учет документов АФ РФ: понятие, принципы и порядок учета Учет архивных документов – это определение количества, состава и состояния документов в учетных единицах и регистрация (фиксация) этого количества, состава и состояния в учетных документах контроль за наличием документов и обеспечивает их опера документов помогает осуществлять котивный поиск от учета и только от учета документов зависит экономический аспект работы архива Ведь если вы не знаете, сколько документов хранится в вашем архиве, то вы не сможете рассчитать не только финансовые затраты на работы с архивными документами, но и количество специалистов, которые будут с ними работать от учета и только от учета документов зависит экономический аспект работы архива Ведь если вы не знаете, сколько документов хранится в вашем архиве, то вы не сможете рассчитать не только финансовые затраты на работы с архивными документами, но и количество специалистов, которые будут с ними работать учет документов обеспечивает их сохранность причины проведения учета

учету подлежат все архивные документы, входящие в состав АФ РФ, независимо от: содержания подлинности стадии их хранения места способов воспроизведения P.S. в муниципальных и государственных архивах учету подлежат все хранящиеся документы, в том числе неописанные и непрофильные для конкретного архива, а также страховые копии документов и копии фонда пользования P.S. в муниципальных и государственных архивах учету подлежат все хранящиеся документы, в том числе неописанные и непрофильные для конкретного архива, а также страховые копии документов и копии фонда пользования

в основе учета документов лежат четыре принципа Принцип централизации Принцип унификации Принцип динамичности Принцип полноты и достоверности

принцип централизации Суть - взаимодействие Росархива, органов и учреждений его системы с музеями и библиотеками, архивами РАН, организациями – источниками комплектования архивов порядок взаимодействия определяется Регламентом государственного учета документов АФ РФ (зарегистрирован Минюстом 8 июля 1997 г.) Согласно Регламенту все держатели АФ РФ должны в обязательном порядке представлять в органы управления архивным делом документы централизованного государственного учета Суть - взаимодействие Росархива, органов и учреждений его системы с музеями и библиотеками, архивами РАН, организациями – источниками комплектования архивов порядок взаимодействия определяется Регламентом государственного учета документов АФ РФ (зарегистрирован Минюстом 8 июля 1997 г.) Согласно Регламенту все держатели АФ РФ должны в обязательном порядке представлять в органы управления архивным делом документы централизованного государственного учета

принцип унификации Суть - преемственность учета архивных документов на всех стадиях работы с ними преемственность учета заключается в том, что в делопроизводстве, в ведомственных, муниципальных и государственных архивах действуют единые системы основных учетных документов (опись, книга учета поступлений, список фондов, лист фонда и т.д.) Суть - преемственность учета архивных документов на всех стадиях работы с ними преемственность учета заключается в том, что в делопроизводстве, в ведомственных, муниципальных и государственных архивах действуют единые системы основных учетных документов (опись, книга учета поступлений, список фондов, лист фонда и т.д.)

принцип динамичности означает, что любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных формах Достигается это: во-первых, оперативным внесением изменений в учетные документы во-вторых, периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов в фондовые каталоги органов управления архивным делом субъектов федерации, а затем ЦФК Росархива означает, что любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных формах Достигается это: во-первых, оперативным внесением изменений в учетные документы во-вторых, периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов в фондовые каталоги органов управления архивным делом субъектов федерации, а затем ЦФК Росархива

принцип полноты и достоверности Суть - цифры учетных документов должны отражать реальное количество документов в архиве давно уничтоженные или переданные по принадлежности документы не должны числиться хранящимися, иначе будет искажена вся статистическая картина не только конкретного архива или региона, но и отрасли в целом Суть - цифры учетных документов должны отражать реальное количество документов в архиве давно уничтоженные или переданные по принадлежности документы не должны числиться хранящимися, иначе будет искажена вся статистическая картина не только конкретного архива или региона, но и отрасли в целом

объект учета и единицы измерения. функцией любого учета является количественное измерение чего-либо функцией любого учета является количественное измерение чего-либо объект учета единицы измерения архивный документ отдельный обособленный документ отдельный обособленный документ единица хранения архивный фонд

учет производится путем присвоения единицам хранения архивных шифров и ведения определенных учетных документов архивный шифр состоит из: сокращенного названия архива (его официальная аббревиатура) номеров: фонда (коллекции), описи, ед.хр.(ед.учета) Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую ед.хр. с целью обеспечения ее учета и идентификации

правильно налаженный учет должен отвечать следующим требованиям требования должен быть заведен полный комплекс нормативно установленных основных учетных документов должен быть достоверным, что является основным показателем его качества достоверность это: – соответствие количества документов по учетным формам их фактическому наличию в архиве - сбалансированность учетных показателей, т. е. соответствие данных об объеме и составе фондов и дел, зафиксированное в разных учетных документах должен быть достоверным, что является основным показателем его качества достоверность это: – соответствие количества документов по учетным формам их фактическому наличию в архиве - сбалансированность учетных показателей, т. е. соответствие данных об объеме и составе фондов и дел, зафиксированное в разных учетных документах хорошее физическое состояние самих учетных документов - должны строго соответствовать установленным формам - должно проводиться обязательное документирование всех (даже самых незначительных) изменений в составе и объеме фондов в соответствующих актах - любое изменение в объеме и составе фондов должно проводиться своевременно и оперативно - изменения должны вноситься одновременно во все необходимые учетные документы хорошее физическое состояние самих учетных документов - должны строго соответствовать установленным формам - должно проводиться обязательное документирование всех (даже самых незначительных) изменений в составе и объеме фондов в соответствующих актах - любое изменение в объеме и составе фондов должно проводиться своевременно и оперативно - изменения должны вноситься одновременно во все необходимые учетные документы

учетные документы государственных архивов, их целевое назначение и требование к ведению опись дел и документов Обеспечивает по единичный и суммарный учет дел; закрепляет порядок систематизации единиц хранения, а также обеспечивает учет текущих изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись опись дел и документов Обеспечивает по единичный и суммарный учет дел; закрепляет порядок систематизации единиц хранения, а также обеспечивает учет текущих изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись книга учета поступлений Ведется для учета каждого поступления документов, а также количества, состава и состояния документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период (полгода, год) книга учета поступлений Ведется для учета каждого поступления документов, а также количества, состава и состояния документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период (полгода, год) список фондов Ведется для регистрации принятых на хранение архивных фондов, коллекций и присвоения им номеров по мере поступления. По списку фондов ведется учет как поступивших, так и выбывших фондов и коллекций список фондов Ведется для регистрации принятых на хранение архивных фондов, коллекций и присвоения им номеров по мере поступления. По списку фондов ведется учет как поступивших, так и выбывших фондов и коллекций лист фонда ( многофункциональный учетный документ) Необходим для учета количества и состава описей и их нумерации, а также учета количества, состава и состояния документов конкретного фонда. В листах фондов фиксируются и изменения в названии фондообразователя или фонда лист фонда ( многофункциональный учетный документ) Необходим для учета количества и состава описей и их нумерации, а также учета количества, состава и состояния документов конкретного фонда. В листах фондов фиксируются и изменения в названии фондообразователя или фонда

требования к ведению основных учетных документов Перенумерация фондов производится в исключительных случаях только с разрешения вышестоящего органа управления архивным делом Изменения в учетные документы вносятся только на основании актов Учет документов разных исторических периодов ведется раздельно В связи с этим в архивах, хранящих документы за период до 1917 и после 1917 года, книги учета поступлений, списки и листы фондов ведутся по каждому из периодов с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Номера фондов за период с 1917 года в архивах, хранящих документы обоих периодов, должны иметь индекс «Р», отделяемый от цифрового обозначения номера чертой. Например: Р-1, Р-567 и т.д. Учет документов разных исторических периодов ведется раздельно В связи с этим в архивах, хранящих документы за период до 1917 и после 1917 года, книги учета поступлений, списки и листы фондов ведутся по каждому из периодов с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Номера фондов за период с 1917 года в архивах, хранящих документы обоих периодов, должны иметь индекс «Р», отделяемый от цифрового обозначения номера чертой. Например: Р-1, Р-567 и т.д.