Орында ғ ан: Амренова Айгерим ММ-705 Тексерген : Кушуков Г.С.

Құжат ұғымы өзінің даму жолында айтарлықтай өзгерістерге ұшыраған. Латын сөзі doceo алғашында «үйретемін», «хабарлаймын» деген мағынаны берген. Кейіннен туындаған, сөздің тар мағынасында алатын болсақ «айғақ, дәлел», «куәлік» мағынасын беретін documentum түрі ғылыми және практикалық қызмет саласының көпшілігінде ұзақ уақыт пайдалануда тұрақтап қалған. Қазақстан Республикасында «құжат» ұғымының ресми түсіндірмесі ҚР Экономика және сауда министрлігі Стандарттау, метрология және сертификаттау жөніндегі комитеттің 2001 жылғы 14 мамырдағы 140 бұйрығымен бекітіліп, күшіне енгізілген ҚР СТ-да былай баяндалады: «Құжат (құжатталған ақпарат) – сәйкестендіру мүмкіндігі бар материалдық жеткізгіште тіркелген ақпарат». Қазіргі заманғы отандық құжаттану ісі дәл осы анықтамаға сүйенеді.

«Құжат» стандартталған термин, яғни бұл осы ұғымды айқындауға арналған жалғыз термин болып табылады. «Құжатталған ақпарат» термині синоним- термин рөлін атқарады. Аталмыш стандартта ол деректер анықтамалығы тұрғысында келтірілген. Құжаттау–қайсыбір мәселеге, құбылысқа, тұлғаға не мекемеге арналған құжаттардың жиынтығы немесе шаруашылық операцияларды бухгалтерлік жазбалар түсіру үшін негіз болып табылатын арнаулы есеп құжаттарында бастапқы көрсету тәсілі. Әрбір операцияға (бір текті операциялар тобына) бастапқы ақпарат нысаны болып табылатын белгілі бір құжат толтырылады.

Құжаттың жалпы функцияларына мыналарды жатқызуға болады: 4) мәдени – құжат әлеумет тәжірибесі мен мәдени дәстүрлерді бекіту және оларды болашаққа қалдыру құралы ретінде қызмет етеді ; 3) қарым-қатынастық – құжат қоғамдық құрылымдар мен жеке адамдар арасында байланыс құралы ретінде жүреді; 2) ақпараттық – құжат ақпаратты жазып алу, сақтау және тарату құралы ретінде қызмет етеді; 1) әлеуметтік – құжат әлеуметтік мәнге ие объект болып табылады, өйткені ол әлеуметтік қажеттіліктен туындаған әрі сол әлеуметтік жүйеде жүзеге асырылады;

Танымдық– құжат ой елегінен өткізіліп жазылған мәтін негізінде шындықтың неғұрлым ауқымды, абстрактылы, теориялық үлгісін жасауға мүмкіндік береді. Дәрістік – құжат жинақталған әлеуметтік тәжірибелерді ой елегінен өткізе отырып, бұл жөніндегі білім қазынасын ұрпақтан ұрпаққа жеткізуге көмек береді, тұлғаның қалыптасу процесіне қатысады; Құқықтық– құжат қоғамдағы құқықтық нормалар мен құқықтық қарым-қатынастарды бекіту және өзгерту құралы ретінде қызмет етеді. Құ жатты ң арнайы функцияларына мыналар жатады:

Релаксациялық (ойын-сауықтық, компенсаторлық) – құжаттардың бірқатар түрлерін эмоционалдық шиеленісті ширығуларды өзге нысандарға аудару арқылы түсіруге, сөйтіп артық ширығу деңгейін көздеген дәрежеге дейін азайтуға пайдалану; Эстетикалық – құжат өзінің материалдық негізі құрамына болмысты образды- көркем игеру нәтижелерін түсіру арқылы жинақтап қорытылған эстетикалық тәжірибелерді сақтайды және таратады; Есептік– құжат өндірістік және шаруашылық қызметтің барлық кезеңдерінде атқарылған жұмыс процестерін сүзгіден өткізіп отыратындықтан, оның нәтижелерін есептеп шығаруға мүмкіндік береді. Мемориальдық – құжат қоғамның, ондағы жекелеген құрылымдардың дамуы туралы және дербес тұлғалар жайлы тарихи дерек көзі ретінде көрінеді; Басқарушылық – құжат басқару құралы болып табылады, қоғам мүшелерінің ұжымдық қызметін мейлінше тиімді ұйымдастыру мақсатына сәйкес жоспарлау, үйлестіру және реттеу ісіне көмектеседі;

қолжазбадан қайта басу оқу есепке алу сұрыптау сақтау іздестіру ақпаратты ұқсату

Құжаттар мазмұны мен қызметіне қарай Жеке адамға қатысты: өмірбаян, арыз, сенімхат, қолхат, жеке куәлік, білімі туралы куәлік т.б. Жеке куәлік, білімі туралы куәлік сияқты құжаттарды мекемелер азаматтардың өз қолына береді. Қызметтік: мекеме немесе сол мекеменің жауапты адамының атынан, ал жеке ісқағаздары жеке азаматтар атынан жазылады.

Құжаттар бланкісіне негізінен екі формат белгіленеді: А4 (210*297 мм) – негізгі формат А5 (210*148 мм) форматы – қысқа құжаттарды, мысалы, анықтамаларды, іссапар куәліктерін ресімдеуге пайдаланылады.

хатқа арналған бланк; жалпы бланкілер, қалған барлық құжатқа арналған бланкілер; нақты құжат түріне арналған бланк. Стандарт бланкілердің мынадай түрлерін белгілейді:

Іс қағаздарының түрлері Жеке адам өміріне қатысты іс қағаздары Азаматтық қарым- қатынастарды реттейтін іс- қағаздары Басқару, өкім шығаруға қатысты іс-қағаздары - өмірбаян - түйіндеме - жеке іс парағы - визит карточкасы - өтініш - арыз - мінездеме - кепілдеме - кеден мағлұмдамасы - жеделхат - қолхат - сенімхат - кепілхат - өтінім - тапсырыс - келісімшарт - еңбек шарты - шарт - еңбек келісімі - Заң үкім, - өкім - Жарғы, - жарлық - Ереже - хабарлама - бұйрық - нұсқау - ресми хаттар - хаттама - жарнама -хабарландыру Іс қағаздардың түрлері

І С - Қ А Ғ АЗДАРЫНЫ Ң Қ ЫЗМЕТТЕРІ : - жеке т ұ л ғ алар арасында ғ ы қ атынасты реттеуші ; - жеке адам мен қ о ғ ам арасында ғ ы қ атынасты реттеуші; - ә р т ү рлі мекеме, ұ йымдарды ң ө зара байланысын реттеуші; - мекеме, ұ йым ж ұ мысын ұ йымдастыру т ә ртібін негіздеуші; - жеке адам мен қ о ғ ам ө міріне қ атысты о қ и ғ аларды ай ғ а қ таушы; - мемлекеттік бас қ ару ісін ж ү йелеуші; - тарихи құ былыстарды зерттеуді ң қ айнар к ө зі; - мекеме мен ұ йымны ң ат қ ар ғ ан істеріні ң к ө рсеткіші; - мемлекеттік тілді ң ж ү зеге асуыны ң на қ ты к ө рсеткіші.

І С Қ А Ғ АЗДАРЫНЫ Ң СИПАТТАРЫ : - саяси ( мемлекетішілік, мемлекетаралы қ, халы қ аралы қ қ атынастарда); - ә леуметтік ( қ о ғ амды қ - ә леуметтік қ атынастарда); - ұ йымдастырушылы қ ( бас қ ару қ ызметі ж ү йесінде); - құқ ы қ ты қ ( за ң ды қ ж ә не жеке т ұ л ғ алар арасында ғ ы қ атынастарда); - тарихи ( ә р д ә уірді ң, қ о ғ амды қ сатыны ң ө зіндік ерекшеліктеріне сай қ атынастарда). - ресмилік ( міндетті т ү рде за ң ды қ т ұ р ғ ыда тіркелуінде).

Ө МІРБАЯН Ө мірбаян – жеке адамны ң ө мір жолы хронологиялы қ т ә ртіпте қ ыс қ аша жасал ғ ан ресми құ жат. Ә детте о қ у ғ а т ү су, жа ң а қ ызметке орналасу кезінде жазылады. Онда азаматты ң аты-ж ө ні, ту ғ ан жылы, к ү ні, айы ж ә не ту ғ ан жері, ұ лты, отбасы жа ғ дайы, білімі, бітірген о қ у орындары, қ ызметі мен ж ұ мыс т ә жірибесі туралы ж ә не т.б. қ осымша м ә ліметтер к ө рсетіледі. Т ә жірибеде ө мірбаян ү ш т ү рлі болып жазылады. Бірі- адамны ң ө з ө мірі мен қ ызметі туралы баяндауы. Ө мірбаянны ң екінші т ү рі мемуарлар, я ғ ни акын, жазушыларды ң, ө нер, қ о ғ ам қ айраткерлеріні ң ө з ө мірін қ о ғ ам ө мірімен байланыстыра баяндауы. Ө мірбаянны ң ү шінші т ү рінде қ о ғ ам ғ а белгілі қ айраткерлерді ң ө мірі мен шы ғ армашылы қ, саяси қ ызметтері ө з тарапынан емес, бас қ а біреулер тарапынан баяндалады.

Ө МІРБАЯННЫ Ң МАЗМ Ұ НДЫ Қ - ҚҰ РЫЛЫМДЫ Қ Ж Ү ЙЕСІ : 1. Құ жатты ң аты ( ө мірбаян) 2. Аты-ж ө ні (толы қ жазылады), ту ғ ан жылы, айы, к ү ні, ту ғ ан жері 3. Ұ лты 4. Білімі, о қ ы ғ ан о қ у орындары 5. Қ о ғ амды қ -саяси қ ызметі 6. Ата-анасы, ж ұ байы, балалары туралы м ә лімет 7. Қ азіргі ж ұ мысы, мекен-жайы Ө мірбаянны ң мазм ұ ны авторды ң ө мір жолын, іскерлік қ асиеттерін жан-жа қ ты баяндап беруге тиіс. Ө мірбаян ү лгісін 1 қ осымшада к ө руге болады.

Т Ү ЙІНДЕМЕ (Р ЕЗЮМЕ ) Т ү йіндеме – белгілі бір т ұ л ғ аны ң ө мірбаяны, білімі, маманды ғ ы, к ә сіптік шеберлігі, біліктілігі, икемділігі жайлы на қ ты, қ ыс қ а м ә лімет беретін іс қ а ғ азыны ң бір т ү рі. Т ү йіндемені ң ерекшелігі – ү міткерді ң білімі ж ә не к ә сіби шеберлігі туралы м ә ліметтерді ң кері хронологиялы қ т ә ртіпте берілуі.

Т Ү ЙІНДЕМЕНІ Ң МАЗМ Ұ НДЫ Қ - ҚҰ РЫЛЫМДЫ Қ Ж Ү ЙЕСІ : аты-ж ө ні; ту ғ ан жылы, к ү ні, айы, ту ғ ан жері; ұ лты; жынысы; мекен-жайы, телефоны; отбасы жа ғ дайы; азаматты ғ ы; білімі; бітірген о қ у орындары; к ә сіби біліктілігі мен к ә сіби т ә жірибесі; тілдік да ғ дылары; компьютерлік сауаттылы ғ ы; жеке қ асиеттері (жауапкершілігі, адамдармен қ арым- қ атынас орнату ғ а бейімділік, ұ стамдылы қ, ма қ саттылы қ, ұ йымдастырушылы қ, бас қ арушылы қ қ абілеттер, ұ жыммен ж ұ мыс істей білу, ұқ ыптылы қ, ал ғ а қ ой ғ ан міндеттерге шы ғ армашылы қ к ө з қ арас т.б.) қ ызы ғ ушылы ғ ы (саяхат қ а шы ғ у, би, домбырада ойнау, кітап о қ у т.б.) туралы м ә лімет, қ осымша а қ параттар (ма қ тау грамоталары, сертификаттар, наградалар, патенттер т.б.)

В ИЗИТ КАРТОЧКАСЫ Визит карточкасы – жеке т ұ л ғ аны ң қ ызмет орны, аты-ж ө ні, байланыс м ә ліметтері қ ыс қ аша жазыл ғ ан, ресми қ атынас м ә дениетіне лайы қ тал ғ ан, белгілі бір пішінмен р ә сімделген құ жат. - Визит карточкасы іскерлік қ атынас ү шін ө те керек іс қ а ғ азы, құ жат. - Визит карточкаларыны ң мазм ұ ны бірдей бол ғ анмен, безендірілуі ә р т ү рлі болуы м ү мкін. - Визит карточкалары негізінде Тітез 14 -шрифтімен жазылады. - Аты-ж ө нін жаз ғ анда фамилиясы ү лкен ә ріппен теріледі. - Қ ызметі. Тек ресми ат қ аратын кызметі жазылады. «Міндетін ат қ арушы, уа қ ытша орындаушы» деген с ө здер жазылмайды. - Ғ ылыми д ә реже, ә скери т.б. ата қ тар кажеттілігіне карай к ө рсетіледі. - Ж ү мыс телефоны. Алдымен хатшыны ң телефонын к ө рсеткен д ұ рыс. Қ ажет деп сана ғ ан жа ғ дайда ө зі ң ізді ң жеке телефоны ң ызды к ө рсетуге болады. Егер мобильді ж ү йедегі байланыс болса, жеке кодымен к ө рсетіледі. - Визит карточкасы 50x90 миллиметрлік к ө лемдегі қ атты қ а ғ азда жасалады. - Визит карточкаларыны ң т ү р-т ү сі ә р адамны ң қ ызмет бабына карай жасалады.

Ө ТIНIШ Ө тініш – азаматтарды ң за ң мен бекітілген жеке құқ ы қ тары мен м ү дделеріні ң ж ү зеге асырылуы мазм ұ ндалатын, жазбаша т ү рде баяндалатын, ө тіну, с ұ рау туралы ресми құ жат. Ө тініш жазылатын негізгі жа ғ дайлар т ө мендегідей: - ж ұ мыс қ а қ абылдау - ж ұ мыстан босату - бас қ а ж ұ мыс қ а ауыстыру - кезекті демалыс с ұ рау - кезектен тыс демалыс с ұ рау - материалды қ к ө мек (п ә тер б ө лу), балаба қ шадан орын б ө лу ж ә не т.б. туралы с ұ рау - жала қ ыны к ө теру туралы ө тініш айту жоне т.б.

М ІНЕЗДЕМЕ. Мінездеме - т ү рлі мекеме, ұ йым бірлестік, о қ у орындарында белгілі бір адамды ө мірбаянды қ, біліктілік, к ә сіптік, адамшылы қ т ұ р ғ ыда жазбаша сипаттау ма қ сатында жиі жазылатын іс қ а ғ азыны ң бір т ү рі. Т ү рлері: Қ ызметтік мінездеме мінездемені ң айры қ ша ке ң тара ғ ан ж ә не ә мбебап формасы. Қ ызметкерді объективті ө рі на қ ты мінездеу қ ажет бол ғ ан жа ғ дайда жазылады. Аттестациялы қ мінездеме белгілі бір адамны ң ат қ арыл отыр ғ ан қ ызмет орнына лайы қ, лайьг қ еместігін тексеру ма қ сатында ж ү ргізілетін аттестация қ орытындысына орай жазылады. Жеке (функциональды) мінездемелер адамны ң жеке басыны ң мінезін, білімін, шеберлігін, икемділіген т.б. сипаттай лтырып жазылады. Қ орытынды б ө лімінде мінездеме не ма қ сатпен жазылганды ғ ы атап корсетіледі.

М ІНЕЗДЕМЕНІ Ң МАЗМ Ұ НДЫ Қ - ҚҰ РЫЛЫМДЫ Қ Ж Ү ЙЕСІ : 1) та қ ырыбы; 2) мінездеме берілетін адам туралы қ ыс қ аша м ә лімет; 3) негізгі м ә тін; 4) қ орытынды; 5) мінездемені талап етуші ұ йымны ң аты; 6) мінездеме берілген к ү н, ай, жыл; 7) мінездеме берушіні ң аты-ж ө ні, фамилиясы, қ олы; 8) қ осымша (егер болса).