Эффективное распределение рабочего времени Заметки по мотивам тренинга для самостоятельного изучения. Подготовила: Шелковникова Оксана oshelkovnikova.ru «Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках свое время, держит в руках свою жизнь» Алан Лэкейн

Инструменты тайм-менеджмента. Пожалуйста, запомните: дефицита времени нет. У нас много времени, чтобы сделать все, что мы по-настоящему хотим. Если вы, как многие люди, «слишком заняты", чтобы успешно работать, то имейте в виду, что есть множество людей, которые гораздо более заняты, чем вы, но успевают сделать больше, чем вы. У них не больше времени, чем у вас. Они просто гораздо лучше используют время! Эффективное использование времени это такое же искусство, как умение водить машину. И этим навыком можно овладеть.

Законы управления временем Эдварда Мерфи Если какая-нибудь неприятность может произойти, она произойдет. Не все так легко, как кажется. Если обращаться с чем-либо неправильно достаточно долго, оно непременно сломается. Если вы хотите угодить всем, кому-то это не понравится. Результаты всегда обманут ваши ожидания. Чем бы вы ни хотели заняться, всегда найдется то, что необходимо сделать в первую очередь. Если вы пытаетесь объяснить что-то так, чтобы поняли все, кто-то обязательно вас не поймет. Никогда не знаешь, что случится, пока это не случится (а затем все следует несколько раз перепроверить). Если все идет по плану, это является верным признаком того, что что-то пойдет не так. Единственное, что можно прогнозировать на сегодняшний день, так это то, что случится что-либо непредвиденное.

1. Нечеткая постановка цели. 2. Отсутствие приоритетов в делах. 3. Попытка слишком много сделать за один раз. 4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения. 5. Плохое планирование трудового дня. 6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол. 7. Чрезмерное чтение. 8. Скверная система досье. 9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе). 10. Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров. 11. Недостатки кооперации или разделения труда. 12. Отрывающие от дел телефонные звонки. 13. Незапланированные посетители. 14. Неспособность сказать «нет». 15. Неполная, запоздалая информация. 16. Отсутствие самодисциплины. 17. Неумение довести дело до конца. 18. Отвлечение (шум). 19. Затяжные совещания. 20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям. 21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь. 22. Болтовня на частные темы. 23. Излишняя коммуникабельность. 24. Чрезмерность деловых записей. 25. Синдром «откладывания». 26. Желание знать все факты. 27. Длительные ожидания (например, условленной встречи). 28. Спешка, нетерпение. 29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел. 30. Недостаточный контроль за перепорученными делами. «Истинно велик тот человек, который сумел овладеть своим временем. (Гесиод) «Поглотители» и «ловушки» времени. Определите пять ваших основных «поглотителей» и «ловушек» времени.

2. Важные и несрочные Это самая важная категория, к ней относятся те дела, ради которых вы живёте - ваши долгосрочные цели, мечты. Они могут казаться далекими и недостижимыми, но это пока. Если сосредоточь основные свои усилия на задачах этой группы, то они принесут самую большую пользу. Эйзенхауэр советовал каждый день, вставая с постели, напоминать себе, что у вас есть жизненный проект - и дневные дела должны быть, в первую очередь, подчинены ему. Сюда же относится и здоровье, поскольку без здоровья все остальные категории не имеют смысла. 3. Неважные и срочные Сюда попадают всякие якобы неотложные дела, в действительности таковыми не являющиеся. Иногда они пытаются маскироваться под дела 1 категории. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т. п. Такие просьбы следует перепоручать другим, или отказываться от них вовсе. 4. Неважные и несрочные К этой категории относится большинство ежедневных дел, которые практически не делают вклада в улучшение вашей жизни и не приносят никакого результата. Это мелочи, отнимающие время - пустая болтовня по телефону, просмотр сериалов и другие поглотители времени. Такие дела необходимо решительно выбрасывать из своего распорядка дня. Хотя они могут казаться нужными небольшими радостями жизни, на самом деле это не что иное как пожиратели времени. А удовольствия и радости можно получать в избытке из дел пункта 2. Матрица Эйзенхауэра Эйзенхауэр предложил разбивать все дела на группы в зависимости от их срочности и важности. Если изобразить это на бумаге, то получится матрица, в которой можно будет выделить несколько групп дел. Такой подход позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Дуайт Эйзенхауэр выделял четыре группы дел, на которые уходит ваше ценное время. 1. Важные и срочные Сюда относятся все действительно неотложные дела, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления. К ним относятся: аварийная ситуация, болезнь, дедлайн, семейный кризис, угроза жизни. Появление таких задач необходимо предвидеть и по возможности предотвращать.

Эффективная расстановка приоритетов. Матрица Эйзенхауэра Дела можно поместить в одну из этих четырех областей: Важное \ срочное Важное \ не срочное Не важное \ срочное Не важное \ не срочное «Важное» - ведет к наиболее продуктивному использованию времени сотрудника. Вносит вклад в цели и задачи человека в наибольшей степени. Больше всего влияет на жизнь человека в долгосрочной перспективе. «Срочное» (время поджимает): нужно выполнить сейчас. Может способствовать или не способствовать достижению цели человека (менеджера, специалиста, коллеги, партнера). Скорее безотлагательное, чем важное.

Базовые инструменты Time-менеджмента «Лягушка на завтрак» Небольшое дело, которое мы откладываем на «потом», его сделать можно но не приятно. Рекомендовано: сделать его ПЕРВЫМ («съесть на завтрак») и потом день будет более продуктивен, так как нет «груза» с неприятной задачей. «Съесть слона по частям» Большое дело, которое не беру в работу, так как не понятно с чего начинать, и дело кажется нереальным. Рекомендовано: разделить большое дело на части; создать план работ (мини проекты) со сроками и ответственными. Тогда проект будет быстрее реализован. «Дырки от сыра» Когда на все времени не хватает, конкретно выделить время на что-то не предоставляется возможным, тогда делаем дела во время «дырок» Рекомендуется: набрасывать маленькие этапы дела, например для отчета: просто создай шаблон. Потом просто вставь список из другого документа, и так далее… вставляй элементы. Пока не получится вся картина (Сыр готов)

«Эффект отпуска» Дали дело, срок - месяц Сел за дело за 2 дня до срока! Купили билеты в отпуск, и сразу же собираю чемодан (купила купальник, выбрала экскурсии) все готов о и понятно за месяц до старта путешествия.

Рекомендуемая литература 1. Алан Лэкейн, «Исскуство успевать» 2. Зайверт Лотар, Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время 3. Керри Глисон, «Работай меньше, успевай больше» 4. Дэвид Аллен, «Как привести дела в порядок» 5. Стивен Кови, «7 навыков высокоэффективных людей» 6. Патрик Форсит: «Начинайте с главного» 7. Данил Гранин «Эта странная жизнь» Ссылка на тест: qkashrcgv3echk/