Системы электронного документооборота

Основные понятия электронного документооборота Документооборот движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р ); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный документооборот (ЭДО) единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Машиночитаемый документ - документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации. Электронный документ (ЭД) документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Электронная подпись (ЭП) аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные определения Системы управления делопроизводством (СУД) - информационные системы, позволяющие автоматизировать работу с документами на всех этапах, начиная с регистрации и заканчивая списанием в архив. СУД являются составной частью, ядром корпоративных информационных систем.

Определение СЭД Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко- читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению. Система электронного документооборота (СЭД) организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Основные принципы электронного документооборота Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Классификация систем электронного документооборота Универсальные «коробочные» СЭДО: - стандартный набор функций; - невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации; - низкие временные затраты на приобретение и установку; - относительно низкая стоимость; - необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место. Индивидуально разрабатываемые СЭДО: - максимально персонифицированная система; - большие временные затраты; - высокая стоимость разработки; - сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения. Комбинированные СЭДО: - базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули; - полное соответствие нуждам предприятия; - небольшие временные затраты на разработку и внедрение; - стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа; - передача заказчику прав на продукт; - простота освоения и использования; - полная локализация; - удобный интерфейс; - взаимодействие с существующими офисными приложениями.

Назначение систем электронного документооборота Изначально системы электронного документооборота рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и организационно- распорядительными документами, но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: - управление взаимодействием с клиентами, - обработка обращений граждан, - автоматизация работы сервисной службы, -организация проектного документооборота и др.

Нормативно-правовая база электронного документооборота Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы: ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. 28); Федеральный закон от 10 января 2002 г. 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от ); ГОСТ Р Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст); Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»; Федеральный закон от 27 июля 2006 г. 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152- ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».

Функции систем электронного документооборота СЭД обеспечивают: процесс создания документов, процесс управления доступом; процесс распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, контроль над потоками документов в организации, конвертацию данных, безопасность данных, организацию хранения электронных документов, работу с документами (в частности, поиск документов как по атрибутам, так и по содержимому), автоматическое отслеживание изменений в документах, сроки исполнения документов, движение документов.

Классификация СЭД по соответствию основным задачам делопроизводства специализированные системы автоматизации делопроизводства ; системы автоматизации документооборота; системы управления потоком работ; электронные архивы документов; системы коллективной обработки документов.

Классификационные признаки автоматизированных систем документационного обеспечения управления Автоматизированные системы документационного обеспечения различаются по следующим признакам: по типу информации, на обработку которой ориентирована система (фактографическая или документационная); комплексности охвата различных фаз жизненного цикла документа; по набору реализуемых делопроизводственных задач и предлагаемых технологий их решения; по степени открытости, т.е. возможности наращивания функций и совместимости с иными информационными технологиями; по множеству иных характеристик автоматизированных систем данного функционального назначения.

Правовое и организационно-методическое регулирование электронного документооборота ГОСТ устанавливает состав, содержание, правила оформления документа «Техническое задание на создание (развитие и модернизацию) системы», а также порядок его разработки, согласования и утверждения 80. В этом стандарте отмечено, что включаемые в техническое задание требования должна «не уступать аналогичным требованиям, предъявляемым к лучшим современным отечественным и зарубежным аналогам»81. Разработанный в 2004 г. ГОСТ Р определяет основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного регламента административной и служебной деятельности организаций. Он распространяется на автоматизированные системы обработки информации и управления учреждений, предприятий и организаций независимо от формы собственности и подчинения. ГОСТ устанавливает состав, содержание и представление реквизитов описания электронных информационных ресурсов, являющихся базами данных и машиночитаемыми информационными массивами, предоставляемыми владельцами для регистрации и использования третьим лицам. Требования содержанию, построению и оформлению текста рефератов и аннотаций в документы устанавливает ГОСТ

Основное препятствие перехода к электронному документообороту в нашей стране – это не отсутствие электронных систем делопроизводства на отечественном рынке, а несовершенство государственной нормативно-правовой базы электронных документов. Существующие на сегодняшний день нормативные документы охватывают далеко не полный объем проблем и регламентируют далеко не все вопросы, возникающие в процессе работы с документацией, до сегодняшнего дня не создан стандарт работы с электронными документами, обеспечивающий признание их юридической силы. В России до сих пор не принят единый нормативный акт, всесторонне определяющий порядок создания и применения электронных документов. Поэтому полностью исключить бумажные документы из работы невозможно, поскольку большое количество документов, имеющих юридическую силу, представлено в бумажном виде, и такое положение вещей будет оставаться еще достаточно долго. Не смотря, на все эти проблемы, вопрос о необходимости автоматизации делопроизводства, о переходе организации на электронный документооборот имеет положительный ответ. Такой ответ диктуется временем.