Понятие о документах, способов документирования, носителях информации и функциях документа. Выполнила студентка 122 группы Ульяновская Александра

Документ материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы, В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, т.к. принятое решение записывают, закрепляют в документе..

Документы различают: По назначению: организационные документы (Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность); распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение); информационно-справочные документы (Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);

учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет- фактура, Накладная, Акт и т.п.); нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы;

По времени создания первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т.д.); По способу изготовления черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал); По типу содержания текстовые,иконические (графические), идеографические;(схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные; По способу представления электронный, на бумажных носителях;

По месту издания внутренние, внешние; По направлению отправки входящие, исходящие; По распространению опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные; По необходимости технических средств человекочитаемые, машиночитаемые; По уровню секретности несекретные, секретные, с разным уровнем секретности, конфиденциальные и т.д.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока: Информационная функция каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации; Функции, обеспечивающие процесс управления; Функции, носящие культурно- исторический характер.

Общие функции документа: Информационная определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации; Коммуникативная документы являются средством обмена информацией; Социальная состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа: Управленческая в ней документ выступает как средство управления деятельностью; Организационная документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений; Правовая документ может являться письменным доказательством и быть источником права; Общекультурная способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе; Историческая документ является историческим источником.

Юридический документ Юридический документ материальный носитель, оформленный и составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства, создающий у лиц права и обязанности.

Под способом документирования понимается действие или совокупность действий которые применяются в процессе записи информации. По мере развития человечества количество этих способов постоянно увеличивалось, используемые на сегодняшний день.

Способы документирования условно можно разделить на две группы: традиционные (начертание, выжигание, тиснение и др.) технические (осуществляемые с помощью техники и определяемые её развитием)

Соответствие. Термины Определения 1 Документ 1 документы являются средством обмена информацией 2Юридический документ 2 документ выступает как средство управления деятельностью 3Комуникативная функция 3 определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации 4 Документирование 4 материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста 5Управленческая функция 5 совокупность методов и создания документов 6 Информационная функция 6 материальный носитель, оформленный и составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства, создающий у лиц права и обязанности.

Благодарю за внимание !