КОНЦЕПЦИЯ ВНЕДРЕНИЯ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА 1. « Совершенствование процессов »

Цикл PDCA (Plan-Do-Check-Act) цикл непрерывного улучшения процессов Шухарта Деминга

Прежде чем приступить к внедрению процессного подхода, собственникам и руководителям организации необходимо разработать концепцию внедрения процессного подхода и закрепить ее документально.

Внедрение процессного подхода в организации означает, что : создана и постоянно совершенствуется система процессов ; границы процессов и ответственность руководителей процессов четко определены ; создана и постоянно совершенствуется система показателей ( метрик ) для управления процессами ; целевые значения для ряда показателей устанавливаются в рамках системы стратегического управления ; руководители всех уровней осуществляют оперативное управление процессами на основе системы показателей ; процессы управления регламентированы ; процессы поддерживаются в стабильном и воспроизводимом состоянии ;

Внедрение процессного подхода в организации означает, что : руководители всех уровней непрерывно совершенствуют свои процессы ; создана и активно используется система регламентации процессов, исполнение регламентов контролируется ; электронный репозиторий процессов и база НМД поддерживаются в актуальном состоянии ; создана и постоянно совершенствуется корпоративная культура, ориентированная на совершенствование процессов и развитие ; персонал организации вовлечен в деятельность по непрерывному совершенствованию процессов ; постоянно внедряются новые, более эффективные технологии выполнения процессов, осуществляется автоматизация процессов.

« Совершенствование процессов ». Требования к собственникам и руководителям организации уверенность в возможности трансформации организации на принципах процессного подхода. они должны быть не только администраторами, но и лидерами, готовыми повести за собой людей. необходимо изменить отношение к персоналу, сделать организацию более социально ориентированной. руководители организации должны знать методики процессного управления.

Концепции внедрения процессного подхода ( управление бизнес - процессами на уровне компании ) 1. « Совершенствование процессов » 2. « Формализация процессов »

Требования в рамках концепции « Совершенствование процессов » Управление организацией Обеспечение организационного развития Управление отдельным процессом

« Совершенствование процессов ». Управление организацией Стратегическое управление ( в том числе бизнес - моделью, ЦСЦ ) Оперативное управление процессами ( на основе системы показателей ) Управление архитектурой организации ( система процессов, организационная структура и т. д.) Управление системой организационного развития ( ориентированной на процессы ) Управление реализацией цикла PDCA в организации

Требования в рамках концепции « Совершенствование процессов » Управление организацией Обеспечение организационного развития Управление отдельным процессом

« Совершенствование процессов ». Обеспечение организационного развития Управление проектами ( совершенствования процессов, внедрения BPMS и и т. д.) Методическое обеспечение ( цикла PDCA и т. д.) Обучение персонала методам процессного управления Методическое обеспечение ( цикла PDCA и т. д.) Управление системой НМД Поддержка электронного репозитория процессов организации Внутренний аудит процессов

Требования в рамках концепции « Совершенствование процессов » Управление организацией Обеспечение организационного развития Управление отдельным процессом

« Совершенствование процессов ». Управление отдельным процессом Оперативное управление процессом Поддержание стабильности и воспроизводимости процесса Описание и регламентация процесса Совершенствование процесса на основе цикла PDCA Развитие персонала Вовлечение персонала в цикл PDCA

« Совершенствование процессов ». Управление организацией Стратегическое управление ( в том числе бизнес - моделью, ЦСЦ ) Оперативное управление процессами ( на основе системы показателей ) Управление архитектурой организации ( система процессов, организационная структура и т. д.) Управление системой организационного развития ( ориентированной на процессы ) Управление реализацией цикла PDCA в организации

Элементы системы процессного управления на уровне организации в целом В рамках системы стратегического управления : осуществляется разработка целей развития организации в целом ; определяются ключевые процессы ( с точки зрения достижения стратегических целей ); устанавливаются целевые значения показателей процессов ( для ключевых процессов, процессов первого - третьего уровней иерархии ) на долго - и среднесрочную перспективу ; определяются требования к бизнес - модели организации, в том числе к цепочкам создания ценности ( ЦСЦ ), которые необходимы для достижения целей бизнеса ; определяются требования к архитектуре организации, в том числе к системе процессов и организационной структуре ; определяются требования к системе организационного развития ; определяются требования к корпоративной культуре и т. д.

Элементы системы процессного управления на уровне организации в целом В рамках системы оперативного управления : планируется деятельность компании и процессов, в том числе устанавливаются целевые значения показателей по процессам на краткосрочную перспективу ; выполняется организация деятельности, владельцам процессов выделяются необходимые ресурсы ; мониторится ( контролируется ) ход и результаты выполнения процессов ; анализируется эффективность и результативность деятельности организации и процессов

Элементы системы процессного управления на уровне организации в целом Управление архитектурой организации включает : разработку и поддержание системы процессов организации в актуальном состоянии ( то есть состоянии, обеспечивающем достижение стратегических целей бизнеса, лидерство по созданию ценности для клиентов и т. д.); поддержание организационной структуры в состоянии, эффек ­ тивно помогающем организации выполнять процессы

Элементы системы процессного управления на уровне организации в целом Управление системой организационного развития включает : анализ эффективности системы организационного развития ( деятельности подразделения по организационному развитию ); выделение ресурсов, необходимых для развития системы ( зарплата / премии, обучение специалистов, инфраструктура, программ ­ ное обеспечение, покупка информации : книги, методики и т. д.)

Элементы системы процессного управления на уровне организации в целом Управление реализацией цикла Р D СА в организации включает : создание и поддержание в актуальном состоянии НМД ( нормативно - методическая документация ), регла ­ ментирующих цикл Р D СА в организации ; анализ предложений руководителей и сотрудников по совершенствованию процессов ; выделение ресурсов на выполнение мероприятий ( проектов ) по совершенствованию процессов ; анализ эффективности мероприятий по совершенствованию процессов ; создание условий для командной работы на уровне организации в целом ( необходимые НМД, инфраструктура, коммуникации и т. д.); создание условий для вовлечения персонала в совершенствование процессов ( система стимулирования персонала, внутренний РР процессного подхода как идеологии управления и т. д.)

« Совершенствование процессов ». Обеспечение организационного развития Управление проектами ( совершенствования процессов, внедрения BPMS и и т. д.) Методическое обеспечение ( цикла PDCA и т. д.) Обучение персонала методам процессного управления Методическое обеспечение ( цикла PDCA и т. д.) Управление системой НМД Поддержка электронного репозитория процессов организации Внутренний аудит процессов

Элементы системы процессного управления на уровне системы организационного развития Деятельность системы организационного развития в части управления проектами может включать : создание и поддержание проектного офиса ; управление проектом внедрения процессного подхода ; управление проектами ( например, совершенствования процессов, автоматизации процессов при помощи ВРМ 5 и т. д.); координацию и методическую поддержку проектов, выполняемых владельцами процессов ; поддержку базы знаний организации в части информации о проектах совершенствования процессов.

Элементы системы процессного управления на уровне системы организационного развития Методическое обеспечение организационного развития включает : разработку и поддержание в актуальном состоянии следующих мето ­ дических документов : методика управления бизнес - процессами ; стандарт описания процессов ( соглашение о моделировании ); типовые процедуры управления процессами ; методики анализа процессов и т. д.; разработку / корректировку форм документов ( планы, отчеты и т. д.), ис ­ пользуемых владельцами процессов при выполнении цикла PDCA; оказание методической помощи владельцам процессов при внедрении методик процессного управления ( описание процессов, разработки НМД, анализ процессов, организация командной работы и т. п.)

Элементы системы процессного управления на уровне системы организационного развития Управление системой нормативно - методической документации включает : разработку, поддержание в актуальном состоянии и контроль испол ­ нения процедуры управления НМД внутреннего происхождения ; совершенствование структуры и форм НМД организации ; поддержание базы НМД в актуальном состоянии ( в бумажной и элек ­ тронной форме ); обеспечение хранения и защиты НМД ; обеспечение введения в действие, распространения, использования и актуализации НМД ( поддержание документооборота в части НМД ); участие в разработке наиболее сложных НМД организации ; анализ эффективности системы НМД и выполнения мероприятий по ее совершенствованию

Элементы системы процессного управления на уровне системы организационного развития Поддержка электронного репозитория процессов включает : проверку описаний процессов (« моделей » процессов ), предоставленных владельцами процессов ; интеграцию этих описаний в репозиторий процессов ; актуализацию информации о процессах в репозитории ; администрирование базы данных, содержащих информацию о процессах ; обеспечение использования информации процессного репозитория сотрудниками при помощи корпоративной сети ; обеспечение использования информации процессного репозитория для регламентации процессов ( выгрузка информации в нужном формате ); прочее

Элементы системы процессного управления на уровне системы организационного развития Обучение персонала методам процессного управления включает : разработку программ обучения персонала методам процессного управления ; организацию и проведение внутреннего и внешнего обучения сотрудников методам процессного управления ; организацию внутренних семинаров, конференций, круглых столов по обмену опытом внедрения процессного подхода, освещение лучших достижений по совершенствованию процессов Внутренний аудит процессов включает : подготовку и проведение внутренних аудитов ; разработку предложений по совершенствованию процессов.

« Совершенствование процессов ». Управление отдельным процессом Оперативное управление процессом Поддержание стабильности и воспроизводимости процесса Описание и регламентация процесса Совершенствование процесса на основе цикла PDCA Развитие персонала Вовлечение персонала в цикл PDCA

Элементы системы процессного управления на уровне владельцев процессов Оперативное управление процессом включает : планирование процесса ; организацию деятельности по процессу ( в том числе выделение ресурсов ); мониторинг ( контроль ) хода процесса и его результатов на основе системы показателей ( метрик ); анализ результативности и эффективности процесса ; контроль исполнения НМД по процессу

Элементы системы процессного управления на уровне владельцев процессов Поддержание стабильности и воспроизводимости процесса включает : выявление вариаций ( при помощи статистических методов анализа, в том числе контрольных карт Шухарта ); анализ причин вариаций ( различные аналитические методы ); выполнение корректирующих действий ( выполнение мероприя ­ тий / проектов по устранению причин вариаций ).

Элементы системы процессного управления на уровне владельцев процессов Совершенствование процесса со стороны владельца процесса включает : анализ процесса и его результатов ; бенчмаркинг ; разработку и выполнение мероприятий / проектов по совершенствованию процесса. Описание и регламентация процесса включает : описание процесса ; разработку НМД по процессу ; обучение персонала работе в соответствии с требованиями НМД

Элементы системы процессного управления на уровне владельцев процессов Развитие персонала на уровне владельца процесса означает : передачу лучшего опыта ( семинары, круглые столы и т. п.); организацию наставничества ; обучение персонала ( внутреннее и внешнее ); участие персонала в проектах совершенствования процессов

Элементы системы процессного управления на уровне владельцев процессов Вовлечение персонала может включать : организацию командной работы по совершенствованию процессов ; информирование персонала о лучшем опыте ( интранет, стенды, брошюры и т. п.); прочее

Владелец процесса должен обладать ( помимо базовых управленческих ) рядом специфических знаний и навыков, таких как : анализ процесса ( в том числе при помощи статистических методов ); описание процесса в определенной нотации ( утвержденной в виде стандарта организации ); разработка регламентирующих документов ; обучение персонала ; управление проектами ; прочее.

Практическая реализация приведенных выше требований означает, что по ходу внедрения должны быть созданы и регламентированы соответствующие ( или изменены уже существующие ) процессы организации.

Краткое описание работы системы, построенной по концепции « Совершенствование процессов »***

КОНЦЕПЦИЯ ВНЕДРЕНИЯ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА 2. « Формализация процессов »

Опыт показывает, что собственники и руководители некоторых российских компаний не видят целесообразности в построении системы процессного подхода, основанной на непрерывном совершенствовании. Они считают достаточным разработку и использование системы нормативно - методических документов, регламентирующих процессы.

В результате внедрения процессного подхода по концепции « Формализация процессов » в компании : многие процессы становятся формализованными ; исполнение требований НМД по процессам контролируется ; репозиторий процессов и база НМД поддерживаются в актуальном состоянии ; можно тиражировать процессы ( в другие подразделения, сеть, филиалы и т. п.); можно обучать новых сотрудников, используя регламентирующие документы ; можно автоматизировать процессы ; прочее.

Требования в рамках концепции « Формализация процессов » Управление организацией Обеспечение организационного развития Управление отдельным процессом

« Формализация процессов ». Управление организацией Стратегическое управление ( в том числе бизнес - моделью, ЦСЦ ) Оперативное управление процессами ( на основе системы показателей ) Управление архитектурой организации ( система процессов, организационная структура и т. д.) Управление системой организационного развития ( ориентированной на процессы ) Управление реализацией цикла PDCA в организации

« Формализация процессов ». Обеспечение организационного развития Управление проектами ( совершенствования процессов, внедрения BPMS и и т. д.) Методическое обеспечение ( цикла PDCA и т. д.) Обучение персонала методам процессного управления Методическое обеспечение ( цикла PDCA и т. д.) Управление системой НМД Поддержка электронного репозитория процессов организации Описание и регламентация процесса Внутренний аудит процессов

« Формализация процессов ». Управление отдельным процессом Оперативное управление процессом Поддержание стабильности и воспроизводимости процесса Участие в описании и регламентации процесса Совершенствование процесса на основе цикла PDCA Развитие персонала Вовлечение персонала в цикл PDCA

При использовании концепции « Формализация процессов » внедрения сложно или невозможно : выполнять оптимизацию процессов ( устранять потери, сокращать время и т. п.); обоснованно и последовательно совершенствовать базу регламентирующих документов ; обеспечивать поддержание процессов в стабильном и воспроизводимом состоянии ; создавать корпоративную культуру, ориентированную на управление процессами и развитие.

Краткое описание работы системы, построенной по концепции « Формализация процессов »***