Информационное обеспечение представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно - справочную информацию ( НСИ ), классификаторы технико - экономической информации и системы документации ( унифицированные и специальные ).

Комплексность – информация должна отражать все стороны деятельности службы : техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями. Оперативность – получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом ее завершения. Систематичность – требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно. Достоверность – информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

Внемашинное информационное обеспечение включает : систему классификации и кодирования информации ; системы управленческой документации ; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию. Во внемашинной сфере обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами : от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию ( приказы, распоряжения, плановые задания, планы - трафики и т. п.); по линии обратной связи - от объекта к органу управления - следуют документы, содержащие учетно - отчетную информацию ( информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления ).

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Основным элементом внутримашинного ИО является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя. Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне осуществляется реализация информационной базы с использованием современных технических средств.

Основу технического обеспечения СУП организации составляет комплекс технических средств (KT С ) - совокупность взаимосвязанных и ( или ) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и предоставления информации, а также средств оргтехники. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и за счет возможности использования экономико - математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации

Все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп : v сбора и регистрации, v передачи, v хранения, v обработки, v выдачи информации. Однако следует отметить, что эта классификация технических средств службы управления персоналом организации условна, так как многие типы технических средств выполняют комплекс функций, относящихся к разным классификационным группам.

Техническое обеспечение службы управления персоналом может потребовать значительных капитальных вложений. Следует помнить о том, что техническое обеспечение является наименее гибкой частью системы управления, поэтому ошибки в выборе технических средств и комплектовании технической базы могут привести к серьезным, трудно поправимым последствиям. Эксплуатация средств оргтехники, как и других технических средств, связана с множеством различных факторов, которые следует учитывать при организации и внедрении этого процесса. Сложность эксплуатации заключается в создании условий, обеспечивающих высокоэффективный производственный процесс и безопасность в работе, предупреждение травматизма и возникновения профессиональных заболеваний