғары екені белгілі болды.

Алынған мəліметтер кейін электрондық құжат айналымы жəне электрондық цифрлық қолтаңба мəселелері бойынша шешімдер əзірлеу мен нормативтік- құқықтық актілер жобаларын əзірлеуде пайдаланылды. Жалпы электрондық құжаттардың мынадай стандарттары бойынша зерттеулер жүргізіліп жəне солардың негізінде келесі ұсыныстар жасалды: Еуроодақтың 1999 жылғы «Цифрлық қолтаңбалар инфрақұрылымы жөніндегі директивасы»; UNCITRAL модельдік заңы; МеСТ 10.4–84. «Есептеу техникалары құралдарымен жасалған машина негіздегі құжаттар мен машинограммаларға заңдық күш беру»; ISO 9241–10:1996 «Видеотерминалдарды (VDT) қолдану арқылы жүргізілетін мекемелік жұмыстарға қойылатын эргономикалық талаптар. 10-бөлім. Диалог жүргізу принциптері»; DoD STD. «Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applica- tions», June 19, 2002; ISAD(G) стандарты. Халықаралық мұрағаттар кеңесі. Стокгольм, Швеция, 21–23 қаңтар 1993 ж.; Британдық стандарт. Requirements for Electronic Records Management Systems. PRO revi- sion: final version; Еуропалық стандарт. Model Requirements for the Management of Electronic Records. MoReq CECA-CEE- CEEA, Bruxelles- Luxembourg: MoReq, 2001; ISO S9630 «Құжаттама Құжаттар мазмұнын тексеру жəне оларды іріктей отырып индекстеу əдістемелері»; ISO 2788 «Құжаттама Монолингвистикалық тезаурус жасау жəне оны жетілдіру жөніндегі ұсыныстар»; ISO 690. «Құжаттама Библиографиялық сілтемелер мазмұн, форма жəне құрылым».

ISO «Ақпарат жəне құжаттама. Құжаттаманы басқару» халықаралық стандартын, сондай- ақ американдық əскери DoD STD «Электрондық құжаттарды басқару үшін бағдарламалық қосымшалар əзірлеуге қойылатын талаптар» стандартын қолданысқа ендіру жөнінде ұсыныстар əзірленді. Американдық стандарт АҚШ-тың Ұлттық мұрағат қызметі ұсынымдарына негізделген электрондық құжат айналымы жүйесіне қойылатын базалық функционалдық талаптарды жəне іс қағаздарын жүргізу мен құжат айналымына қойылатын кішігірім талаптарды белгілейді. Барлық талаптар екі топқа міндетті жəне міндетті емес (мүмкіндігінше) топтарға бөлінген.

НАЗАРАРЛАРЫҢЫЗҒА РАХМЕТ!