Работу выполнил Власов Д.А.

Исполнение запросов. Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов, в том числе социально-правовых. По данным Росархива ежегодно в государственные архивы поступает 10 млн запросов. До 80% рабочего времени сотрудников архивов поглощает подготовка архивных справок. Поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах.

Архив исполняет запросы (обращения граждан и организаций): Тематические запросы по определенной проблеме, теме, событию, факту; Биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц; Генеалогические запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух и более лиц, истории семьи, рода; Запросы социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Запрос это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан фамилии, имя, отчества), почтового и / или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации. Запрос пользователя рассматривается директором архива или заместителем директора и направляется на исполнение специалисту, ответственному за исполнение запросов. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

При поступлении в архив Интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и /или почтового адреса, ему направляется уведомление о приёме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Исполнение тематического запроса организации или гражданина организуется в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора). Генеалогический запрос пользователя архив исполняет в порядке оказания платных услуг.

При отсутствии возможностей по исполнению генеалогических запросов архив рекомендует пользователю проводить самостоятельный поиск интересующей его информации генеалогического характера в читальном зале архива. Запрос социально-правового характера исполняется архивом безвозмездно, за исключением срочных запросов. Срок исполнения запроса социально-правового характера составляет 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя. Срок исполнения запроса по научно-справочному аппарату архива не более 15 дней с момента регистрации.

Архивные справки, выписки и копии, а также подлинные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность. Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного документа, остающейся в архиве, указывая в расписке свои паспортные данные: 1) серию, 2) номер, 3) дату, 4) организацию, его выдавшую.

о привлечении к уголовной ответственности, о судимости, лишении прав гражданства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности и т.д., то их архивные копии, выписки и справки высылаются в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда они направлены.

Отдельные документы из подшитых и обработанных дел не выдаются. Допуск для работы в архиве сотрудников других организаций и частных лиц дает руководитель на основании письменного ходатайства организаций, действительного, как правило, в течение 1 года. Выдача дел во временное пользование в сторонние организации оформляется типовой формой Акта о выдаче дел во временное пользование (скрепляемой подписями руководителей и печатями передающей дела организацией и получателя). Выдача дел сотрудникам фиксируется в архиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя. Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающих документы, так как пользователи несут ответственность за сохранность и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работали. При обнаружении недостачи дел, документов или отдельных листов, она должна быть зафиксирована, так как на этом основании должен решаться вопрос о привлечении виновных к ответственности.

Спасибо за внимание