Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде ақпараттың қорғалуы Орындағандар: Əбіш М, Андас Қ, Əбдірасілов Н

Жоспары 1. Конфеденциальды құжаттардың жұмыс істеуінің құрылымы мен ерекшеліктері 2.Құпия құжаттарды есепке алу, өңдеу және орындау технологиясы 3.Құпия құжаттарды қабылдау және жіберу және оларды есепке алу

Конфеденциальды құжаттардың жұмыс істеуінің құрылымы мен ерекшеліктері Құпия құжаттарды қорғау объектісі ретінде құжат айналымы осы ақпаратты тұтынушылардың басқару және өндірістік қызметінде құпия ақпаратты (құжаттарды) объективті, уәкілетті бөлу үшін арналардың реттелетін жиынтығы болып табылады.

Электронды конфиденциальны құжат айналымының пайдасы Мүмкін болатын қауіп-қатерден құжатталған ақпаратты қорғауда - құжаттың кез келген түріне қатысты ақпараттың қауіпсіздігін қамтамасыз ететін құжаттарды өңдеу мен сақтауда қорғалатын құжат айналымын қалыптастыру және арнайы технологиялық жүйені пайдалану. Уақытты үнемдейді: қызметкерлер қағаз құжаттарды іздейтін уақытты қысқартады. Орталық дерекқордың арқасында файлдардың сақтық көшірмелері тұрақты түрде жасалады, бұл құжат ұшақтың ішінде ұмытып қалса, кездейсоқ немесе қасақана бұзылған жағдайда немесе кеңседегі шуылда жоғалады. Файлдарды және құжаттарды іздеуге уақыт жоғалуы, қандай да бір себептермен, орын алмаған, толығымен алынып тасталды.

Құпия құжаттарды есепке алу, өңдеу және орындау технологиясы Физикалық кеңістікті және техниканы неғұрлым тиімді пайдалану: қажетсіз серверлер мен құжаттарды сақтауға арналған басқа да құрылғылармен қамтылған құнды шары метрлер шығарылуы мүмкін. Ақпараттың мәртебесі мен өзектілігіне байланысты құжаттарды және файлдарды жарамдылық мерзімінен кейін қауіпсіз жоюға болады. Деректерді басқару корпоративтік стандарттарға ғана емес, сонымен қатар сақтау кеңістігін неғұрлым барынша пайдалануға мүмкіндік береді.

Конфеденциальды құжаттарды электрондық формата сақтау қажетті функцияларының жиынтығы компанияның құжат айналымын автоматтандыру міндеттерімен анықталады. Негізгі EDM функциялары келесідей болуы мүмкін: құжаттың электронды нұсқасын жасау; атрибут құжатының карта сын жасау; құжаттың құжат айнымалы мәндерінің орнына дайын үлгідегі мәтінді қалыптастыру; құжат карталарын іздеу; ұйымның бланкісінде үлгіні пайдаланатын электрондық құжатты қалыптастыру; түрлі формата құжаттарды сақтау; құжат жолдарын құру және оның қозғалысына бақылау жасау; журналдарды, классификаторларды және анықтамалықтарды сақтау; Бағдарламада тіркелген құжаттарды тіркеу және жіктеу; ескертулер мен хабарландырулар жіберу; құжаттарды келісу; құжаттардың қозғалысы мен орындалуы туралы есептерді қалыптастыру. Ұйымдардағы электрондық құжат айналымын пайдаланудың тиімділігі сандық және запалы бағаланады. Сандық көрсеткіштерді материалдық және уақыттық шығындар бойынша бағалауға және бағалауға болады.

Пайдаланған əдебиеттер 1. Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. - М.: Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп., c. 2. Барихин, А. Б. Делопроизводство и документооборот / А.Б. Барихин. - М.: Книжный мир, c. 3. Басаков, М. И. Документы и документооборот коммерческой организации / М.И. Басаков. - М.: Феникс, c.