Қазақстан Республикасының Білім және Ғылым министрлігі Семей қаласындағы Шәкәрім атындағы мемлекеттік университеті «Химия және химиялық технология» кафедрасы МӨЖ Тақырыбы: Құжат жасау негіздері Орындаған: Дюсембинова М.У МХМ 701 Тексерген:Кушуков Г.С. Семей қаласы 2017 жыл

Жоспар І КІРІСПЕ ІІ НЕГІЗГІ БӨЛІМ Құжат түсінігі, жіктелуі және функциясы Іс қағаздар қызметтері мен құжаттау ІІІ ҚОРЫТЫНДЫ Пайдаланылған әдебиет

Құжат функцияларын жалпы және арнайы функциялар деп екі салаға бөлуге болады. Құжаттың жалпы функцияларына мыналарды жатқызуға болады: 1) әлеуметтік – құжат әлеуметтік мәнге ие объект болып табылады, өйткені ол әлеуметтік қажеттіліктен туындаған әрі сол әлеуметтік жүйеде жүзеге асырылады; 2) ақпараттық – құжат ақпаратты жазып алу, сақтау және тарату құралы ретінде қызмет етеді; 3) қарым-қатынастық – құжат қоғамдық құрылымдар мен жеке адамдар арасында байланыс құралы ретінде жүреді, ол жай хабарландырып қана қоймайды, сонымен бірге қоғамдық сананы шоғырландырып, бірыңғай пікір қалыптастыруға, ұжымдық реакция туғызуға, бүкіл қауымды жұмылдыруға ықпал етеді; 4) мәдени – құжат әлеумет тәжірибесі мен мәдени дәстүрлерді бекіту және оларды болашаққа қалдыру құралы ретінде қызмет етеді;

Құжаттың арнайы функцияларына мыналар жатады: 1) құқықтық – құжат қоғамдағы құқықтық нормалар мен құқықтық қарым- қатынастарды бекіту және өзгерту құралы ретінде қызмет етеді. 2) дәрістік – құжат жинақталған әлеуметтік тәжірибелерді ой елегінен өткізе отырып, бұл жөніндегі білім қазынасын ұрпақтан ұрпаққа жеткізуге көмек береді, тұлғаның қалыптасу процесіне қатысады; 3) танымдық – құжат ой елегінен өткізіліп жазылған мәтін негізінде шындықтың неғұрлым ауқымды, абстрактылы, теориялық үлгісін жасауға мүмкіндік береді. 4) басқарушылық – құжат басқару құралы болып табылады, қоғам мүшелерінің ұжымдық қызметін мейлінше тиімді ұйымдастыру мақсатына сәйкес жоспарлау, үйлестіру және реттеу ісіне көмектеседі; 5) мемориальдық – құжат қоғамның, ондағы жекелеген құрылымдардың дамуы туралы және дербес тұлғалар жайлы тарихи дерек көзі ретінде көрінеді; 6) есептік – құжат өндірістік және шаруашылық қызметтің барлық кезеңдерінде атқарылған жұмыс процестерін сүзгіден өткізіп отыратындықтан, оның нәтижелерін есептеп шығаруға мүмкіндік береді. 7) эстетикалық – құжат өзінің материалдық негізі құрамына болмысты образды-көркем игеру нәтижелерін түсіру арқылы жинақтап қорытылған эстетикалық тәжірибелерді сақтайды және таратады; 8) релаксациялық (ойын-сауықтық, компенсаторлық) – құжаттардың бірқатар түрлерін эмоционалдық шиеленісті ширығуларды өзге нысандарға аудару арқылы түсіруге, сөйтіп артық ширығу деңгейін көздеген дәрежеге дейін азайтуға пайдалану;

Басқару құжаттарын жіктеудің көптеген тәсілі бар. Олардың бірқатары мынадай: 1) мазмұны бойынша (жіктеудің маңызды түрі) – бұл: - әкімшілік мәселелері бойынша; - материалдық-техникалық жабдықтау мәселелері; - жоспарлау; - бухгалтерлік есеп; - кадрлар даярлау; - сыртқы сауда қызметі және т.б. бойынша құжаттар болуы мүмкін. 2) Құжаттар шығарылуына қарай екіге: ресми және жеке құжаттарға бөлінеді. Ресми құжаттарды белгілі бір ережелер (стандарттар) бойынша ұйымдар немесе лауазымды тұлғалар жасайды. Ресми құжаттарға адамның жеке басы мен құқықтарын куәландыратын құжаттарды, сондай-ақ биографиялық сипаттағы деректері бар құжаттарды да (төлқұжат, жеке куәлік, жүргізуші куәлігі және т.б.) жатқызады. Жеке құжаттарды адамдар өздерінің қызметтік міндеттеріне қатыссыз жасайды. 3) Құжаттар жасалу орнына қарай: Сыртқы – мекеме алған (келіп түскен) немесе олар басқа жаққа жіберген (жіберілетін) және Ішкі – осы мекемеде жасалған және оның ішінде қолданылатын құжаттар болып бөлінеді. 4) Атауы бойынша басқару құжаттары көптеген түрге бөлінеді, мысалы, актілер, сауалдамалар, ведомостер, хаттамалар, нұсқаулықтар, есептер, бұйрықтар және т.б.

Ресми іс-қағаздарының түрлері үшке бөлінеді: Азаматтық қарым-қатынас құжаттары. Жеке бас құжаттары.Басқару, ұйымдастыру құжаттары.

Азаматтық қарым-қатынастарды реттейтін құжаттар төмендегідей: сенімхаткепілхат өтінім тапсырыскелісім-шартеңбек шартышарт еңбек келісімі

Келісім-шарт – сыртқы саудада бір жақ (сатушы, лицензиар) келісімшартта көрсетілген мүлікті (тауарды), ғылыми- техникалық білімді екінші жақтың меншігіне (алушы,лицензиат) беруге міндеттенетінін, ал екінші жақ өз кезегінде бұл мүлікті немесе білімді көрсетілген мерзімде алып, белгіленген бойынша төлеуге міндетгенетінін көрсететін құжат.

Сенімхат (ағылш. warrant; power of attorney; proxy; сенім білдірушінің өз атынан өкілдік ету үшін екінші тұлғаға берген жазбаша уәкілдігі. Сенімхат жазбаша нысанда және нотариаттық куәландыру арқылы жасалынады. Егер сенімхат мүлікті басқару үшін және нотариаттық куәландыруды талап ететін мәміле жасауға берілсе, оны міндетті түрде нотариат куәландыруға тиіс. Сенімхаттың мерзімін сенім білдіруші өзі белгілейді, бірақ заң бойынша ең ұзақ мерзім 3 жыл. Сенімхатта мерзімі көрсетілмесе, толтырылған күнінен бастап 1 жыл мерзімге жарамды болып саналады.

Жеке адам өміріне қатысты құжаттарға келесілер жатады: өмірбаянтүйіндеме жеке іс парағы визит карточкасы өтініш арыз мінездемекепілдеме кеден мағлұмдамасы жеделхат

Өтініш – жұмысқа қабылдау, жұмыстан шығару, басқа жұмысқа ауысу, демалыс беру және т.б. туралы өтінішпен ұйымға немесе лауазымды тұлғаға бағытталған құжат.

Түйіндеме немесе Резюме (Резюме; француз тілінен алынған термин; Айтылған, я жазылған мәселенің қысқаша түйіні деген мағына береді) белгілі бір тұлғаның өмірбаяны, білімі, мамандығы, кәсіптік шеберлігі, біліктілігі, икемділігі жайлы нақты, қысқа мәлімет беретін іс қағазының бір түрі.

Басқару, ұйымдастыру, өкім шығару қызметіне қатысты құжаттарға жатады: үкім, өкім Жарғы, жарлықЕреже хабарлама бұйрықнұсқау ресми хаттархаттама жарнама хабарландыру

Бұйрық – қандай да бір міндетті (өндірістік немесе кәсіпорын қызметкерлеріне байланысты) шешу үшін кәсіпорын директоры шығаратын нормативтік құжат.

Ресми хаттар белгілі бір ортаның атқаратын жұмыстарына байланысты мәселелер жазбаша карастырылады. Олар ресми түрде мекеменің атынан жазылады және қызметтен тыс мәселені қозғамайды.

Іс-қағаздарының қызметтері: жеке тұлғалар арасындағы қатынасты реттеуші; жеке адам мен қоғам арасындағы қатынасты реттеуші; әр түрлі мекеме, ұйымдардың өзара байланысын реттеуші; мекеме, ұйым жұмысын ұйымдастыру тәртібін негіздеуші; жеке адам мен қоғам өміріне қатысты оқиғаларды айғақтаушы; мемлекеттік басқару ісін жүйелеуші; тарихи құбылыстарды зерттеудің қайнар көзі; мекеме мен ұйымның атқарған істерінің көрсеткіші; мемлекеттік тілдің жүзеге асуының нақты көрсеткіші.

Құжаттау үрдісі злементтері: құжаттарды дайындау; құжаттарды жолдау, тіркеу; сырттан келген құжаттарды қабылдау, тіркеу; құжаттарды қолдануға дайындау; құжаттардың жүзеге асырылуын бақылау; құжаттарды мұрағат қорына дайындау.

Қорытынды Қазақ іс қағаздары халықтың қоғамдық, өмірімен, мәдени өркендеуі мен, әдеби тілдің дамып, жанрлық тармақталуымен,қоғамдық қызметінің артуымен байланысты дамып, жетілуде.

Пайдаланылған әдебиеттер 1. Дүйсембекова Л. Іс қағаздарын қазақша жүргізу: Үшінші басылым /Л. Дүйсембекова. - Алматы: Ана тілі, б. 2. Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу (мемлекеттік және ресми тілдерде іс қағаздарын жүргізудің үлгілері). - Алматы: LEM, б. 3. Ресми іс қағаздары: Мемлекеттік қызметшілерге арн.анықтамалық / А. Алдашева, З. Ахметжанова, Қ. Қадашева, Э. Сүлейменова. - Алматы: Сөздік- Словарь, б