Основные определения Документ – информация, зафиксированная на материальном носителе в соответствии с определенными правилами. Документ обеспечивает хранение информации, важной для одного человека или группы лиц.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Делопроизводство (ДОУ – документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними

Делопроизводство подразделяется на три этапа : 1. Документирование – это процесс создания и оформления документа 2. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления 3. Архивное дело - организация хранения документов

Задачи делопроизводства: 1. Создание документов, т.е. фиксация их на материальном носителе 2. Регистрация и контроль исполнения документов 3. Продвижение документов (обмен информацией) 4. Систематизация и хранение документов

Для решения задач ДОУ могут использоваться следующие средства ИКТ: Задача Средства ИКТ Создание документов Текстовые редакторы, табличные процессоры, графические редакторы, программы-переводчики Регистрация и контроль документов Программы по автоматизации управления и организации труда секретарей Продвижение документов Компьютерные сети Хранение и систематизация документов Базы данных

Электронный документооборот (ЭДО) технология работы с документами, представленными в электронном виде («безбумажное делопроизводство»)

Понятие электронного документа Электронный документ (ЭД) документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла

Основные подразделения предприятия:

Администрация – руководящий персонал (директора, их заместители, распорядители и т.д.). Задача администрации – общее руководство и контроль деятельности всех подразделений организации. Службы управления – помогают администрации в решении управленческих задач. Занимаются подготовкой и продвижением документов.

Основные подразделения предприятия: Канцелярия – занимается служебной перепиской, оформлением текущей документации. В канцелярии обрабатываются документы, поступающие извне (регистрируются, сортируются, переадресуются в подразделения) Отдел кадров – решает все вопросы, связанные с подбором сотрудников, приемом их на работу, увольнением, выходом на пенсию и т.д. Данные о работниках хранятся в виде личных дел, трудовых книжек, учетных карточек.

Основные подразделения предприятия: Бухгалтерия – занимается финансовыми вопросами организации и расчетом заработной платы сотрудников. Архив – обеспечивает хранение документов, их учет, а также уничтожение по истечении срока хранения.

Основные подразделения предприятия: Службы обеспечения - занимаются снабжением предприятия всем необходимым для организации работы: оборудованием, материалами, комплектующими и т.д. Производственные подразделения – выполняют основную функцию, ради которой создавалось предприятие (производственные цеха, лаборатории, технологические отделы и т.д.)

Этапы документооборота: Обработка документов, поступающих на предприятие Рассмотрение документов службами управления Движение документов внутри предприятия Обработка документов, отправляемых адресатам Обработка документов, отправляемых на хранение

Классификация документов По способу представления информации Письменные Графические Фотодокументы Видеодокументы Аудиодокументы

Классификация документов По типу носителя: Бумажные электронные

Классификация документов По сфере действия: Служебные Личные

Классификация документов По месту составления: Внешние Входящие (поступают из других организаций) Исходящие (передаются в другие организации) Внутренние – создаются и имеют хождение только внутри организации

Классификация документов По назначению: Организационные Распорядительные По личному составу Информационно-справочные

Классификация документов Организационные: Устав штатное расписание должностная инструкция правила внутреннего распорядка

Классификация документов Распорядительные Приказ Распоряжение Решение

Классификация документов Документы по личному составу приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность и т.д.) трудовые книжки индивидуальный трудовой договор (контракт) личное дело

Классификация документов Информационно-справочные: Письмо Факс Докладная записка И т.д.

Классификация документов По гласности: Секретные Для служебного пользования Несекретные

Классификация документов По срочности: Срочные Несрочные

Классификация документов По форме составления: Типовые Индивидуальные

Классификация документов По срокам хранения: Временные Постоянные

Правила оформления документов

Требования к оформлению документов устанавливаются государственным стандартом: ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Каждый вид документа (акт, протокол, письмо и т.д.) имеет определенный набор реквизитов. Реквизит – это обязательный элемент оформления официального документа В действующем ГОСТе приводится 30 реквизитов. Все они имеют строго определенное расположение на бланке документа. Реквизиты не равноценны. В зависимости от типа и назначения документа, какие-то могут отсутствовать.

Формуляр - совокупность реквизитов, присущих определенному виду документа, и шаблон их расположения в документе

Для чего нужны реквизиты: 1. Обеспечивают юридическую силу документов: 2. Позволяют ускорить поиск документов; 3. Дают возможность применять компьютерную технику для обработки деловых документов.

Графические Текстовые Простые Сложные герб печать эмблема гриф утверждения гриф согласования адресат и др. дата Реквизиты

Действующим ГОСТом установлены следующие реквизиты документов: 01 – Государственный герб Российской Федерации; 02 – герб субъекта Российской Федерации; 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 – код организации; 05 – основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН); 06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 – код формы документа; 08 – наименование организации; 09 – справочные данные об организации; 10 – наименование вида документа; 11 – дата документа; 12 – регистрационный номер документа; 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 – место составления или издания документа;

15 – адресат; 16 – гриф утверждения документа; 17 – резолюция; 18 – заголовок к тексту; 19 – отметка о контроле; 20 – текст документа; 21 – отметка о наличии приложения; 22 – подпись; 23 – гриф согласования документа; 24 – визы согласования документа; 25 – оттиск печати; 26 – отметка о заверении копии; 27 – отметка об исполнителе; 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 – отметка о поступлении документа в организации; 30 – идентификатор электронной копии документа.

Схема расположения реквизитов на документе: Каждый документ имеет три части. Заголовочная часть - содержит реквизиты, расположенные до основного текста. Заголовочная часть делится на левую и правую половины. Основная часть - содержит информацию по сути документа (основной текст). Оформляющая часть - содержит реквизиты, расположенные после текста. Заголовочная часть Основная часть Оформляющая часть