Управление графиками работы и учет рабочего времени «полевых» сотрудников

Предпосылки В вашей компании работает большое количество территориально-распределенных сотрудников? Ваши сотрудники работают по разным графикам работы? Необходимо вносить изменения и корректировки в графики? Ваши сотрудники представляют различные продукты или услуги, проходят разные тренинги, которые назначаются разными тренерами в разное время и это их необходимо как-то совместить? 2 Если вы ответили «ДА» хотя бы на один вопрос, то вы наверняка сталкиваетесь с большими временными затратами на формирование и согласование графиков с информацией о рабочих сменах и с отсутствием полной и достоверной информации по сводным графикам.

Сферы применения решения Система может решать различные задачи по управлению экспертами, промоутерами, мерчендайзерами, консультантами и продавцами, работающими распределено в розничных сетях и предлагающих товары/услуги своих компаний. Возможные сферы применения: Для косметической области, где консультанты, промоутеры помогают покупателям подобрать косметику Для банков, где армии экспертов продают кредиты, страхование и другие финансовые услуги в рознице Для алкогольной промышленности, где консультанты/сомелье консультируют покупателей по продукции Для компаний из табачной отрасли, где промоутеры помогают определиться с выбором марки сигарет Для фармацевтической отрасли, где медицинские представители продвигают свои товары для аптек и врачей

Система автоматического формирования графиков и учета рабочего времени «полевых» сотрудников решает следующие задачи: Автоматическое формирование общего сводного графика, учитывающего индивидуальные графики работы сотрудников Получение актуальной информации о загруженности торговых точек Учет плановых и фактических показателей загрузки персонала Управление распределением персонала по торговым точкам Своевременное информирование сотрудников об изменениях в графиках работы (уведомления по электронной почте) Формирование отчетности для передачи контрагентам Решаемые задачи 4

Система автоматического формирования графиков и учета рабочего времени сотрудников создана на платформе Microsoft SharePoint 2013 как наиболее функциональной платформе для реализации подобных задач. О решении Сводный график работы сотрудников

Составляющие системы Благодаря системе автоматически формируется план, а по результатам работы за месяц рассчитываются фактические показатели. На основе данных формируется отчет, который отправляется контрагентам (торговые сети). Единая база данных о консультантах Для каждого консультанта создается персональная карточка. Доступ ко всем персональным данным разграничен правами доступа Построение графиков работы Система учитывает разные варианты графиков, в том числе и индивидуальные. В процессе координатор может вносить свои корректировки Управление информацией Через различные фильтры можно посмотреть интересующую информацию: по консультанту, по подразделению, по дню недели, по торговой точке и т.д. Функции редактирования Автоматизированное согласование После согласования и всех необходимых утверждений, система отправляет консультантам уведомления Управление расписанием тренингов Формирование расписания обучения с учетом рабочих графиков. Аттестация сотрудников

Составляющие системы, роли Консультант или аниматор Супервайзер управляет аниматорами, формирует отчеты о загрузке точек Региональный директор управляет активностями в торговых точках и утверждает сводный график консультантов Администратор системы назначает роли пользователям. создает и корректирует справочники. В системе настроена работа со списками: o Пользователи o Консультанты o Торговые точки o Регионы o Секторы o Марки o События o Активности для точек o Агентство Все данные загружаются из MS Excel в таблицы и поля системы. Можно загружать данные и вручную пользователями.

Преимущества системы // Наглядность отображения информации через использование разных цветов // Интерактивность: внесение изменений и получение подтверждений/одобрение в режиме онлайн // Быстрота согласования графиков работы позволяет избегать коллизий, возникающих в случае изменений и добавления в них новых событий // Точность учета рабочего времени, обеспечивающее прозрачность всех финансовых расчетов оплаты труда // Обеспеченность торговых точек - информация в режиме онлайн о наличии необходимого количества консультантов на точке // Быстрое получение различной отчётности для руководства, пользователей системы и контрагентов

Потенциал системы Развитие функционала построения отчетности – добавление собственных шаблонов для упрощения работы менеджеров с системой Управление планом продаж (план/факт) Расчет бонусов и компенсаций для консультантов Управление мероприятиями по обучению. Отображение результатов аттестации в карточке консультанта, что будет влиять на его бонусы Формирование отчетности о результатах продаж по каждому консультанту и торговой точке Добавление и управление мотивационными программами для полевого персонала

Описание ситуации: Более 800 консультантов и торговых представителей (аниматоров) с разными графиками работают на разных территориях и представляют различные продукты, проходят различные тренинги, которые назначаются в различное время разными тренерами Большие временные затраты на формирование и согласование графиков с информацией о рабочих сменах. Появление изменений еще больше затрудняло этот процесс Отсутствие полной и актуальной информации по общему, сводному графику Пример проекта в Лореаль 10

Цели проекта Формирование индивидуальных графиков работы и распределение консультантов и аниматоров по торговым точкам Формирование отчетности об обеспеченности торговых точек онлайн Быстрое формирование единого графика с учетом всей имеющейся информации о консультантах, загруженности точек и расписания тренингов Удобный доступ к единой базе консультантов и промоутеров

Система организации и контроля работы консультантов и аниматоров позволила добиться следующих результатов: Формирование индивидуальных графиков, сведение их в единый Управление обеспечением торговых точек Учет плановых и фактических показателей загрузки консультантов Получение актуальной информации о загруженности торговых точек и сотрудниках Своевременное информирование консультантов об изменениях в графиках работы (рассылка по электронной почте) Формирование отчетности для предоставления контрагентам (в торговые сети) Результаты 12

Почему TerraLink? Более 25 лет успешной работы на Российском рынке Золотой партнер Microsoft c рядом подтвержденных компетенций Большая экспертиза и опыт внедрения масштабных и технически сложных решений Опыт успешной реализации целого ряда других проектов для LOréal

Спасибо за внимание! +7 (495) Ольга Лохтина Директор по развитию портальных решений