1 Cum scriu un proiect? Cum scriu un proiect? Ghid de reguli şi principii de bază în scrierea unui proiect Veaceslav BULAT

2 Introducere

3 ABC Proiect Cerere de finanţare Finanţator Scopul proiectului Obiective Activităţi Plan de activităţi Grafic Gantt Rezultate Indicatori Mijloace Buget Matrice Cadrul Logic

4 Proiect S S cop A A ctivităţi T T imp B ani L R

5 Ce este un proiect? orientate spre obţinerea de rezultate concrete un pachet distinct de activităţi realizate într-o locaţie dată şi de-a lungul unei perioade de timp, urmând un calendar pre-definit pentru atingerea unui scop, vizat de un grup intă de beneficiari conform condiţiilor prevăzute în cererea de finanţare /contract pe baza unui cost total al proiectului pentru activităţi a cărui impact este mai mare decât costurile lui sub conducerea unei instituii responsabile pentru proiect

6 Un proiect public: o investitie sociala Proces complex, implicind un larg numar de beneficiari cu interese comune sau contradictorii AGRICULTURA CONSTRUCTII SANATATE EDUCATIE ENERGIE 2. Identificat : in relatie cu nevoile grupurilor tinta 3. Formulat : definit intr-un mod stabilit 4. Finantat : adesea de diferiti contribuabili 5. Implementat : activitiati indeplinite pentru a obtine resultate 6. Evaluat : pentru a explica si a trage lectii din experienta TRANSPORT 1. Programat : integrat intr-un cadru coerent la nivel national/regional

7 Principii de elaborare a proiectului Fazele ciclului proiectului – proces de decizie structurat & documentat Orientarea spre beneficiari/Factori interesati Planificarea cadrului logic – structura completa si consistenta a proiectului Durabilitatea - conditii care sa asigure curgerea continua a beneficiilor Abordarea integrata – documentatie integrata, consistenta si standardizata Format de baza

8 Ciclul de viaţă al unui proiect Programare Identificare FormulareImplementare Evaluare&Control Finantare

9 Programare Scop Stabilirea obiectivelor pe termen lung Implicare Factori de decizie Pasi þAnaliza generala a situatiei curente þ Analiza prioritatilor nationale þ Actiuni complementare cu alti actori þ Optiuni strategice in colaborarea cu donatorii Produs Document strategic (Strategie, Program, Plan)

10 De la Programe la Proiecte Obiective Strategice Programe Sub - programe BCD A1A2 A11A12A13 A121A122A123A124 A Proiecte/Actiuni

11 Identificare Scop Identificarea si selectia proiectelor in raport cu cerintele locale si necesităţile grupului ţintă relevante Implicare Consultanţi, grupuri tinta, beneficiari Pasi þColectarea si evaluarea informatiilor privind ariile de interventie impreuna cu factorii interesati þConsultarea programelor, planurilor de dezvoltare, þ Studii de pre-fezabilitate Produs Succinta descriere a proiectului ce va fi dezvoltat Fisa de proiect

12 Formulare Scop Un proiect bine definit, formulat, compatibil cu criteriile de evaluare, si fezabil astfel incat sa furnizeze beneficii durabile Implicare Formularea proiectului implicind toti beneficiarii relevanti Pasi þ Scrierea proiectului þ Implicarea diferitilor beneficiari þ Definirea aranjamentelor de implementare þ Înaintarea cererii de finantare Produs Un pachet de documente de proiect competent,satisfacind criteriile de calitate, incluzand oferta finanaciara

13 Implementare Scop þ Implementarea proiectului spre atingerea obiectivelor sale prin obtinerea de rezultatae si utilizarea eficienta si eficace a resurselor Implicarea Stakeholder Echipa de implementare a proiectului, institutitiile corespondente, beneficiarii si eventual monitori externi Pasi þLicitatii si atribuiri de contracte þ Executarea activitatilor þAdaptarea activitatilor proiectului þ Monitorizare curenta si evaluare intermediara Documente Ex. rapoarte de monitorizare a proiectului, rapoarte anuale

14 Evaluare Scop þ Constatarea si formularea lectiilor invatate þ Concluzii pentru programare si actiuni ulterioare Implicare Parte externa neutra si toti beneficiarii relevanti Pasi þTermenii de referinta pentru evaluare (intrebari posibile) þ Organizarea evaluarii þ Analiza relevantei, eficentei, eficacitatii, impactului si durabilitatii þ Lectii invatate din experienta þ Furnizarea recomandarilor Produs Raport de evaluare

15 Înainte de a scrie un proiect 1. Îmi pregătesc materialele necesare pentru scriere Discut cu beneficiarii Consult proiecte anterioare Adun, consult şi verific datele statistice Consult experţi Adun cât mai multe informaţii preliminare.

16 Înainte de a scrie un proiect 2. Mă gândesc cum voi implementa proiectul » Cine va forma echipa de implementare? » Cine sunt partenerii? » Care sunt rezultatele şi produsele care vor determina că proiectul a avut succes? » Care sunt cele mai bune metode pentru obţinerea rezultatelor şi produselor proiectului? » Perioada de timp permite realizarea activităţilor? » Dispuneţi sau nu şi cât constituie contribuţia proprie?

17 Componentele unui proiect Titlul proiectului Rezumat Descrierea problemei, justificare Descrierea beneficiarilor şi grupurilor ţintă Scopul şi obiectivele proiectului Planul de activităţi Descrierea rezultatelor aşteptate, impactului Bugetul detaliat Alte elemente

18 Titlu Scurt, concis Să se refere la rezultatul cheie sau la activitatea principală Atractiv, uşor de perceput şi de memorizat. Exemple: IDEAL Managementul deşeurilor menajere în or. Moldovenii Noi Reabilitarea drumului regional R34

19 Exemple: Titluri: IDEA – Institutul de Dezvoltare Economică şi Afaceri IDEAL – Iniţiative de Dezvoltare Economică prin Acţiuni Locale CENTROPET - Centrul de Oportunităţi Economice pentru Tineri Activităţi culturale transfrontaliere – premisă a cooperării multilateriale durabile Managementul deşeurilor menajere în oraşul Căuşeni Puteţi să daţi exemple de titluri de proiecte reuşite din experienţa organizaţiei Dvs.?

20 Rezumat / Nota conceptuală De la ½ pagină – până la 4 pagini Rezumatul trebuie să includă în stil telegrafic şi foarte clar: Care este problema? Care sunt obiectivele proiectului? Cine sunt organizaţiile care vor implementa proiectul? Care sunt activităţile cheie ale proiectului? Cât constituie bugetul total al proiectului?

21 Descrirea problemei Pentru un conţinut clar, citibil şi convingător se recomandă structura: Contextul general al problemei Nominalizarea problemei Justificarea problemei (argumentarea) Abordarea propusă de proiect

22 Analiza Problemei Este o etapă care necesită: F analiza situaţiei existente F identificarea problemelor cheie in contextul acestora F aranjarea problemelor conform relatiei cauza-efect in forma unei diagrame/arbore Ce ?

23 Tehnici de abordare (prin brainstorming) 1. identificati problemele majore existente intr-o situatie concretă 2. selectati problema principala 3. cautati probleme inrudite cu problema principala 4. stabiliti o ierarhie cauza - efect –problemele care genereaza direct problema principala sunt asezate dedesubt –problemele ce sunt efecte directe ale problemei principale sunt asezate deasupra 5. legati problemele cu sageti cauza-efect F 6. revedeti diagrama si verificati corectitudinea si completitudinea acesteia Analiza Problemei

24 EXEMPLU: Arborele Problemei EFECTE CAUZE Calitatea apei râului este sub standardele sanitare şi ecologice Zona râului este neglijată de locuitori Incidenţă mare a bolilor, mai ales a copiilor sub 5 ani Mari cantităţi de deşeuri solide sunt aruncate în râu Populaţia nu este conştientă de pericolul aruncării de gunoaie în râu Poluatorii nu sunt controlaţi eficient Apele uzate nu sunt purificate Ecosistemul râului aflat în serios pericol Nu există programe publice de informare/ educare 40% dintre locuinţe şi 20% dintre afaceri nu sunt conectate la reţeaua de canalizare

25 Discuţii: 1.Dvs. cum identificaţi şi justificaţi problema abordată de proiectul dvs.?

26 Grupurile ţintă Proiectul este o investiţie socială şi cu impact social, de aceea este necesară: F Identificarea persoanelor, grupurilor, organizatiilor avind o legatură cu proiectul F Identificarea intereselor si asteptarilor grupurilor & persoanelor care au o posibila relevanţă pentru proiect Ce?Ce?

27 Grup ţintă F Orice persoana, grupuri de persoane, institutii, asociatii sau firme care ar putea deveni implicate in proiect, direct sau indirect, pozitiv or negativ Cine? Cine sunt gruprul tinta ?

28 Grup-ţintă, beneficiari, parteneri Grup ţintă : grupul/entitatea care va fi direct şi pozitiv afectată de proiect la nivelul scopului proiectului. Aici poate fi inclus şi personalul din organizaţiile partenere. Beneficiari: acei care beneficiază de pe urma proiectului pe termen lung la nivelul societăţii ori sectorului în sens larg (Ex: copii, datorită creşterii cheltuielilor pentru educaţie şi sănătate; consumatorii, datorită îmbunătăţirii producţiei agricole şi marketingului acesteia). Partenerii proiectului : acei care implementează proiectul (care sunt şi părţi interesate şi pot fi şi în grupul ţintă).

29 Analiza Grupurilor ţintă Permite: F formularea si/sau adaptarea proiectului la conditiile actuale ale GŢ; F obtinerea de informatii relevante proiectului; F intareste relevanta proiectului in relatie cu nevoile sociale;

30 Analiza Grupului ţintă Cum sa procedam ? 1. Identificati grupurile/institutiile importante 2. Clasificati (grupuri tinta, beneficiari, grupuri de interese, contractori, etc.) 3. Caracterizati si analizati necesităţile acestora 4. Identificati consecintele pentru proiect Cum?

31 Descrierea Grupurilor-ţintă Diferenţiaţi: Grup-ţintă Beneficiari Parteneri Câţi în total?, câte femei, câţi bărbaţi, copii, tineri, bătrâni? Scurte caracteristici. Exemple: D1. Ansamblul folcloric Izvoraş, 3 conducători artistici şi 62 copii şi tineri Peste locuitori din comunităţile locale - participare directă

32 Identificare şi formularea obiectivelor Urmează Obiectivele Maximum 1 pagină. Descrieţi obiectivul / obiectivele general(e) la care va contribui proiectul şi obiectivul specific pe care proiectul isi propune să îl atinga.

33 Scop şi Obiective Descrierea situaţiei viitoare care va fi obţinută prin implementarea proiectului ScopScop - obiectivul central, punctul final al proiectului pe care trebuie să fie realizat la sfârşitul implementării proiectului. ObiectiveObiective - realizări pe care proiectul nu le poate atinge singur dar la care contribuie seminificativ.

34 Esenţa Obiectivelor Viziune de viitor: F descrierea situatiei viitoare care va fi obtinuta prin rezolvarea problemelor F Schimbarea în bine a unei situatii existente F transformarea aspectelor negative in aspecte pozitive (desirabile, realiste)

35 Identificarea Obiectivelor F Reformulati toate situatiile negative ale analizei problemei in situatii pozitive care sunt: ê dezirabile (dorite) ê posibil de obtinut in mod realist F Verificati relatiile mijloace-scop Cum sa procedam ?

36 Activitate 3 OBIECTIV SPECIFIC OBIECTIV GENERAL REZULTAT 1 REZULTAT 2 OBIECTIV GENERAL OBIECTIV GENERAL REZULTAT 2 Activitate 1Activitate 2Activitate 3 Arborele ObiectivelorArborele Problemelor Cauza 1 Cauza 2 EFECT Cauza 3 Subcauza 1Subcauza 2Subcauza 3 EFECT PROBLEMA principala Schema identificării Scopului şi Obiectivelor

37 Exemplu: Arborele Obiectivelor FINAL MIJLOACE Calitatea apei râului este îmbunătăţită Zona râului este solicitată de locuitori Incidenţă mare a bolilor, mai ales a copiilor sub 5 ani este redusă Volumul deşeurilor solide aruncate în râu este redus Populaţia este conştientizată de pericolul aruncării de gunoaie în râu Poluatorii sunt controlaţi eficient Apele uzate sunt purificate la staţia locală de epurare Ecosistemul râului are condiţii favorabile Anual derulează 3 programe publice de informare/educare 40% dintre locuinţe şi 20% dintre afaceri sunt conectate la reţeaua de canalizare

38 Discuţii: 1.Dvs. cum identificaţi Scopul şi Obiectivele proiectului?

39 Activităţi Activităţi - actiuni intreprinse pentru obtinerea de rezultate. Planul de activităţi Planul de activităţi - reprezentarea grafică sau în formă tabelară a modului şi consecutivităţii de realizare a activităţilor. Tabel simplu sau Graficul Gantt. Planul de activităţi

40 De exemplu: Plan acţiuni # Activitate Anul 1 Responsabil Semestrul 1Semestrul Activitatea 1. Pregătirea generală pentru implementarea proiectului Managerul de proiect, asistent, Manager financiar, experţii proiectului 2.Activitatea 2. Lansarea proiectului Toti partenerii 3.Activitatea 3. Pregătire pentru participare la festivalul internaţional Echipa de Implementare a proiectului 4.Activitatea 4. Participare la festivalul internaţional Toti partenerii 5.Activitatea 5. Selectarea companiei care va realiza lucrările de reparaţie Echipa de Implementare a proiectului 6.Activitatea 6. Efectuarea lucrărilor de reparaţie Echipa de Implementare a proiectului 7.Activitatea 7. Recepţionarea lucrărilor de reparaţie Echipa de Implementare a proiectului

41 Cum sa identificam activitatile? 1.Se selectează din Arborele obiectivelor 2.Se identifică ce activităţi trebuie realizate pentru atingerea obiectivelor 3.Se adaugă alte activităţi standard cerute Activitatile Cum?

42 Activităţi standard cerute de finanţator Pregătirea generală a proiectului Lansarea proiectului Evaluarea anuală a implementării proiectului Promovarea activităţilor proiectului Încheierea proiectului, etc.

43 Realizarile produse de proiect care genereaza serviciile sau facilitatile corespunzatoare scopului proiectului. Efecte imediate ale activităţilor Realizari Rezultatele proiectului

44 Indicatorii instrumente de măsură care permit să se verifice şi să se măsoare gradul în care Scopul, Obiectivele şi Rezultatele proiectului a fost sau nu atinse. Indicatori Indicatorii trebuie sa fie: Specific (S pecifici) : legat direct de scop, obiective, rezultat Measurable (M asurabili) : în termeni de cantitate Available (A ccesibili): posibil de realizat din surse existente; Relevant (R elevanti) : semnificativi pentru scop, obiective Timely (T imp adecvat) : produsi într-un timp determinat.

45 Formularul de buget Categoria de cheltuieli / costuri Unitate de măsură Nr. de unităţi Cost unitate, Euro Cost total, Euro 1. Resurse umane Salarii Manager proiectPe lună Asistent manager de proiectPe lună Expert naţionalPe lună Manager financiarPe lună Expert internaţionalPe zi Diurne pentru călătorii Vizite în Moldova (1 pers x 10 vizite x 1 zi)Diurnă/zi Vizite în România (15 pers x 1 vizite x 3 zile)Diurnă/zi Transport Călătorii internaţionale (Expert Romania x 10 vizite x x 0.3 Euro/km)km40000,31200 Călătorii internaionale (deplasări România experţi din Moldova, 3 Călătorii x x 1 Euro/km)km12001 Transport localPe luna

46 Formularul de buget Categoria de cheltuieli / costuri Unitate de măsură Nr. de unităţi Cost unitate, Euro Cost total, Euro Echipamente şi bunuri 7 Arenda automobilePe luna Echipamente IT Notebookunit Video proiectorunit11500 Ecranunit1200 Copiator multifuncţionalunit Computerunit Camera videounit Programe soft Microsoft Windowsunit Mobilier Mese (3 oficii x 2 mese)unit Scauneunit Fotoliiunit Climatizatorunit1400

47 Formularul de buget Categoria de cheltuieli / costuri Unitate de măsură Nr. de unităţi Cost unitate, Euro Cost total, Euro Lucrări Lucrări de construcţiiPe lucrare Costurile pentru supervizarea şantierului (1% din costul lucrării) % 1300 Servicii subcontractate Pliante colorUnităţi5000,5250 A5 broşuri colorUnităţi10000,5500 Servicii de evaluareUnităţi Servicii de AuditUnităţi13000 TraduceriPagini Servicii bancare%0, Servicii training (3 şedinţe x 4 module)Unităţi Mass-media conferinţeUnităţi

48 Matricea Cadrul Logic Descrierea proiectului Surse de Verificare Ipoteze Scop Obiective Specifice Rezultate Activitati MijloaceCost Pre-condi- tii Indicatori

49 Matricea Cadrul logic – Cum elaborăm? Arborele obiectivelor Descrierea Proiectului ObIective generale Obiectiv specific Rezultate Activitati

50 Logica verticala Pre-conditii Descrierea Proiectului Indicatori Surse de verificare Ipoteze Dacă … şi … atunci... Activitati Rezultate Scopul proiectului Obiective

51 Logica orizontala Descrierea Proiectului Indicatori Surse de verificare Ipoteze Activitati Rezultate Scopul proiectului Obiective

52 Documente principale de prezentat Formularul de cerere de finanţare completat F Rezumatul / Nota conceptuală Bugetul Planul de activităţi Matricea Cadrul Logic

53 Alte documente CV- le persoanelor implicate Pentru lucrări: Studiul de fezabilitate Devize generale de cheltuieli Pentru achiziţii de bunuri: Specificaţia tehnică a echipamentului Studii, cercetări, articole de specialitate Copii de pe documentele de înregistrare Copii de pe rapoartele financiare Profilul companiei

54 Unde şi cum se prezintă proiectele Plic sigilat (poştă recomandată, curier sau personal) La sediul finanţatorului În termenul limită În variantă pe hârtie şi în variantă electronică Într-un original şi 1-4 copii Pe plic Numele finanţatorului, adresa Numele complet şi adresa Solicitantului Înscrierea "Not to be opened before the opening session" / A NU SE DESCHIDE INAINTE DE SEDINTA DE DESCHIDERE

55 Evaluarea şi selectarea Cererilor de finanţare Etapa I : Sesiunea de deschidere şi verificare administrativă Dacă termenul limită pentru depunerea propunerilor de proiecte a fost respectat. Daca acest termen nu a fost respectat, propunerea va fi în mod automat respinsă. Dacă cererea de finanţare nerambursabilă satisface criteriile menţionate în Lista de verificare

56 Evaluarea şi selectarea Cererilor de finanţare Etapa II : Sesiunea de evaluare a întreg proiectului Conform Grilei de evaluare. Experţi independenţi (de regulă, care nu se cunosc) Rezultatele evaluării (majoritatea finanţatorilor) pot fi contestate.

57 Solicitările directe De la cine? Persoanele particulare (de regulă persoane cu bani) Fundaţiile individuale sau familiale Societăţile comerciale (de toate tipurile şi mărimile) Fundaţiile corporaţiilor internaţionale Fundaţiile comunitare Fundaţiile mixte Asociaţiile religioase Organizaţiile neguvernamentale Programele guvernamentale Alte instituţii

58 Solicitările directe CE? Donaţii în bani gheaţă sau transferuri cu destinaţie directă sau indirectă; Sponsorizarea unui eveniment sau a unei activităţi; Suportarea costurilor pentru publicarea materialelor promoţionale şi educaţionale; Acţiuni promoţionale comune în care donatorii contribuie cu o donaţie în schimbul fiecărui produs vândut, pentru a încuraja vânzările; Punerea la dispoziţie a facilităţilor companiei, incluzând sălile de întâlnire, facilităţi de tipărire sau design, ajutor în expedierea poştei; Sprijin în echipamente, oferind produse ale companiei sau echipament de birou care nu mai este solicitat; Publicitatea unor broşuri, pliante şi alte publicaţii ale solicitanţilor.

59 Solicitările directe Cum? Scrisoare de solicitare directă Problema – Motivul – Soluţia - Donaţia /suportul. Atenţie la greşeli care se comit în Scrisorile de solicitare. Succes!

60 Mulţumesc pentru atenţie! Întrebările pot fi adresate la: Tel: