Требования к оформлению документов по личному составу

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой дея­ тельности сотрудников, называется документацией по кадрам (личному составу, персоналу). К таким документам относятся: Трудовые контракты, заключённые предприятием с работником; Приказы по личному составу ( увольнение, принятие на работу, перевод сотрудников ); трудовые книжки ; личные карточки ф. Т -2; личные дела ; лицевые счета по заработной плате ( хранятся в бухгалтерии предприятия ). Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока, они относятся к категории конфиденциальной информации.

Они являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования функций кадровой службы предприятия. Приказами оформляются: прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно- биографических данных; поощрения и наложение взысканий. Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника; контракт; докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку); акт (например, о нарушении дисциплины); служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника; свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго от приказов по основной деятельности. Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ», «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК», «КОМАНДИРОВАТЬ».

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных- содержится информация только об одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают. При составлении сводных приказов следует учитывать, что в едином документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения, в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляют, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль. Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями КЗОТ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа, является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника (имени и отчества полностью – при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с … по …), с испытательным сроком (его продолжительностью). При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид перевода ( для временных переводов – с указанием продолжительности ), причина перевода ( в полном соответствии с требованиями КЗОТ ), изменение оплаты труда ( если оно возникает ). При увольнении – причина увольнения, согласно статьям КЗОТа. При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, даты начала и окончания. При командировании – дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия. При поощрениях и наказаниях – причина и вид поощрения или высказывания. Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под расписку. Виды ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия. Информация, содержащаяся в приказах по личному составу ( сведения о работе и поощрениях ) фиксируется в трудовых книжках.

На всех сотрудников предприятия, принятых на постоянную или временную работу, заводится личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров. Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке. Карточка ставится в алфавитную картотеку работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике могут вводиться в ПЭВМ, и затем на их основе при необходимости может распечатываться форма Т-2, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации. Личные карточки формируются отдельно на работающих и уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответственного за кадровую документацию, до увольнения работника. Они систематизируются по структурным подразделениям, а внутри – по алфавиту фамилий. Личные карточки уволенных выделяются из общего массива и хранятся у ответственного за кадровую документацию в течение года. Внутри дела они располагаются строго по алфавиту фамилий, и после окончания текущего года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение.

Все записи в личной карточке делаются на основании документов предоставляемых работником : I раздел - делаются записи на основании паспорта, трудовой книжки и документов об образовании, ИНН, пенсионное. II раздел - данные берутся из военного билета работника. В обязательном порядке ставится дата заполнения и подпись работника. На оборотной стороне содержатся разделы : III раздел - " Назначения и перемещения " IV раздел - " Отпуска " V раздел - " Дополнительные сведения " и " Дата и причина увольнения ". Записи в этих разделах должны содержать даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении. В разделе III, должна стоять подпись работника, в разделе V записывают данные о повышении квалификации и т. д. Все записи в ф. Т -2 заполняются с особой аккуратностью, без сокращений. Хранятся карточки формы Т лет.

Особого внимания требует ведение личных дел. Личное дело– совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Первоначально, в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может дополнятся другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др. Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу. За правильное оформление личных дел несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию. Личное дело сотрудников хранятся в сейфе отдела кадров и выдается во временное пользование только определенным должностным лицам.

Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно рекомендовать документы включать в дело в следующей последовательности : Внутренняя опись документов дела ; Дополнение к анкете ; Заявление о приеме на работу ; Анкета с фотокарточкой ; Трудовой договор ; Приказ о приеме на работу ( копия ); Документы об образовании ( копия ); Характеристики или рекомендательные письма На документы личного дела составляется внутренняя опись. Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной – дата увольнения. Личное дело ведется в одном экземпляре.

Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно : вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и т. п.; приобщать к делу полученные документы. Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело является : о служебном положении – приказ руководителя организации о переводе ; об образовании – документы учебных заведений ( диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство ); об изменении фамилии, имени, отчества – приказ по личному составу, изданный на основании документов органов ЗАГС.

Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается. Изъятие документов из личного дела может быть проведено лишь с разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием, с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан. При увольнении работника в личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника. На лицевой стороне обложки личного дела и в личной карточке Т-2 проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.

Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется соответствующий акт. Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководства организации. Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных дел. Для хранения личных дел отводятся специальные шкафы. Дела располагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников. При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индивидуальные личные дела объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строго алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело.

Приём на работу в фирму обычно сопровождается созданием следующих документов : заявления ; анкеты ; трудового договора ( контракта ); приказа о приеме на работу ; личной карточки ( форма Т -2). Заявление чаще всего пишется от руки, но фирма может иметь заранее разработанную и тиражированную трафаретную форму, которую поступающий на работу заполнит. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема ( например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т. п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется. Одновременно с заявлением поступающий предъявляет паспорт как документ, удостоверяющий личность гражданина, военный билет ( для военнообязанных ) и представляет трудовую книжку ( если лицо поступает на работу впервые – справку о последнем занятии ). Трудовая книжка представляется как основной документ, характеризующий трудовую деятельность, поступающего на работу. Лица в возрасте от 14 до 16 лет обязаны при поступлении на работу предъявить свидетельство о рождении.

Трудовой договор - есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуется выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон. Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности

Различаются основные и дополнительные условия трудового договора. К основным условиям трудового договора относятся соглашения : о работе по одной или нескольким специальностям ( должностям ), соответствующей квалификации ; месте работ ( предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение ); сроке действия и виде трудового договора ( контракта ); об условиях оплаты труда. К дополнительным - относятся условия трудового договора ( контракта ), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально - бытового обслуживания работника. В обязанности работника могут быть включены, например, соблюдение коммерческой тайны, достижение определенных результатов труда.

В соответствии со ст. 17 КЗОТ трудовые договоры заключаются : на неопределенный срок, т. е. на постоянную работу ; на определенный срок не более пяти лет ; на время выполнения определенной работы.

Перемещение, перевод ( назначение на другую должность ) фиксируется в следующих документах : заявлении, докладной записке, приказе о переводе. Заявление должно иметь визы руководителей подразделений, откуда переходит работник и куда переходит. Внутри структурного подразделения перевод может оформляться докладной запиской с обоснованием перевода. Оформление перевода включает операции составление на основании заявления или служебной записки проекта приказа ; подписание приказа и его регистрация ; ознакомление с приказом работника, о чем делается пометка на первом экземпляре приказа ( ознакомительная виза ); на основании приказа о переводе делаются соответствующие записи в форме Т -2 и дополнении к анкете в личном деле ; изменения ( т. е. данные о переводе ) на основании приказа вносятся в трудовую книжку. Таким образом, перевод требует внесения соответствующих изменений в целый ряд документов, то есть фиксируется несколько раз.

Увольнение работника отражается в документах: заявлении или служебной записке или приказе об увольнении. На основании личного заявления или служебной записки составляется проект приказа. Приказ подписывается и регистрируется. Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою визу. Одна копия приказа помещается в личное дело, другая передается в бухгалтерию. На основании приказа делается соответствующая запись в личной карточке (форма Т-2), после чего карточка переставляется в картотеку уволенных лиц, где она помещается по алфавиту фамилий. Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение. В трудовой книжке, выдаваемой увольняющемуся, в строгом соответствии с приказом делается запись о прекращении трудовой деятельности с указанием даты и причины увольнения и книжка выдается на руки увольняющемуся. Увольняющийся расписывается в журнале регистрации трудовых книжек о её получении. В журнале фиксируется дата выдачи трудовой книжки и основание её выдачи.

Трудовые книжки на работников ведутся на всех предприятиях, организациях независимо от формы собственности. Они относятся к числу основных документов, подтверждающих общий стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на внештатных работников при условии, если они подлежат государственному и социальному страхованию. Трудовая книжка представляется в отдел кадров предприятия при приёме на работу, а если работник впервые поступает на работу, то на него заводится трудовая книжка не позднее недельного срока. Прием на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.