К ОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТАЦИИ

С точки зрения взаимодействия предприятия (организации) с окружающей средой всю документальную информацию принято делить на входящую и исходящую. В зависимости от сроков хранения различают постоянную, условно-постоянную (иногда обновляемую) и переменную (регулярно изменяющуюся). Классифицируют информацию и по уровням управления (корпоративная, внутризаводская, цеховая, внутрицеховая), по характеру деятельности (конструкторско- технологическая, бухгалтерская, учётно-отчётная, плановая и т.п.).

Электронный офис – это программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. Электронный офис организуется на предприятиях, в организациях или учреждениях в управленческих структурах.

Основными функциями электронного офиса являются: автоматизация рутинных работ с документами; организация электронного документооборота.

Для реализации данных функций в электронном офисе выполняется ряд стандартных типовых процедур обработки документов. Автоматизация рутинных работ с документами: создание документов, оформление документов, редактирование документов, печать и размножение документов. Организация электронного документооборота: хранение документов, передача документов, организация доступа к документам, контроль прохождения документов, контроль исполнения документов.

Программные средства электронного офиса – это пакеты прикладных программ, которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления. Программные средства ЭО делятся на три группы. Программы, предназначенные для создания и редактирования документов. Это текстовые процессоры, настольные издательские системы, табличные процессоры, графические редакторы, системы управления базами данных, пакеты демонстрационной графики, пакеты программ мультимедиа, программы распознавания символов, программы перевода с одного иностранного языка на другой. Организаторы работ. Это программы сетевого планирования и управления ресурсами, и электронные секретари. Средства организации электронного документооборота. Это системы хранения и поиска информации, системы поддержки управления предприятием, системы совместной работы.

Аппаратные средства ЭО – это устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных. Они подразделяются на основные и дополнительные. Основные: один или несколько ПК, имеющих широкий набор периферийных устройств и объединённых в единую сеть. Дополнительные: средства получения копий с документов (средства копирования и размножения), средства оформления документов (фальцевальные машины, листоподборочные машины, оборудование для сортировки, оборудование для скрепления, ламинаторы, оборудование для уничтожения).