ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Тема 1 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ: ПОНЯТИЕ, РЕГУЛИРОВАНИЕ, ПРАВИЛА И НОРМЫ 1. Основные понятия и определения. Требования к документированной информации, ее свойства. 2. Регулирование делопроизводства. Государственная архивная служба Республики Беларусь. Цели, задачи, основные функции. 3. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации и их виды. Унифицированные формы документов. 4. Нормативная и методическая база делопроизводства и документооборота. Цель лекции: дать представление о месте и роли делопроизводства в цикле управленческих дисциплин; об основных понятиях делопроизводства; о подходах к регулированию делопроизводства на государственном и локальном уровнях

Делопроизводство – вид деятельности, охватывающий 1) вопросы подготовки, создания и оформления документов в процессе управления (документирование), и 2) организацию работы с документами при осуществлении процесса управления, т.е. документооборот (движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки). Делопроизводство – деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами (Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. N 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь») 1. Основные понятия и определения. Требования к документированной информации, ее свойства

Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы делопроизводства в процессе осуществления им управленческих функций. ДОУ является основополагающей технологией управления, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о 1) текущем состоянии дел для принятия обоснованных управленческих решений и 2) контроле их выполнения. Именно документы (зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу) служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами в арбитражном суде или, например, при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками в суде. Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготовляется на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

по способу фиксации информации (традиционные, электронные, кинодокументы, фотодокументы, видеодокументы и т.п.); по типу (типовые, трафаретные, индивидуальные, унифицированные); по степени сложности (простые и сложные); по месту составления (внешние и внутренние); по срокам исполнения (срочные и несрочные); по происхождению (служебные и личные); по степени гласности (обычные и ограниченного доступа [для служебного пользования, секретные, совершенно секретные, особой важности и др.]); по юридической силе (подлинные [действительные и недействительные] и подложные); по назначению (подлинник, дубликат, копия, выписка); по срокам хранения (постоянного и временного срока хранения [более 10 лет, до 10 лет]). по отражаемым видам деятельности (по общим и административным вопросам; по функциям управления). по наименованию (служебные письма, приказы, протоколы, акты и др).

Основные функции документов: -информационная функция; -управленческая функция; -коммуникативная функция; -функция исторического источника; -социальная функция; -правовая функция. Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Она определяется соблюдением указанных условий, а также (с точки зрения делопроизводства): - заверением подлинности документа подписью должностного лица, имеющего на это достаточные полномочия; - заверением подлинности подписи должностного лица печатью государственного органа (организации, предприятия).

К исключительному ведению государства относятся: а) установление единых принципов организации архивного дела и делопроизводства, хранения, комплектования, учета и использования документов Нац. архивного фонда и контроль за их соблюдением; б) хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов и архивных документов государственных архивов, а также государственных органов; в) решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы государственных архивов, а также государственных органов; г) формирование и осуществление государственной политики в сфере делопроизводства. Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет переподготовки Института государственной службы 2. Регулирование делопроизводства. Государственная архивная служба Республики Беларусь. Цели, задачи, основные функции

Все правила и подходы к подготовке и оформлению документов, к работе с ними, к их хранению в архивах разрабатываются на трех уровнях (при этом правила, разработанные на верхнем уровне, применяются на нижних): на международном – международными, межгосударственными и национальными стандартами (они устанавливают они устанавливают единые формы документов и требования к их оформлению, понятные для всех); на республиканском уровне – органами Государственной архивной службы Республики Беларусь; на локальном – специальными структурными подразделениями или отдельными должностными лицами организаций (предприятий) всех форм собственности.

Государственную политику в области решения этих вопросов разрабатывают и реализовывают органы и учреждения, входящие в структуру Государственной архивной службы Республики Беларусь (системы архивных органов и учреждений, организующих формирование Национального архивного фонда Республики Беларусь, его хранение, использование и контроль за ведением делопроизводства), а также иные учреждения. К органам Гос. архивной службы Республики Беларусь относятся Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, а также отделы по архивам и делопроизводству управлений юстиции облисполкомов и Минского горисполкома. К учреждениям – государственные архивы, научно-исследовательские организации, специальные лаборатории, действующие в соответствии с утвержденными уставами и положениями.

Унификация документов представляет собой процессы упорядочения деятельности в области документации, сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки (сокращение этапов прохождения документов). Объекты унификации: системы документации; виды и разновидности документов; формы документов и состав включаемых в них реквизитов; тексты документов. Унифицированные системы документации (УСД) системы документации, созданные по единым правилам и требованиям, содержащие информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. 3. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации и их виды. Унифицированные формы документов

Министерство здравоохранения разрабатывает формы медицинских документов, Национальный статистический комитет – формы первичной учетной и отчетной документации, Департамент по архивам и делопроизводству Минюста – систему организационно-распорядительной документации и т.д. Все унифицированные системы документации устанавливаются общегосударственным классификатором унифицированной документации (ОКУД). Сегодня основой для систематизации документов в справочных информационно-поисковых системах служит Общегосударственный классификатор управленческой документации – ОКРБ 010–95 «Унифицированные документы».

01 - УСД плановой документации; 02 - УСД организационно-распорядительной документации; 04 - УСД расчетно-денежной документации; 05 - УСД первичной и отчетной бухгалтерской документации; 06 - УСД отчетно-статистической документации; 08 - УСД по торговле; 09 - УСД по внешней торговле; 10 - УСД по ценообразованию; 11 - УСД по изобретениям и открытиям; 12 - УСД по труду и социальным вопросам; 13 - УСД по бытовому обслуживанию населения; 14 - УСД по управлению работой транспортного узла; 15 - УСД по обеспечению пожарной безопасности.

В 2007 году была утверждена действующая редакция Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), в нее вошли: - Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система ОРД. Требования к оформлению документов»; - Методические указания по практическому применению СТБ «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система ОРД. Требования к оформлению документов»; - Классификатор унифицированных форм ОРД и пояснительная записка по его применению; - Альбом унифицированных форм ОРД.

Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ был введен в действие с 1 июля 2005 года, пришел на смену стандарту 1995 года. Его положения распространяются на организационно- распорядительные документы, которые подразделяются на три группы: организационные положения, уставы, инструкции, правила и др.; распорядительные приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др.; справочно-информационные акты, докладные и объяснительные записки, письма и др. Стандарт закрепил перечень из 32 реквизитов организационно- распорядительных документов, требования к оформлению применяемых бланков документов, их текстов и реквизитов. Стандарт имеет обязательный характер.

В сентябре 2005 году Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив) совместно с Научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) разработали и утвердили приказом Председателя Белкомархива Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ Методические указания более подробно (по сравнению со стандартом) изложили единые правила подготовки организационно-распорядительной документации и бланков, применяемых при их оформлении.

С точки зрения практического оформления документов, образующихся в работе государственных органов, организаций и предприятий всех форм собственности Республики Беларусь, большую важность имеют 3-я и 4-я части УСОРД - Классификатор унифицированных форм ОРД и Альбом унифицированных форм ОРД. Унифицированные формы документов, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно- распорядительных документов и не являются образцами их оформления (документы на их основе должны оформляться в соответствии с действующим законодательством).

Каждой унифицированной форме документа, включенной в состав УСОРД, присвоен собственный десятизначный уникальный код, который может являться составной частью информационного обеспечения при разработке АИС для составления, учета, поиска, контроля за прохождением и исполнением документов и организацией их хранения. Код формы ОРД имеет структуру ААББВВВГГГ, где: АА – код системы; ББ – код подсистемы; ВВВ – код вида документа; ГГГ – порядковый номер формы в подсистеме. Например, унифицированная форма документа «Приказ о реорганизации организации» будет иметь код

Классификатор подсистем документов, используемых в УСОРД Код Наименование подсистемы 01Документация по созданию организации 02Документация по реорганизации организации 03Документация по ликвидации организации 04Документация по приватизации государственных организаций 11Документация по распорядительной деятельности организации 12Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности 13Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности 21Документация по приему на работу 22Документация по оформлению изменений трудовых отношений 23Документация по увольнению с работы 24Документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска 25Документация по оформлению поощрений 26Документация по оформлению дисциплинарных взысканий 27Документация по оформлению командировок

Классификатор видов документов, используемых в УСОРД Код вида документа Название вида документа Код вида документа Название вида документа 030Акт 612Представление 130График 620Приказ 230Докладная записка 630Протокол 300Должностная инструкция 680Распоряжение 260Заявление 725Решение 230Объяснительная записка 840Структура и штатная численность 240Письмо-запрос 910Уведомление 597Положение 930Устав 607Правила

На уровне отдельных организации или предприятия унификация и стандартизация проводятся путем разработки и утверждения табеля унифицированных форм документов, образующихся в работе организации (предприятия), и, далее, альбома форм этих документов. В табеле определяется не только какой документ по какому вопросу может быть издан в организации (на предприятии), но и кто конкретно может подготовить этот документ, завизировать, подписать, утвердить, где будет храниться тот или иной экземпляр документа, кто будет ответственен за контроль его исполнения и т.п.

Стандарт СТБ «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - вступил в силу с г.; Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 года 4) – применяется во всех организациях, на ее основе все разрабатывают собственную инструкцию (с изменениями и дополнениями); Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь (утверждена Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от г. 27) – отменена, но все основные позиции перенесены в Инструкцию 2009 г. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 27 января 2012 г. 18 «О внесении изменений и дополнений…»