Компьютерные технологии в деятельности секретаря Руководитель Исполнитель

Актуальность данной работы неоспорима, так как на современном этапе развития документационного обеспечения управления в России, как для рядовых сотрудников, так и для секретарей нет единой базы управления документооборотом. Целью данной работы является рассмотрение появления систем автоматизации документооборота в России, изучение и определение эффективности таких систем.

Для достижения цели необходимо выполнить следующие задачи: 0 изучить историю появления и развития компьютерных технологий в России; 0 рассмотреть разновидности технических средств, обеспечивающих работу секретаря; 0 проанализировать компьютерные средства подготовки документов; 0 продемонстрировать работу российских систем автоматизации документооборота; 0 определить пути совершенствования компьютерных технологий в деятельности секретаря.

Современные российские технологии ДОУ развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов. Россия с большим опозданием переходит к компьютеризации управления делопроизводством. Во второй половине 90-х гг. на российском рынке появилось большое число программ, обеспечивающих компьютеризацию финансового планирования, бухгалтерского учета и отчетности.

Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве Помощь в создании документа Передача документа на любое расстояние Регистрация документа Контроль над исполнением документа Перевод теста с другого языка Защита документа

Технические средства, находящиеся в распоряжении секретаря представлены:

Составление и редактирование документов Регистрация и контроль исполнения документов Хранение и поиск документов, другой полезной информации Прием и передача документов по каналам связи.Архивное хранение документов Организация своего рабочего времени и времени руководителя Компьютер помогает выполнять широкий круг задач :

Порядок подготовки документа в текстовых или графических программах предполагает последовательность определенных действий: Создание документа и набор в нем текста Редактирование введенного текста Форматирование (оформление) Сохранение документа в виде файла Печать / отправка файла

Электронный документооборот по сравнению с традиционным бумажным имеет целый ряд преимуществ:

Сейчас в России существуют и используются более 16 основных систем автоматизации документооборота, рассмотрим более подробно самые распространенные отечественные продукты

Корпоративная система «Кодекс: Документооборот» это комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов, обеспечивающих автоматизированное решение задач делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и других организациях. «Кодекс: Служебная корреспонденция» «Кодекс: Контроль исполнения документов» «Кодекс: Справочная система документооборота» «Кодекс: Система подготовки документов» «Кодекс: Письма и обращения граждан» «Кодекс: Обмен документами» «Кодекс: Система регистрации нормативных и распорядительных документов»

OfficeMedia Делопроизводство предназначена для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства и предоставляет руководителям всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение «Обращения граждан» «Организационно- распорядительные документы» «Регистрация документов» «Библиотека рабочих документов» «Согласование»«Ознакомление»

«Гран-Док» специализированная система для автоматизации делопроизводства и документооборота в государственных и муниципальных структурах управления. «Гран-Док Lite» «Гран-Док сетевая версия» «Гран-Док корпоративная версия»

Работа руководителя напрямую зависит от коммуникации секретаря. Таким образом, рабочее место и технические средства во владении секретаря должны находиться на современном уровне. Чем быстрее секретарь обрабатывает информацию, тем быстрее руководитель сможет принять решение.

Спасибо за внимание!