Основные возможности MS ACCESS

CУБД Access - Представляет из себя программное средство, при помощи которого можно создать многотабличную реляционную модель базы данных Входит в состав интегрированного пакета Microsoft Office Файл имеет расширение.mdb

Начало работы Пуск Программы Microsoft Office Microsoft Access 2003 Файл Создать Новая база данных Задать имя создаваемой базе и сохранить на диске

Объекты базы данных Таблицы Формы Модули Отчеты Макросы Запросы

ТАБЛИЦЫ База данных может включать множество таблиц, в которых хранятся данные по различным темам. Каждая таблица может состоять из множества полей различного типа, включая текст, числа, даты и рисунки. Таблица содержит данные по определенной теме, например, сведения о сотрудниках или товарах. Каждая запись в таблице включает данные об одном элементе, например о конкретном сотруднике. Запись состоит из полей и включает такие сведения, как имя, адрес и телефонный номер. Кроме того, запись обычно называется строкой, а поле – столбцом.

Создание новой таблицы Таблицу можно создать с помощью создания новой базы данных, вставки таблицы в существующую базу данных, а также импорта или создания ссылки на таблицу из другого источника данных, такого как книга Microsoft Office Excel 2007, документ Microsoft Office Word 2007, текстовый файл или другая база данных. При создании новой базы данных в нее автоматически вставляется новая пустая таблица. Затем можно ввести данные, чтобы начать определение полей. Создание новой таблицы в новой базе данных Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем выберите команду Создать. В поле Имя файла введите имя файла. Чтобы изменить его расположение, щелкните значок папки для выбора нужной папки. Нажмите кнопку Создать

Создание новой таблицы в существующей базе данных Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем выберите команду Открыть. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных. На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Таблица. В базу данных вставляется новая таблица, которая открывается в режиме таблицы

Создаваемая новая таблица открывается в режиме таблицы. Для быстрого добавления нового поля можно ввести данные в столбец Добавить поле. Добавление нового поля в существующую таблицу Щелкните значок Кнопка Microsoft Office, а затем выберите команду Открыть. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных. В области переходов дважды щелкните одну из имеющихся таблиц для ее открытия. Введите данные в ячейку под заголовком столбца Добавить поле. Добавление нового поля в новую таблицу Щелкните значок Кнопка Microsoft Office, а затем выберите команду Открыть. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных. На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Таблица. Приложение Access вставляет новую таблицу в базу данных и открывает ее в режиме таблицы. Введите данные в ячейку под заголовком столбца Добавить поле.

Сохранение таблицы После добавления полей в таблицу необходимо сохранить ее структуру. При первом сохранении новой таблице необходимо присвоить имя, описывающее содержащиеся в ней данные. Можно использовать до 64 знаков (букв или цифр), включая пробелы. Например, можно назвать таблицу «Клиенты», «Перечень запасных частей» или «Товары». Щелкните значок Кнопка Microsoft Office, а затем выберите команду Сохранить. -или- Щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа таблицы и выберите команду Сохранить в контекстном меню. -или- Нажмите кнопку Сохранить на Панели быстрого доступа. При первом сохранении новой таблицы введите ее имя и нажмите кнопку ОК

Данные Структура

Запросы

запрос Одним из стандартных объектов Microsoft Access является запрос. Запросы используются для просмотра, анализа и изменения данных в одной или нескольких таблицах. Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов Microsoft Access. Сам запрос не содержит данных, но позволяет выбирать данные из таблиц и выполнять над ними ряд операций.

На выборку Запрос с параметром Групповой запрос Итоговый запрос Перекрестный запрос Действия На создание новой таблицы Запрос на обновление Запрос на удаление Запрос на добавление Создаются на основе обычного запроса

Выбрать имена полей из таблиц и указать условия по строке «Условия отбора» Для выполнения запроса, нужно нажать на кнопку на панели инструментов

Удалим слово Выражение 1, введем слово Стоимость Для выполнения запроса, нужно нажать на кнопку на панели инструментов

Осуществляют анализ и выборку данных по условию, не изменяя данные в исходных таблицах. Поэтому после их сохранения можно открывать запросы, после чего отобразиться результат выполнения.

Результат отображается согласно введенному параметру (значению) в диалоговом окне ввода Назначение 1. Создается обычный запрос 2. В строке Условие отбора задается комментарий в квадратных скобках [ ] Создание

Выполняются вычисления, группируя данные. Исходные таблицы не изменяются Назначение 1. Создается обычный запрос Создание

Выполняются итоговые вычисления, группируя данные. Исходные таблицы не изменяются Назначение 1. Создается обычный запрос Создание

Результат отображается в виде таблицы с изменением ее макета, группировкой данных и итоговых вычислений Назначение 1. Создается обычный запрос 2. Тип запроса - ПЕРЕКРЕСТНЫЙ Создание

После сохранения запроса на выборку, рядом с именем запроса появляется соответствующий значок: Запрос с параметром, групповой и итоговый запрос Перекрестный запрос

Модифицируют данные в исходных таблицах по условию. После их сохранения, открытие запроса приведет к повторному изменению данных. Изменения отменить нельзя, поэтому рекомендуется создавать копии исходных таблиц.

Запросы действия Запрос на обновление Данные в исходных таблицах изменяются по указанному выражению Запрос на удаление Данные в указанных таблицах изменяются в результате их удаления по условию На создание таблицы На основе исходных таблиц создается таблица с данными, удовлетворяющих условию Запрос на добавление Данные в исходных таблицах изменяются в результате добавления новых, из одной таблицы в другую

Формы Позволяют отображать данные, содержащиеся в таблицах или запросах, в более удобном для восприятия виде При помощи форм можно добавлять в таблицы новые данные, редактировать или удалять существующие Может содержать рисунки, графики, фото и др. объекты

Форма «Книги»

Отчеты Предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде

Создание отчетов Отчет – это документ, содержащий информацию из базы данных и предназначенный для вывода на печать. Источник: таблица или запрос

Автоотчеты Автоотчет в столбец Автоотчет ленточный

Режим просмотра отчета – перейти в конструктор – печать – масштаб (переключение режима) – одна страница – две страницы – несколько страниц – масштаб в процентах – закрыть окно просмотра – настройка (поля, формат бумаги)

Конструктор отчетов Заголовок отчета – один раз в начале отчета. Верхний колонтитул – в начале каждой страницы. Область данных – информация из БД. Нижний колонтитул – в конце каждой страницы. Примечание отчета – один раз в конце отчета. ="Страница " & [Page] & " из " & [Pages] =Now()

Редактирование отчетов – вывести (скрыть) панель элементов – свойства выбранного элемента Так же, как в конструкторе форм: – выделить элемент

Макросы Макрос – это набор макрокоманд. Макрокоманда описывает действие, которое надо выполнить: открытие и закрытие таблиц, отчетов, форм выполнение запроса установка значений полей поиск данных управление выводом на экран печать данных сообщения пользователю запуск других программ Событие (для запуска макроса) действия пользователя (клавиатура, мышь) внутреннее событие (открытие и закрытие формы изменение записи и т.д.)

Простой макрос Конструктор

Макросы Отладка макроса перейти в конструктор Запуск – По шагам запустить на выполнение Использование макросов AutoExec – выполняется автоматически при открытии базы назначение событиям выбрать имя макроса из списка

Макросы Группы макросов Вид – Имена макросов Запуск Макрос 1: QQQ Макрос 1: MMM Макрос 1 только первая группа Условное выполнение Вид – Условия или