General information about Microsoft Access

It allows you to store large amounts of data, process them, automate frequently used operations, develop convenient entry forms and view data, make complex reports Microsoft Access Database Management System

Access database contains four types of objects: Tables requests shape Reports Tables requests shape Reports The structure of the database

To start working in Microsoft Access, follow these steps: 1. Click the Office Button click to create 2. Click on the new database on the page "Getting Started with Microsoft Access» 3, Specify the file name and click the button to create

Tables are used to store data, sorted in rows and columns Table-set of records. The columns in the table are called fields and the rows - records Тables

How to create a table Through wizard AT mode Design through data entry and determining fields in table mode

Fields The field-value of a specific attribute of the object (for example, patient name, date of birth, diagnosis), the date of receipt Field Settings Name polarization contains up to 64 characters (letters figures gaps Data type It serves to limit information that You can enter in a field, and descriptions (eg for the purpose of a field of numeric type prevents incorrect text input Properties polarization is an attribute of the field, responsible for data display and user input The contents (the actual data)

The key table is one or more fields that uniquely identify records in the tables. The table can not be a record with the same key values. Key table Ключ записи служит нескольким целям. Если сортировка таблицы не задана, записи упорядочиваются по значению ключа. Кроме того, ключи используются при определении взаимосвязи таблиц, с помощью которой устанавливается соответствие между записями двух таблиц, состоящих из нескольких полей. Примером часто используемого ключа является табельный номер сотрудника, т.к. каждому сотруднику присваивается уникальный номер.

Создание таблицы в режиме конструктора Для создания таблицы выполните следующие действия: На вкладке Создание нажмите на кнопку таблица Щелкните на вашей таблице правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор Укажите имя таблицы и нажмите на кнопку OK

Укажите имя поля и тип данных,который будет соответствовать этому полю (например текстовый, числовой, дата/ время, логический) Щелкните правой кнопкой мыши на том поле, которое вы хотите сделать ключевым и поставьте ключ Закройте вашу таблицу и нажмите сохранить

Служат для ввода и просмотра данных. В них представлены визуальные подсказки, упрощающие работу с данными Формы

Создание формы с помощью мастера Щелкните на вкладку Создание выберите кнопку Другие формы,затем Мастер форм Выберите таблицу или запрос для которой построите форму С помощью стрелочки добавьте поля для будущий формы и нажмите на кнопку Далее

Выберите внешний вид формы (например в один столбец и нажмите на кнопку Далее Выберите стиль формы и нажмите на кнопку Далее Задайте имя формы и нажмите на кнопку Готово

Служат для извлечения и обработки данных.С их помощью можно объединять данные из разных таблиц Запросы

Создание запроса с помощью конструктора На вкладке создание выберите пункт Конструктор запросов Добавьте таблицы, которые послужат источником для запроса Закройте окно добавления таблицы Удерживая левую кнопку мыши перетащите поле из вашей таблицы в Поле будущего запроса

Отчеты Служат для подведения итогов и печати данных

Создание отчета с помощью мастера на вкладке Создание нажмите на кнопку Мастер отчетов Выберите таблицу или запрос, для которой вы хотите построить отчет С помощью стрелочки добавьте поля, которые будет содержать отчет и нажмите на кнопку Далее

Вы можете добавить уровни группировки(если нет в этом необходимости, пропустите этот пункт) и нажмите на кнопку Далее Задайте порядок сортировки (если нет в этом необходимости, пропустите этот пункт) и нажмите на кнопку Далее Выберите вид макета (например в столбец или табличный) и нажмите на кнопку Готово

Автор: Парфенова Н.В. Используемая литература: Т.И. Немцова, Ю.В. Назарова Практикум по информатике Используемая литература: Т.И. Немцова, Ю.В. Назарова Практикум по информатике