YÖNETİM VE ORGANİZASYON DENETLEME Dr. İbrahim Bora Oran

DENETİM Yönetim sürecinin üçüncü ve son aşamasını denetim süreci oluşturur. Denetim işletmede plan çerçevesinde alınan kararların ne ölçüde başarıya ulaştığını gösterir. Bu açıdan denetim, ne yaptığımızı, nereye ulaştığımızı, nerede bulunduğumuzu belirlemeye yarayan bir fonksiyondur. İşletme olarak nereye ulaşmak istediğimiz bir kararlar ve amaçlar bütünü içinde planlama fonksiyonu tarafından, amaçlara ne ölçüde ulaştığımız ve nerede bulunduğumuz ise denetim fonksiyonu tarafından belirlenir.

Denetim Tanımları Denetim, işletme amaçlarının yerine getirilmesi için öngörülen planların gerçekleştirilmesinde görevli olan personelin verim ve başarılarının ölçülmesi ve gerekli düzeltmelerin yapılması işidir. H. Fayol denetimi Bir teşebbüste, planlara, yönergelere ve kurallara uygunluğu sağlamak amacıyla tespitler yapılması, zayıf ve hatalı yönlerin düzeltilmesi şeklinde tanımlamaktadır.

DENETLEME Örgüt amaçlarını gerçekleştirme düzeyinin belirlenmesidir. Planlama, organize etme ve yürütme işlevlerinin işletmenin amaçlarını gerçekleştirip gerçekleştirmediği veya sonuçlara henüz erişilmemiş ise, yapılanların işletmeyi doğru amaçlara eriştirip eriştiremeyeceği DENETLEME işlevi sonucunda ortaya çıkar.

DENETLEME Elbette yönetimin görevi denetlemenin yapılmasıyla sona ermez. Eğer denetleme süreci sonucunda örgütün amaçlarını gerçekleştiremediği belirlenirse ne olacaktır? Zaten denetlemenin esas önemi bu noktada ortaya çıkmaktadır. Denetleme, yöneticiye aynı zamanda hangi süreçlerin, hangi işlerin veya işlemlerin örgütün amacına ulaşmasını engellediğini veya geciktirdiğini de ortaya çıkarmaktadır. Yani bir geribildirim (geri besleme) imkanı da sunmaktadır. YÖNETİM DÖNGÜSEL BİR SÜREÇTİR.

DENETİMİN ÖRGÜTE SAĞLADIĞI YARARLAR Denetim sayesinde hedeflenen performans noktalarının gerçekleşmesi kabul edilebilir sınırlar içinde tutulur. Örneğin, pazar payının bir yıl içinde % 5ten % 7ye çıkarılması hedeflendiğinde bu hedefe ulaşılıp ulaşılmadığı ancak denetim sayesinde belirlenebilir. Denetim sayesinde arzulanan (hedeflenen) performans ile gerçekleşen performans arasındaki açık belirlenir, bu açığın kapatılması için neler yapılması gerektiği sorgulanır. Denetleme sayesinde örgütün kendini düzeltmesi ve yenilemesi gereken alanları tespit edilir, örgütün amaçlarından uzaklaşması engellenir.

DENETİM TÜRLERİ Bazı Denetim Türleri; Fiziksel Kaynakların Denetimi: Stok yönetimi, kalite kontrol, demirbaş denetimi, gibi… İnsan Kaynaklarının Denetimi: Seçme ve yerleştirme, eğitim geliştirme, performans değerleme, ödemeler. Bilgi Kaynakları Denetimi: Satışlar ve pazara ilişkin tahminler, çevre analizleri, halkla ilişkiler. Finansal Kaynakların Denetimi: Fon yönetimi ve nakit akışı, tahsilatlar, ödemeler. Nitel Denetim: Kararların kalitesi, yönetimin vizyonerliği.

Denetim Sürecinin Evreleri Bölüm standartları ve işgören standartlarının belirlenmesi Planlama Fiili durumun saptanması Sapmaların nedenlerinin belirlenmesi Düzeltici tedbirlerin belirlenmesi Planlama aşamasına geri besleme yapılması Standartlarla fiili durumun karşılaştırılıp sapmaların belirlenmesi ve yorumu

Denetim Sürecinin Evreleri

ETKİN BİR DENETİM SİSTEMİNDE OLMASI GEREKEN ÖZELLİKLER Denetim sistemi ekonomik olmalıdır; Denetim sistemi hedeflerle uyumlu olmalıdır; Denetim sistemi bilgiyi zamanında sağlamalıdır; Denetim sistemi işletmenin gidişatı hakkında belli sayısal bilgileri içermelidir; Denetim sistemi basit olmalıdır.

Denetim Sürecinin Aşamaları Performansı Ölç Performansı Standartlarla Karşılaştır Düzeltici Eylemler Yap Standart Oluştur Uygulamaya Amaç ve Standartları Değiştir Sapmaları Düzelt Devam

DENETİME DİRENÇ İşletmelerde değişik nedenlere bağlı olarak yapılan denetim faaliyetlerine karşı bir direnç oluşabilir. Yöneticiler denetimlerini yaparken bu direnç noktalarını hesaba katmak ve aşmak zorundadırlar. Denetime direncin temel gerekçeleri şunlardır; Aşırı denetim Çalışanların davranışları ve işlerine ilişkin çok ayrıntılı denetim yapılması ve çalışanların bu denetim girişimlerini anlamsız bulması. Başarısızlığın sergilenmesi Bazı çalışanlar performanslarının düşük olduğunun farkındadırlar ve bunun ortaya çıkmasını istemezler.

DENETİME DİRENÇ Denetime direnç iyi düzenlenmiş bir denetim süreci ve etkin olarak işleyen bir iletişim ağı ile aşılabilir. Çalışanlar denetimin kendilerini cezalandırmak amacıyla değil, işletmenin performansını artırmak amacıyla yapıldığına inandırılmalıdır. Çalışanlar denetim sistemi hakkında bilgilendirilmeli, hangi işleri yapmaları veya yapmamaları durumunda performansın artacağı konusunda, yani kendilerinden ne beklendiği konusunda bilgilendirilmelidirler. Denetim ile örgütün hedefleri ve standartları arasında uyum olmalı, gereksiz alanlar ve ayrıntılara ilişkin denetimler yaparak örgütün zamanı ve enerjisi israf edilmemelidir. Aşırı denetimden kaçınılmalıdır. Çalışanlar denetim sürecinde katılmalı, denetim süreci sonrası edinilen verilere çalışanlarla paylaşılmalıdır.

DENETİM İÇİN BİLGİ Denetimin başarılı bir şekilde yapılabilmesi için yöneticiler değişik denetim alanlarına ilişkin geçerli ve güvenilir bilgilere ihtiyaç duyulur. Bu bilgiler olmadan örgütün performansını sürekli olarak iyileştirme konusunda çok az şansı olacaktır. İşte bu geçerli, güvenilir bilgileri zamanında elde edebilmek için her örgütün kendine has bilgi edinme sistemleri olduğu görülmektedir. Bunlara Yönetim Bilgi Sistemleri (YBS) Management Information Systems) denilmektedir.

DENETLEME ŞEKİLLERİ Geleneksel: Çıktı bazında kontrolleri yönelik kontrol teknikleri Girdi bazında kontrol Eşzamanlı kontrol teknikleri Çağdaş: Üretim süreçleri esnasında kontrol

DENETLEME ŞEKİLLERİ İşletmeler faaliyetlerini, sonuçlar (çıktı) gerçekleşmeden önce, faaliyetler yürütülürken veya sonuçlar (çıktı) gerçekleştikten sonra olmak üzere üç türlü izler ve denetlerler. İleriye yönelik denetim: İşlerin ve faaliyetlerin gerçekleşmesinden önce, kullanılacak girdilerin denetlenmesi yolu ile yapılabilecek hataları en aza indirmeyi amaçlar. Girdi olarak işletmede kullanılan tüm kaynaklar izlenir ve denetlenir. Amaç, girdi kalitesini garantiye almaktır ve bu kaliteli girdilerle hata oranlarını azaltmaktır. Bu nedenle bu denetime ön veya önleyici denetim adı da verilir. Eşzamanlı denetim: Ardışık ve birbirleri ile bağlantılı faaliyetlerin her aşamasındaki işler izlenerek, var ise sorunlar/sapmalar belirlenir ve eşzamanlı olarak çözülmeye çalışılır. Geriye yönelik denetim: Faaliyet sonuçlarına odaklanan ve var ise sorunları/sapmaları gerçekleştikten sonra çözen en yaygın biçime kullanılan geleneksel denetimdir. Bu tür denetimde nihai ürünün, proje sonuçlarının veya yapılmış hizmetlerin kalitesi, her iş bittikten ve sonuçlar alındıktan sonra değerlendirilerek denetleme yapılır.

İşletmenin Finansal Durumunun Kontrolü İşletmenin mevcut durumunu finansal açıdan gösteren üç temel tablo; BİLANÇO, belirli bir tarih itibarı ile firmanın varlıklarının ve yükümlülüklerinin parasal değerini gösteren finansal bir tablodur. GELİR TABLOSU, kâr zarar tablosu olarak da adlandırılmaktadır ve firmanın belli bir dönemdeki gelirlerini, giderlerini ve bunların arasındaki farkı kâr veya zarar olarak gösteren finansal bir tablodur. NAKİT AKIM TABLOSU, belli bir zaman diliminde, işletmenin yatırım, üretim ve finansman (kaynak temini) faaliyetlerinin yarattığı nakit giriş ve çıkışlarını gösterir.

Standartların Belirlenmesi Denetim fonksiyonu yerine getirebilmek için bazı kıstaslara ihtiyaç vardır. Bu kıstaslara standartlar adı verilir. Standartların belirlenmesi konusunda üç önemli nokta vardır: Standart kaynaklarının belirlenmesi, Stratejik denetim noktalarının belirlenmesi, Standart türlerinin belirlenmesi: Fiziksel standartlar, Sermaye standartları, Gelir standartları ve Maddi olmayan standartlar.

Fiili Durumun Saptanması Bu ikinci evre uygulamadan elde edilen sonuçların belirlenmesiyle ilgilidir. Fiili durumun ortaya konması birinci evrede belirlenen standartlarla karşılaştırılması açısından gerekli bir evredir. Gerçekleşen durumun sonuçları haberleşme kanallarıyla yöneticiye iletilir.

Standartlarla fiili durumun karşılaştırılıp sapmaların belirlenmesi ve yorumu Üçüncü evre standartlarla gerçekleşen durum arasında bir karşılaştırmayı gerekli kılar. Bu karşılaştırmada ve durumun yorumlanmasında herhangi bir yanılgıya düşmemek için her şeyden önce standartların en uygun, gerçekçi ve objektif olması, gerçekleşen durumunda eksiksiz olarak ortaya konması gerekir.

Sapmaların Nedenleriyle Düzeltici Tedbirlerin Belirlenmesi Denetimin asıl amacı başkalarını cezalandırmak değil, düzeltici tedbirleri zamanında almak ve gelecekle ilgili hangi tedbirlere başvurulabileceğini kararlaştırmaktır. Bu açıdan sapmaların nedenlerini bulmak, neden ile tedbirler arasında bir ilişki kurarak tedbirlerin etkin ve rasyonel olmasına dikkat etmek gerekir.

Etkin Bir Denetim Sisteminin İlkeleri ve Özellikleri Amaçlar ilgili kişiler tarafından açıkça anlaşılmalıdır. İşletme amaçlarından çıkarılan standartlar ölçülebilir ve uygun bir yükseklikte olmalıdır. Denetim sistemi işgörene yaptıkları hakkında bilgi vererek kendi kendilerini kontrol etmeye imkan tanıyan tekniklerden yararlanmayı sağlamalıdır. Denetim sistemi bir kayıt düzeni ve bilgi akış sisteminin kurulmasıyla daha etkin hale gelir. Denetim sistemi söz konusu çalışmanın kapsam ve gereklerine uygun olmalıdır. Denetim sistemi, plandan sapmaları mümkün olduğu kadar çabuk, zaman kaybetmeden bildirmelidir. Denetim sistemi umulmayan olaylar karşısında esneklik göstermelidir. Denetimi kimin, nasıl ve ne zaman yapacağının belirlenmesi gerekir. Stratejik denetleme noktaları belirlemek gerekir. Denetim sistemi ekonomik olmalıdır. Denetim sisteminin düzeltici eylemin nasıl olacağını göstermesi gerekir.

Etkin Bir Denetim Sisteminin İlkeleri ve Özellikleri Denetimin genel amacı işletmenin amaçlarına ulaşmasını kolaylaştırmaktır. Ancak denetimin yerine getirebilmesi için stratejiler, politikalar ve planlar açık bir şekilde belirlenmeli ve arzulanan hedefler ortaya konmalıdır. Bu amaçlar, politikalar, stratejiler, yöntemler ve bütçeler uygulama standardı sağladığından faaliyet sonuçları bu standartlara göre ölçülmelidir. Bunun sonucu olarak denetim uygulamayı standartlaştırarak verimliliği artırır ve giderleri değiştirir.

Etkin Bir Denetim Sisteminin İlkeleri ve Özellikleri Denetim ilgili faaliyetin gerek ve ihtiyaçlarını aksettirmelidir. Denetim sistemleri yapılan işe uygun olmalıdır. Satış bölümünün denetim sistemi özellik itibari ile finans bölümünün denetim sisteminden farklıdır. Zira, satın alma bölümünün denetimi oldukça farklı durumdadır. Küçük işletmelerdeki denetim sistemi, büyük işletmelere kıyasla çok farklıdır. Bütçeler, başa baş noktaları, standart süreler veya maliyetler ve finansman rasyoları gibi belirli teknikler birçok işletmede uygulanabilir.

Etkin Bir Denetim Sisteminin İlkeleri ve Özellikleri Denetim esnek olmalıdır. İşletmenin faaliyet gösterdiği iç ve dış çevre sürekli değişim içinde olduğundan plan, program, politikalar sık sık değişir. Bunun sonucu olarak denetim sisteminin esnek olması kaçınılmazdır. Özellikle beklenilmeyen olaylar karşısında esneklik gösterilmelidir. Denetim faaliyetlerinde esneklik, değişen koşullara uymak ve organizasyon faaliyetlerini geliştirmek bakımından önemlidir. En iyi denetim, sapmaları işaret edip düzeltici tedbirlerin alınmasını öngören denetimdir. Planlama ileride tahmin edilen olaylara dayanır. Plan çok iyi yapılsa bile beklenilmeyen olaylar plandan sapmaları doğurur. Denetim sistemi plandaki sapmaları kısa zamanda düzeltici tedbirleri sağlamalıdır.

Etkin Bir Denetim Sisteminin İlkeleri ve Özellikleri Organizasyon işletmede biçimsel ilişkileri saptadığı kadar, yönetim fonksiyonlarının uygulandığı yerlerdir. Her yönetici kendi sorumluluk ve yetki alanında yeterli bir uygulama göstermelidir. Denetim raporları yetki ve sorumluluk sahibi olan yöneticilerin düzeltici tedbirler almasına yönelik olmalıdır.

Etkin Bir Denetim Sisteminin İlkeleri ve Özellikleri Denetim ileri bakmalıdır. İşletmenin genel ilkesi olan en az giderlerle istenilen amaca ulaşılması denetim sisteminde de uygulanmalıdır. Denetim fonksiyonu yerine getirilirken en az giderle denetimin sağlanmasına çalışılmalıdır. Denetim yapılacak diye bir çok gerekmeyen faaliyete yer vermemek gerekir. Çeşitli bilgi akımı faaliyetleri en ekonomik biçimde yapılmalıdır.

Etkin Bir Denetim Sisteminin İlkeleri ve Özellikleri Denetim tarafsız olmalıdır. Organizasyon insan ilişkilerinin çok olduğu bir sistem olduğu için duygusal davranışların fazla olduğu bir ortamdır. Denetim tarafsız olmazsa denetim zorlaşır. Böyle durumlarda denetimin dayandığı standartlar, duygusal verilere daha çok bağlı olursa denetimden istenilen sonuç elde edilemez.

Etkin Bir Denetim Sisteminin İlkeleri ve Özellikleri Denetim düzeltici tedbirleri almalıdır. Denetimin temel amacı olan düzeltici tedbirler alındığı ölçüde denetimin başarısından söz edebiliriz. Düzeltici tedbirler alınmadan önce hatalar doğrudan ortaya konularak, nedenleri araştırılmalı ve hatalı iş sistemleri ve/veya kişiler belirlenmelidir.

Etkin Bir Denetim Sisteminin İlkeleri ve Özellikleri Denetim kapsayıcı olmalıdır. Denetim faaliyeti bütün örgütü kapsamalıdır. Özellikle üst yönetimin denetimi iyi bir biçimde başarması için bütün örgüt noktalarını kapsaması zorunludur. Her bölümün yaptığı iş birbirinden farklı olmasına rağmen birbiriyle yakın ilişkilidir.

Etkin Bir Denetim Sisteminin İlkeleri ve Özellikleri Denetim sık sık gözden geçirilmelidir. Denetimin işletmeye yarar sağlaması için sık sık gözden geçirilmeli ve ekonomik, tarafsız ve esneklik özelliği kazandırılmalıdır.

Etkin Bir Denetim Sisteminin İlkeleri ve Özellikleri Denetim anlaşılabilir olmalıdır. Denetimin etkili olabilmesi anlaşılabilir olmasına bağlıdır. Çeşitli organizasyon basamaklarında çalışan yöneticiler denetimin nasıl çalışacağını bilmelidirler. Çalışanlar denetimi ve standartlarını anlamazlar ise uygulamalarını standartlara göre gerçekleştiremezler.

Denetim Faaliyetleriyle İlgili Sistemin Kurulması Önleyici denetim Sistemi: Üst ve astının denetim anlayışı açısından uzlaşacağı alanlar şunlardır: İş tanımı, Performans standartları, Plan, Bütçe, İşletme politikası, Bilgi ve yetenek, Standart usuller. Uyarıcı denetim sistemi: Bir faaliyetin plana uygun olarak yapılmadığını ya da yapılmakta olmadığını yöneticiye zamanında bildirip uyarmak amacıyla kurulan bir sistemdir.

Denetim Teknikleri Kişisel Gözlem: İşlerin beklenen şekilde yapılıp yapılmadığı belirlemeye yarayan ve insanlar arası ilişkileri esas alan bir denetim yoludur. Başabaş Analizi: İşletmede maliyet-üretim hacmi ve kar arasındaki ilişkileri inceleyen bir planlama ve denetim tekniğidir.

Denetim Alanları Personel Yönetimi ile İlgili Konular Personelin güvenliği Personelin bilgi, yetenek ve uzmanlık durumunu nasıl kullandığı, Personelin işteki verimini objektif olarak belirlemek, Personelin görevle ilgili yetki ve sorumluluk durumunun nasıl dağıtıldığı, Ödül ve cezalandırma sisteminin etkin olarak kullanılması, Personelin uymak zorunda olduğu ilkeler ve yöntemler, Personelin davranışı, moral durumu ve işgören değişim çabukluğu, Personelin seçilmesinde etkin yöntemlerin kullanılması, Ücret, terfi durumu, Diğer personel fonksiyonları. Yönetim Kalitesinin Denetimi

DENETİM KAYNAKLARI a) Paydaşlar : Sendikalar, tüketiciler, hükümetler, işletme sahipleri ve işletmeyle direkt ilişkisi olan kişi yada gruplardır. İşletmeler açık sistemlerdir. İşletmeye yaşama hakkı veren toplum, onun nasıl kullanacağını ve nasıl ürün üreteceğine belirli sınırlar getirebilir. Örn: doğa dostu otomobiller, geri dönüşle kazandırabilecek ürünlerin üretilmesi gibi… b) Örgütsel Denetim : Planlar yada ulaşmak istenilen amaçlardan sapmaları önlemek yada düzeltmek amacıyla gerçekleştirilen formal(resmi) kural ve prosedürleri içermektedir. c) Grup Denetimi : grup üyelerinin ;paylaştığı ve ödül- cezalarla sürekliliği sağlayan değer ve normları içermektedir. d) Bireysel Denetim(Öz Denetim) : Bireylerin içinde bilinçli yada bilinçsiz olarak işleyen rehberlik mekanizmasıdır. Profesyonellik standartları öz denetimin önemini artırmaktadır.

DENETİM KAYNAKLARI