Инвентаризация как метод фактического контроля

Инвентаризация - самый распространенный метод фактического контроля. С его помощью не только осуществляется контроль за сохранностью собственности организации, но и обеспечивается достоверность фактических данных о наличии имущества.

К приемам фактического контроля относятся инвентаризация, контрольный обмер, обследование объектов, контрольный пуск сырья в создание, лабораторный анализ, экспертная оценка. 1. Инвентаризация представляет собой проверку и регистрацию наличия вещественных и денег в натуре на определенную дату на месте их хранения с следующим сличением остатков с учетными данными. 2. Контрольные обмеры. Комиссия производит обмер объекта, определяет объем практически выполненных работ: кладка фундамента (м 3), кладка стенок (м 3), настил полов (м 2) и т.п. Результаты обмера оформляются актом. 3. Обследование объектов обычно проводят сначала ревизионных процедур. При обследовании объектов целенаправленно ознакомиться с организацией и ведением учета в местах хранения вещественных ценностей и готовой продукции, соблюдением действующих правил и порядка дизайна документами операций по их оприходованию и выбытию.

4. Контрольный пуск сырья и материалов в создание. Это дает возможность проверить фактический выход готовой продукции и действительное количество израсходованного сырья и вспомогательных материалов и помогает найти факты внедрения устаревших норм, завышение норм времени и расценок на выполняемые работы. 5. Лабораторные анализы используются при проверках соответствия свойства готовой продукции действующим эталонам. 6. Экспертная оценка заключается в исследовании хозяйственных операций. Убеждения профессионала должны базироваться на документальных данных. Оценка профессионалом исследуемых фактов должна быть беспристрастной. Самым все распространенным способом фактического контроля является инвентаризация.

Инвентаризация является одним из методов бухгалтерского учета и заключается в установлении на определенную дату фактических средств в натуральном и денежном выражении и источников их образования путем непосредственного пересчета ( снятия остатков ) инвентаризуемого объекта в натуре и сличения фактических остатков с данными бухгалтерского учета. Принципы: Внезапность; сопоставимость единиц измерения; плановость; объективность; юридическая правомочность результатов; непрерывность; полнота охвата объектов; воспитательное воздействие и материальная ответственность; оперативность и экономичность; гласность.

Основными задачами инвентаризации являются: проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно- материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на рас­ четном, валютном и других счетах, денежных средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей, дебитор­ской и кредиторской задолженности и других статей баланса. контроль за сохранностью этих средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета; выявление товарно-материальных ценностей, частично поте­рявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандар­там качества, техническим условиям и т. п.; выявление сверхнормативных и неиспользуемых материаль­ных ценностей с целью последующей реализации; проверка соблюдения правил и условий хранения материаль­ных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

проверяются полнота и достоверность данных бухгалтерского учета, выявляются ошибки, допущенные в учете, принимаются на учет неучтенные хозяйственные объекты, контролируется сохранность хозяйственных средств, выявляются и предупреждаются неучтенные ценности и допущенные потери, хищения, недостачи, контролируется работа материально-ответственных лиц

Полная инвентаризация охватывает все имущество и финансовые обязательства предприятия, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится, как правило, один раз в год, обычно перед составлением годового отчета. Частичная инвентаризация охватывает какой - либо один вид средств предприятия, например, только денежные средства в кассе. Выборочные инвентаризации являются разновидностью частичных и проводятся, как правило, по товарам, уценённым и переведённым в пониженные сорта, оказавшимся без ярлыков, морально устаревшим и испорченным, а также в случаях, когда полная инвентаризация по товарам не целесообразна. Сплошные инвентаризации проводят одновременно на всех предприятиях, расположенных в одном населённом пункте или в потребительском обществе.

Плановые инвентаризации проводят периодически согласно плану (графику) в заранее намеченные сроки. Внеплановые инвентаризации проводятся внезапно по распоряжению руководителей предприятий или вышестоящих организаций, следственных и других контролирующих органов в случаях особой необходимости. Повторная инвентаризация проводится в случае, когда возникли сомнения в качестве инвентаризации или в том, что материально ответственное лицо знало заранее срок начала инвентаризации и подготовилось к ней. Необходимая инвентаризация проводится в ряде случаев, предусмотренными нормативно-правовыми актами Контрольно - перепроверочная инвентаризация проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. Она охватывает не менее 10% проверенных ценностей.

Количество инвентаризаций в отчётном году, порядок и сроки их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются самим предприятием. Периодичность инвентаризаций предусмотрена Положением о бухгалтер­ском учете и отчетности Российской Федерации, например: денежных средств, денежных документов, ценностей и блан­ков строгой отчетности, нефти и нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц; расчетов по платежам в бюджет - не менее одного раза в квартал; расчетов с дебиторами и кредиторами - не менее двух раз в год; готовой продукции на складах, сырья и прочих материальных ценностей, незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

руководитель предприятия или его заместитель (председатель комиссии); главные бухгалтера; начальники структурных подразделений (служб); представители общественности.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия то­варно-материальных ценностей, инвентаризационная группа обязана: получить от материально ответственных лиц расписку в том, что у них нет не оприходованных и не списанных в расход ценностей, а также последние товарно-денежные отчёты и расписку об их сдаче, тщательно проверить их и проставить даты и подписи председателя; получить от кассира и проверить последний кассовый отчёт с выведенными в нём остатками денег в кассе; снять остаток наличия денежных средств в кассе, записать его в инвентаризационную опись; опломбировать места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы; проверить исправность всех весоизмерительных приборов; материальные ценности рассортировать и уложить по наименованиям, артикулам, ценам сортам, размерам в определённом порядке, удобном для пересчёта, перемешивания и перевешивания; в местах хранения вывесить яр­лыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценнос­тей.

Проверка фактических остатков производится при обязатель­ном участии материально ответственных лиц. Наличие ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного пересчета, взвешивания, обмера непосредственно в местах хранения (закрепления) имущества. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Их следует проводить с учас­тием членов инвентаризационных комиссий и материально ответст­венных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок оформляются актом, где отмечаются фактические суммы инвентаризации и контрольной проверки и фиксируются расхождения.

Наименования инвентаризуемых объектов, их количество и цена показываются в инвентаризационных описях или актах (не менее чем в двух экземплярах, подписанных всеми членами комиссии и материально ответственными лицами) по номенклатуре и в едини­ цах измерения, принятых в учете. Материально ответственные лица подтверждают на каждой описи, что у них нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение. Оформленные инвентаризационные описи сдают в бухгалтерию, где их проверяют и сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации, наличие средств по данным учета и результаты сравнения – излишек или недостача.

По завершении инвентаризации в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации делаются итоговые записи: дата окончания инвентаризации по приказу и фактически, суммы недостач и излишков окончательные, дата утверждения результатов руководством, дата принятия мер по недостачам – их погашение либо передачи дела в следственные органы, отметка о погашении недостач, оприходовании излишков. После подведения итогов инвентаризации составляется сводная ведомость ее результатов, в которой указываются: наименования и номера счетов, по которым выявлены недостачи и излишки, их суммы, суммы установленных норм имущества, после чего определяются направления списания недостач и потерь. Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляют протоколом, утвержденным руководителем предприятия, после чего результаты инвентаризации отражают в учете (в течение 10 дней после окончания инвентаризации) и отчетности того месяца, в котором она была завершена, а результаты годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.