Тема 6: Организация как функция управления Кафедра менеджмента Преподаватель: Бодункова Анна Григорьевна Дисциплина: Менеджмент

Организация как функция управления План: 1. Сущность и содержание функции организации. 2.Понятия: делегирование, полномочия, ответственность. 3. Типы административного аппарата. 4. Последовательность этапов разработки организационных структур. 5. Типы организационных структур. 6. Централизованные и децентрализованные структуры: преимущества и недостатки. 7. Дифференциация и интеграция в организации.

Организация как управленческая функция установление постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями предприятия определении порядка и условий функционирования предприятия процесс создания структуры управления, которая даёт возможность людям эффективно работать вместе для достижения целей организации 1. структура в виде взаимоотношений, прав, целей, ролей, видов деятельности для людей объединенных совместным трудом 2. процесс, посредством которого создается и сохраняется структура предприятия

Этапы выполнения организационной функции: деление организации на подразделения, соответствующие целям и стратегиям определение взаимоотношения полномочий, которые связывают работников различных уровней и обеспечивают возможность распределения и координации задач

Организационная функция управления обеспечивает упорядочение технической, экономической, социально- психологической и правовой сторон деятельности предприятия нацелена на упорядочение деятельности менеджера и исполнителей определяет, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание и какие для этого потребуются средства

Организационная деятельность является средством достижения целей предприятия (с политической точки зрения) ведет к повышению эффективности работы предприятия (с экономической точки зрения) придает смысл работе и распределяет её по исполнителям (с точки зрения управления персоналом)

Основные принципы выполнения организационной функции 1. определение и детализация целей фирмы, выявленных в ходе планирования 2. определение видов деятельности, необходимых для достижения этих целей 3. поручение различных задач сотрудникам и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения (разделение труда) 4. координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих взаимоотношений 5. единство цели каждый член организации работает на общее благо 6. норма (масштаб, размах) контроля или управляемости каждый менеджер отвечает за управляемое им число работников

Пути реализации функции организации Административно-организационное управление: 1. определяет структуру предприятия 2. устанавливает взаимосвязи и распределяет функции между подразделениями 3. предоставляет права и устанавливает ответственность между работниками аппарата управления Оперативное управление: 1. обеспечивает функционирование фирмы в соответствии с утверждённым планом 2. периодически / непрерывно сравнивает фактически полученные результаты с результатами, намеченными планом, и последующей их корректировкой 3. тесно связано с текущим планированием

Организационная структура компании - логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации горизонтальное или специализированное разделение труда закрепление работы за специалистами вертикальное разделение труда – отделение работы по координации от непосредственного выполнения заданий

Факторы и условия, определяющие виды организационных структур управления 1. размеры производственной деятельности фирмы 2. производственный профиль фирмы 3. характер выпускаемой продукции и технология её производства 4. сфера деятельности фирмы (местный, национальный или внешний рынок) 5. масштабы заграничной деятельности и формы её осуществления 6. характер монополистического объединения (концерн, финансовая группа)

Полномочия – ограниченные права использовать ресурсы в соответствии с документальными нормами и направлять усилия отдельных сотрудников на выполнение поставленных задач

аппаратные (штабные) - связаны с коллегиальными решениями штаба или аппарата рекомендательные (полномочия экспертов, аналитиков, помощников и т.п.) - требуют обязательного согласования со штабными и линейными руководителями параллельные (с правом отклонения решения линейного руководства) - служат для уравновешивания власти и исключения ошибок функциональные - предлагают или запрещают какие-либо действия линейные – внутри аппарата управления (основные) Типы полномочий:

Делегирование – передача полномочий и ответственности за выполнение задачи средство, с помощью которого руководство устанавливает отношения между уровнями полномочий Пределы полномочий определяются должностными инструкциями Ответственность – обязательность выполнения задачи, закреплённая документально и предусматривающая санкции за просчёты и ошибки Ответственность без полномочий не может быть делегирована Власть – реальная способность действовать и влиять на ситуацию Можно иметь власть, но не иметь полномочий Единоначалие – один начальник на n подчинённых

Делегирование ответственности передача подчиненным права принятия определенных решений или права на решение определенных проблем полномочий передача подчиненным власти в принятии решений и в осуществлении тех или иных действий Делегирование ответственности и полномочий должно сочетаться с ответственностью подчиненных

Бюрократический тип организации (Макс Вебер): предприятие – это "организованная организация", предъявляющая жесткие требования и к людям, и к структурам, в рамках которых они действуют.

Концепция модели рациональной бюрократии: четкое разделение труда иерархичность управления наличие формальных правил и норм дух формальной обезличенности осуществление найма на работу в соответствии с квалификационными требованиями Главные понятия структуры управления бюрократического/механистического типа: рациональность ответственность иерархичность

Концепция модели органического типа: 1. более высокая гибкость 2. меньшая связанность правилами и нормами 3. групповая организация труда 4. решения принимаются на основе обсуждения 5. при обсуждении проблем принимаются во внимание доверие, убеждение и работа на единую цель 6. главные интегрирующие факторы - миссия и стратегия развития организации 7. творческий подход к работе и кооперация базируются на связи между деятельностью каждого индивида и миссией 8. правила работы формулируются в виде принципов 9. распределение работы между сотрудниками обусловливается характером решаемых проблем 10. постоянная готовность к проведению в организации прогрессивных изменений

Этапы разработки организационных структур или Ситуационные факторы проектирования организации 1. учет состояния внешней среды 2. учет технологии работы в организации 3. стратегический выбор руководства компании 4. поведение работников

Ситуационные факторы проектирования организации Внешняя среда сложность среды подвижность среды Стратегический выбор идеология управления типы потребителей типы рынков сбыта и территориальное размещение производства Технология работ неопределенность в сроках начала работ и месте их выполнения неопределенность в способе выполнения работы взаимозависимость работ Поведение работника потребности квалификация мотивированность

Учет факторов внешней среды (основные типы ситуаций) Сложность внешней среды Подвижность внешней среды низкая высокая низкая Ситуация низкой неопределенности 1. Факторов мало 2. Факторы схожи 3. Факторы не меняются Пример: производство соли Ситуация высокой неопределенности 1. Факторов много 2. Факторы несхожи 3. Факторы постоянно меняются Пример: производство ЭВМ Ситуация умеренно высокой неопределенности 1. Факторов мало 2. Факторы схожи 3. Факторы постоянно меняются Пример: товары народного потребления Ситуация умеренной неопределенности 1. Факторов много 2. Факторы несхожи 3. Факторы не меняются Пример: нефтепереработка

Учет технологии работ (методы, сроки, место выполнения) Неопределенность в поступлении работы и месте ее выполнения Неопределенность в знании относительно методов выполнения работы низкая высокая низка я высока я 2 13 Отдел маркетинга Отдел финансов Технический отдел Отдел снабжения Цех сборки Измерительная лаборатория Отдел охраны Отдел АСУ Отдел НИОКР Отдел планирования Дирекция Комиссия по разрешению конфликтов Ремонтный цех Канцелярия Бухгалтерия Отдел кадров

Учет технологии работ (типы взаимозависимости работ) организация СЛОЖНАЯ ПРОСТАЯ СКЛАДЫВАЮЩАЯСЯ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНАЯ СВЯЗАННАЯ ГРУППОВАЯ

Стратегический выбор (взаимосвязь между стратегией и организационным дизайном) Формулирование новой стратегии Возникновение новых управленческих проблем Снижение организационной эффективности Перепроектирование организации Повышение организационной эффективности

Организация, ориентированная на изготовление продукции Организация, ориентированная на удовлетворение потребностей клиентов Власть Решения Ответственность ПОТРЕБИТЕЛИ Руководство Подразделения, сгруппированные по изготавливаемой продукции ПОТРЕБИТЕЛИ Руководство Подразделения, сгруппированные по группам потребителей

Линейная организационная структура Мастер участка 1 Мастер участка 2 Старший мастер Начальник цеха Мастер участка 3 Мастер участка 4 Старший мастер Начальник цеха Мастер участка 6 Старший мастер Начальник цеха Директор по производству Генеральный директор Мастер участка 5

Функциональная организационная структура Исполнитель Функциональный руководитель А Исполнитель Функциональный руководитель Б Главный менеджер Исполнитель

Линейно-функциональная (+штабная) структура Юридическая служба Сектор социологических исследований Подразделение 2А Подразделение 3А Технический директор Подразделение 1Б Подразделение 2Б Подразделение 3Б Директор по управлению запасами Подразделение 1В Подразделение 2В Директор по маркетингу Главный управляющий Подразделение 1А

Дивизиональная структура управления Руководитель предприятия Руководитель ПРОЕКТА А Снабжение НИОКР Производство Реализация Персонал Руководитель ПРОЕКТА Б Снабжение НИОКР Производство Реализация Персонал

Региональная структура управления Руководитель предприятия РЕГИОН А Региональный руководитель Снабжение НИОКР Производство Реализация Персонал РЕГИОН Б Региональный руководитель Снабжение НИОКР Производство Реализация Персонал

Матричная структура управления Президент Функциональное подразделение Продукт АПродукт Б НИОКРСнабжение Персонал Финансы Реализация Производство Реализация Производство

Продуктовая структура управления Руководитель предприятия Сбыт Инженерная служба Бухгалтерия Сбыт ПРОДУКТ Б Инженерная служба Производство БухгалтерияПроизводство ПРОДУКТ А

Организационная структура, направленная на потребителя Руководитель предприятия Отдел использования продукта А в торговле Отдел использования продукта А в промышленности Отдел использования продукта А в бытовом секторе Отдел обслуживания потребителей

Централизация – концентрация прав принятия решений сосредоточение властных полномочий на верхнем уровне руководства организации ДЕцентрализация – передача или делегирование ответственности за ряд ключевых решений вместе с соответствующими полномочиями на нижние уровни руководства организации

Централизованные структуры Преимущества Улучшают контроль и координацию Персонал используется экономически более эффективно Увязывают интересы групп Эффективно используют центральный аппарат Отсутствует вероятность роста отдельного подразделения в ущерб организации в целом Недостатки Повышают время принятия решений Гасят инициативу Задерживают рост квалификации менеджеров

ДЕцентрализованные структуры Преимущества Недостатки Улучшают взаимодействие и обмен информацией по вертикали Повышают эффективность процесса принятия решений Усиливают мотивации руководителей Улучшают подготовку руководителей разных уровней Уводят в сторону от главных целей Ослабляют контроль и единство действий Замедляют или тормозят процесс принятия решений

Интеграция – возможность скоординированных действий множества людей уровень сотрудничества, существующего между частями организации и обеспечивающего достижение их целей в рамках требований, предъявляемых внешним окружением процесс достижения единства усилий всех подсистем организации для реализации ее задач и целей

Дифференциация – распределение усилий и целей внутри организации между ее различными составляющими деление работ в организации между ее частями или подразделениями таким образом, чтобы каждая из работ получила определенную степень завершенности в рамках данного подразделения

Дифференциация тем больше, чем выше творческих характер деятельности организации сложнее окружение организации больше концентрация производства и укрупнение организации

Матрица модели «Дифференциация и интеграция» Уровень дифференциации Уровень интеграции низкийвысокий низки й высоки й 3 Ситуация, когда усилия по интеграции подразделений превышают потребности дифференциации Ситуация, требующая привлечения значительного количества ресурсов и использования сложных интеграционных механизмов Ситуация, не требующая создания специальных интеграционных механизмов Ситуация, когда усилия по интеграции подразделений не отвечают требованиям дифференциации

Формирование эффективных структур управления: требования и характеристики (1) 1. Сокращение размеров подразделений и укомплектование их более квалифицированным персоналом 2. Уменьшение числа уровней управления 3. Групповая организация труда, как основа новой структуры управления 4. Ориентация текущей работы (графиков, процедур) на запросы потребителей 5. Создание условий для гибкой комплектации продукции

Формирование эффективных структур управления: требования и характеристики (2) 6. Минимизация запасов 7. Быстрая реакция на изменения 8. Гибко переналаживаемое оборудование 9. Высокая производительность и низкие затраты 10. Безупречное качество продукции и ориентация на прочные связи с потребителем

Дифференциация и интеграция Департаментализация Централизация или децентрализация Разделение труда Связи в организации Масштаб управляемости Иерархии и уровни Полномочия и ответственность Элементы построения «организационного здания»

Оптимальная модель организации зависит от взаимодействия таких факторов, как размер среда организации менеджмент

Контрольные вопросы: 1. Какова роль организации как функции менеджмента? 2. Что такое ответственность, полномочия и их делегирование? 3. Какова роль организационной структуры управления? 4. Какие принципы надо учитывать при проектировании организационных структур? 5. В чём преимущества и недостатки линейной структуры управления? 6. Каковы преимущества и недостатки функциональной структуры управления? 7. Каковы преимущества и недостатки систем управления по проекту? 8. Каковы преимущества и недостатки матричной структуры управления? 9. Перечислите основные принципы организации. 10. Каково значение норм управляемости?

Список рекомендуемой литературы 1. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: Учебник. – М.: Гардирики, Зельдович Б.З. Менеджмент: Учебник. – М.: Экзамен, Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебное пособие. – М.: Новое знание, Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М.: Дело, 2006 и др. 5. Поршнев А.Г., Румянцева З.П., Саломатина Н.А. Управление организацией: Учебник. – М.: ИНФРА, 2005.