Правила деловой переписки и оформление документации Подготовила студентка группы 4 ГК -8 с Пашухина Мария

Достаточно часто первый деловой контакт – это письмо, и если не придавать должного внимания этикету делового письма, то знакомство может не состояться и вы можете потерять клиента и делового партнера. Для ведения деловой переписки используется естественно официально - деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.

Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес. Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.

Правила составления деловой корреспонденции и ведения переписки сформировались более 150 лет назад. Принято считать, что впервые они были введены в Англии. При составлении деловых писем зарубежным и отечественным партнерам стоит учитывать некоторые особенности. о которых будет сказано чуть ниже. Но, несмотря на различия, есть и общие правила, которые характерны как для российского, так и для зарубежного этикета делового письма.

Текст делового письма должен быть написан простыми фразами ( не нужны витиеватые обороты речи ) в нейтральном тоне ( не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости ) без излишних подробностей ( которые не относятся к рассматриваемому вопросу ). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок. Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т. д.

Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения : « Уважаемый господин Новосельцев !» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер, « Уважаемая Евгения Станиславовна !» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию, « Уважаемые господа !» – употребляется при коллективном обращении.

Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей : сначала объясняют причины, основания, цели написания письма, затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации, завершают послание кратким резюме, подведением итогов (« надеемся …», « уверены …»). Как излагается деловое письмо : Просим предоставить данные о..., подтверждаем получение …, направляем на рассмотрение проект договора … и т. п. Или ЗАО « Канитель » гарантирует оплату …, ООО « Капелька » сообщает о получении … и т. п.

В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например : « С уважением,» « Искренне Ваш » или в более позитивном ключе – « С наилучшими пожеланиями », « С надеждой на продолжение сотрудничества », « С интересом ждем от Вас новых предложений », « Всегда рады оказать Вам услугу » и др.

Перед тем как начать писать письмо деловому партнеру, стоит определиться по следующим пунктам : 1. Вид письма ( сопроводительное, письмо - заказ, письмо - извещение, письмо - заказ, письмо - напоминание, письмо - презентация, письмо - отказ, гарантийное письмо и т. д.). 2. Предполагается ли получение ответного письма. В некоторых ситуациях ответ не письмо не требуется, например письмо - презентация. 3. Будет ли содержание письма однозначно и точно понятно вашему адресату. Не возникнут ли неясности относительно вопроса переписки ? 4. Уверены ли вы, что письмо, отправленное почтой, дойдет в срок ? Если нет, то лучше воспользоваться факсом, услугами почтовых служб экспресс - доставки (DHL, UPS и др.) или отправить письмо по электронной почте.