Індексування процес перекладу змісту документів із природної мови на штучну інформаційно-пошукову мову (ІПМ), в результаті чого створюється пошуковий образ документа (ПОД) і пошуковий образ запиту (ПОЗ). У такий спосіб відбувається згортання інформації, що знаходиться в документі, і перетворення її на ІПМ у вигляді індексу, рубрики, коду (класифікаційною мовою) або дескриптора, ключового слова (дескрипторною мовою).інформаційно-пошукову мову (ІПМ)індексурубрики коду

Суть індексування полягає в тому, щоб передати зміст документів, а в разі необхідності й деякі формальні ознаки у вигляді коротких закодованих повідомлень, так званих пошукових образів документів (ПОД). Наявність ПОД забезпечує подальший пошук документів завдяки зіставленню ПОД із пошуковим приписом. Це завдання присвоєння документам (їх копіям, графічним образам, електронним файлам документів), що дозволяють швидко класифікувати, сортувати та шукати інформацію в архіві, що міститься в документах, в архіві без перегляду самого документа.документів

Поняття документних класифікацій

Документні класифікації поділяються на: С истематичні; Ф ормальні: П редметні. Види документних класифікацій

Основна мета документної класифікації забезпечити зберігання і пошук інформації, сприяти вивченню накопичених людством знань, культурному розвиткові суспільства.

Вимоги документних класифікацій Науковість Універсальність БагатоаспектністьАдаптивність Чіткість й простота побудови

Суть вимоги науковості полягає в тому, що класифікація має відтворювати сучасний рівень розвитку науки і практичної діяльності людей, реальні звязки між галузями науки і сферами діяльності, обєктивні закони розвитку природи і суспільства. Універсальність класифікації полягає у максимальній повноті відображення всієї сукупності людських знань; у наданні можливості відобразити документи на різних носіях інформації, виданих різними мовами;. Вимога багатоаспектності виявляється у можливості класифікації відображати документи в різних аспектах з урахуванням їх змісту і певних формальних ознак (вид, читацьке призначення, мова публікації тощо). Суть вимоги адаптивності полягає і в тому, що у класифікації має бути враховано умови, в яких її використовують, вона має легко скорочуватись або розгортатися залежно від конкретних потреб. Вимога чіткості й простоти побудови, яка забезпечує одержання потрібної інформації у мінімальні строки при найменших затратах праці й у стислому обсязі.