Реляционная база данных MS Access 1. Понятия баз данных. 2. Реляционные базы данных. 3. Системы управления данными

Базы данных – это совокупность определенным образом организованной информации на какую- либо тему (в рамках предметной области). База данных книжного фонда библиотеки;База данных книжного фонда библиотеки; База данных кадрового состава учреждения;База данных кадрового состава учреждения; База данных законодательных актов в области уголовного права;База данных законодательных актов в области уголовного права; База данных современных песен.База данных современных песен.

Базы данных: Фактографические – содержатся краткие сведения об описываемых объектах, представленные в строго определенном формате;Фактографические – содержатся краткие сведения об описываемых объектах, представленные в строго определенном формате; Документальные - содержит обширную информацию самого разного типа: текстовую, графическую, звуковую, мультимедийную.Документальные - содержит обширную информацию самого разного типа: текстовую, графическую, звуковую, мультимедийную.

База данных организованная совокупность данных, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти ЭВМ и постоянного применения.

Для хранения БД может использоваться как один компьютер, так и множество взаимосвязанных компьютеров. Если различные части одной базы данных хранятся на множестве компьютеров, объединенных между собой сетью, то такая БД называется распределенной базой данных. РАСПРЕДЕЛЕННАЯ БАЗА ДАННЫХ

Информация в базах данных может быть организована по разному. Чаще всего используется табличный способ. Базы данных с табличной формой организации называются реляционными БД.

Одна запись содержит информацию об одном объекте той реальной системы, модель которой представлена в таблице. Поля это различные характеристики (иногда говорят атрибуты) объекта. Значения полей в одной строчке относятся к одному объекту. Разные поля отличаются именами.

Главным ключом в базах данных называют поле (или совокупность полей), значение которого не повторяется у разных записей.

С каждым полем связано еще одно очень важное свойство тип поля. Тип определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях.

От типа величины зависят те действия, которые можно с ней производить. Например, с числовыми величинами можно выполнять арифметические операции, а с символьными и логическими нельзя.

Для взаимодействия пользователя с базами данных используют системы управления данными (СУБД). Lotus Approach,Lotus Approach, Visual FoxPro,Visual FoxPro, Borland Paradox,Borland Paradox, Borland dBase.Borland dBase.

19 По характеру хранимой информации: 1. фактографические; 2. документальные. По способу хранения: 1. централизованные 2. распределенные По структуре организации данных: 1. реляционные (таблицы – расписание движения поездов); 2. иерархические (многоуровневая файловая структура); 3. сетевые (свободная связь между данными различного уровня).

Типы моделей баз данных Иерархическая Сетевая Табличная

УЗЕЛ- информационная модель элемента, находящегося на данном уровне иерархии. Диск C: Документы Видео дерево папок: Фото Иерархическая БД – это набор данных в виде многоуровневой структуры (дерева).Иерархическая БД

Иванов ПетровСидоров Кузнецо в хоккейплаваниелыжифутбол Сетевая модель Сетевая модель – это набор узлов, в которых каждый может быть связан с каждым (схема дорог) БГ А В Пример: посещение учащимися одной группы спортивных секций

Табличная или реляционная модель Запись – каждая строка таблицы. Поле – каждый столбец Ключ – поле, которое однозначно определяет соответствующую запись.

БАЗЫ ДАННЫХ ACCESS 1. Работа с таблицами Работа с таблицами Работа с таблицами 2. Проектирование таблиц Проектирование таблиц Проектирование таблиц 3. Формы Формы 4. Макросы Макросы 5. Запросы Запросы 6. Отчеты Отчеты

БАЗЫ ДАННЫХ. ACCESS Работа с таблицами

26 Базы данных Access (Microsoft Office) Расширение: *.accdb (раньше – *.mdb ), все в одном файле Состав: таблицы формы – диалоговые окна для ввода и редактирования данных запросы – обращения к базе данных для выбора нужной информации или изменения базы отчеты – документы для вывода на печать макросы – средства автоматизации работы модули – дополнительные процедура на языке Visual Basic

27 Начало работы Пуск – Программы – Microsoft Office – Microsoft Access шаблоны создание новой базы данных открыть базу с диска последние документы

28 Объекты базы данных выбрать другое 2×ЛКМ

29 Схема данных Удалить связь: ЛКМ + Delete. Создать связь: перетащить нужное поле на соответствующее поле второй таблицы. ЛКМ таблица ключевое поле связь «1- »

Для создания новой таблицы необходимо в окне базы данных выполнить щелчок на значке любого из трёх элементов управления (для создания новой таблицы) или щёлкнуть на кнопке Создать, расположенной на верхней панели окна. В открывшемся окне Новая таблица (после щелчка на кнопке Создать выбирается один из режимов создания таблиц: Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц, Режим таблицы. Основным является режим создания таблиц с помощью Конструктора.

Режим конструктора - определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора. Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.

32 Работа с таблицами 2xЛКМ последняя запись поля записи текущая запись область выделения новая запись на 1-ую запись предыдущая запись номер текущей записи следующая запись новая запись текущее поле последняя запись

33 Сортировка и поиск Сортировка по текущему полю (столбцу): по возрастанию по убыванию Поиск и замена: текущее поле или все поля целиком, с любой частью, с началом всё, вверх, вниз сброс

34 Фильтрация Фильтрация – это отбор записей, удовлетворяющих некоторому условию (фильтру). Остальные записи временно скрываются, пока фильтр не будет снят.

35 Фильтр по выделенному 1. Щелкнуть в нужной ячейке или выделить часть текста. 2. Щелкнуть по кнопке. 3. Снятие фильтра.

36 Сложная фильтрация Сложные условия одновременно (операция И) одновременно (операция И) начинается с буквы «С» новое условие, связанное через ИЛИ Расширенный фильтр – можно переставлять столбцы выводить не все столбцы устанавливать порядок сортировки точное совпадение применить/сбросить фильтр

37 Установка/снятие пароля

38 Служебные операции

БАЗЫ ДАННЫХ. ACCESS 2. Проектирование таблиц

40 Создание таблиц (ввод данных) 2xЛКМ поле-счетчик ввод значения

41 Создание таблиц (шаблоны)

42 Создание таблиц (импорт) TXT-файлы XML-файлы другие форматы

43 Конструктор таблиц

44 Конструктор таблиц текущее поле ключ тип поля (выбор из списка) свойства текущего поля ПКМ

45 Свойства полей Размер поля: байт, целое, вещественное, … Формат поля: как выводить на экран. Маска ввода: шаблон (ввод телефона). Подпись: как называется столбец при выводе на экран; можно использовать скобки, знаки и т.д. («Население, млн. чел.») Значение по умолчанию (вписывается автоматически). Условие на значение: защита от ошибок ввода («>18»). Сообщение об ошибке («Возраст должен быть > 18 лет!») Обязательное поле (да/нет) Индексированное поле (да/нет)

46 Конструктор таблиц режим таблицы сделать поле ключевым изменить индексы

47 Индексы Primary Key: ключ таблицы Primary Key: ключ таблицы выбор поля из списка название индекса свойства индекса свойства индекса ПКМ

48 Подстановки Цель: сделать защиту от ошибок ввода. Решение: выбор из списка = поле подстановки Варианты: заданный список («да» или «нет», «М» или «Ж») из другой таблицы (выбор названия фирмы)

49 Мастер подстановок

БАЗЫ ДАННЫХ. ACCESS Формы

51 Формы Форма – это диалоговое окно для просмотра и редактирования данных ввода новых записей управления ходом работы (кнопки) вывода вспомогательной информации Создание форм: источник данных разные способы создания форм

52 Форма (на одну запись) переход по записям

53 Ленточная форма

54 Разделенная форма

55 Режимы работы с формами Режим формы – просмотр и редактирование данных. Режим макета – просмотр данных, изменение оформления, перемещение элементов. Конструктор – изменение структуры и оформления, добавление новых элементов, …

56 Конструктор форм заголовок формы область данных примечание формы изменение размеров

57 Свойства формы и ее элементов или ПКМ – Свойства выбор элемента Макет = оформление Данные: источник (таблица или запрос), фильтр, сортировка События: клавиши, мышь открытие, закрытие изменение записи

58 Некоторые свойства формы (Макет) подпись кнопки перехода (да/нет) область выделения (да/нет) область выделения (да/нет) изменяемая граница (да/нет) изменяемая граница (да/нет)

59 Свойства элементов Макет размеры оформление полосы прокрутки Данные: название поля таблицы маска ввода (телефон) значение по умолчанию условие на значение сообщение об ошибке События: клавиши, мышь изменение значения Другие: всплывающая подсказка

60 Связанные элементы надпись (текст можно менять) поле (название поля таблицы) маркеры (изменение размеров) независимое перемещение щелкнуть внутри, чтобы изменить текст щелкнуть на рамке, чтобы выделить элемент

61 Группировка по столбцам (макет) общая граница переместить весь столбец «Оторвать» от столбца: ПКМ – Макет – Удалить Создать новый столбец: ПКМ – Макет – Столбец

62 Оформление элементов Выделение элементов: ЛКМ на рамке элемента + Shift = выделить несколько элементов условное форматирование толщина, стиль и цвет контура

63 Добавление новых полей перетащить

64 Добавление новых элементов Рисунок Свободная рамка объекта (объект редактируется) Гиперссылка Присоединенная рамка объекта (объект из базы) Подчиненная форма Разрыв страницы

БАЗЫ ДАННЫХ. ACCESS Запросы

66 Запросы «Ну и запросы у вас!» - сказала база данных и «повисла». (Фольклор) Запрос – это обращение к СУБД для выполнения каких-либо операций с данными. Типы запросов: выборка (отбор нужной информации) создание таблицы обновление (изменение данных) добавление записей удаление записей …

67 Запрос и фильтрация Дополнительные возможности запросов: отбор информации из нескольких связанных таблиц вывести не все столбцы вычисляемые поля (общая стоимость) итоговые расчеты (сумма, среднее) можно сохранить в базе много разных запросов служат основой для других запросов и отчетов

68 Создание запросов Мастер: режим «вопрос-ответ» Конструктор: полностью вручную

69 Мастер запросов

70 Запуск запроса 2 x ЛКМ

71 Конструктор ПКМ

72 Конструктор таблица (ПКМ – Добавить таблицу) таблица (ПКМ – Добавить таблицу) перетащить ЛКМ все поля по возрастанию по убыванию отсутствует по возрастанию по убыванию отсутствует фильтр

73 Работа со столбцами выделить (ЛКМ) ПКМ: вырезать копировать вставить свойства ПКМ: вырезать копировать вставить свойства перетащить (ЛКМ)

74 Условия отбора Совпадение Неравенство Шаблон * любое количество любых символов ? один любой символ # любая цифра

75 Построитель выражений Forms – формы Reports – отчеты Функции: 1) встроенные; 2) функции пользователя (VB) Константы: пустая строка, Истина, Ложь Операторы: + - * / = = <> Not And Or Xor Общие выражения – время, дата, нумерация страниц ПКМ

76 Все данные, которые можно вычислить, не должны храниться в таблицах! ! ! Вычисляемые поля ввести Цена*Количество Выражение 1: [Цена]*[Количество] заменить Выражение 1 на Сумма ввести Цена*Количество Выражение 1: [Цена]*[Количество] заменить Выражение 1 на Сумма или ПКМ - Построить

77 Вычисляемые поля ввести Year(Дата) Выражение 1: Year([Дата]) заменить Выражение 1 на Год ввести Year(Дата) Выражение 1: Year([Дата]) заменить Выражение 1 на Год Задача: отобрать все заказы за 2007 год.

78 Запросы с параметрами Задача: вводить числовые данные для фильтра не в конструкторе, а при выполнении запроса. Пример: «Какой суммой Вы располагаете?» Любая неизвестная строка вызывает запрос

79 Виды запросов выборка создание таблицы добавление в существующую таблицу обновление (изменение данных) перекрестный запрос (сколько заработал каждый по месяцам) удаление записей итоговый запрос (сумма, среднее и т.п. по полю)

80 Режим SQL SQL = Structured Query Language (язык структурных запросов)

БАЗЫ ДАННЫХ. ACCESS Отчеты

82 Отчеты Отчет – это документ, содержащий информацию из базы данных и предназначенный для вывода на печать. Источник данных – таблица или запрос, несколько связанных таблиц/запросов (мастер).

83 Создание отчетов таблица или запрос (ЛКМ) таблица или запрос (ЛКМ) простой отчетконструктор пустой отчет мастер отчетов

84 Режимы просмотра отчета Представление отчета (без разбивки на страницы) Предварительный просмотр (как на печати, по страницам) Режим макета (можно менять оформление) Конструктор (добавление новых элементов)

85 Предварительный просмотр готовые варианты размер бумаги ручная настройка на печать

86 Конструктор отчетов Заголовок отчета – один раз в начале отчета. Верхний колонтитул – в начале каждой страницы. Область данных – информация из БД. Нижний колонтитул – в конце каждой страницы. Примечание отчета – один раз в конце отчета. ="Страница " & [Page] & " из " & [Pages] =Date() =Time() =Date() =Time()

87 Редактирование отчетов – свойства выбранного элемента Так же, как в конструкторе форм: ЛКМ – выделить элемент Добавление элементов:

88 Отчеты с группировкой группировка по должностям общая зарплата

89 Отчеты с группировкой (шаг I) Создание запроса, включающего все данные: (не обязательно, но проще) & - соединение символьных строк поля таблиц

90 Отчеты с группировкой (мастер) итоговые данные сортировка группировка

91 Отчеты с группировкой (конструктор) заголовок группы примечание группы

92 Настройка группировки (конструктор) или подробная настройка

Спасибо за внимание! Успехов в учебе!