Служебные письма

2 Актуальность темы заключается в том, что в настоящее время все больше и больше превалируют договорные отношения, а в этих случаях деловые письма и особенно их качественное составление очень сильно влияют на эти отношения. Интернет и факсимильная связь не умаляют достоинств писем, они только ускоряют их пересылку.

3 Цель работы – рассмотреть процесс создания делового письма. Объектом исследования в работе выступает деловая переписка; предметом исследования – этикет в деловой переписке.

4 Задачи работы: определить понятие служебного письма, выявить виды служебных писем и рассмотреть правила составления служебных писем.

4 Создание служебного письма Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, - пересылкой почтой. Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен без документный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др.

4 Создание служебного письма Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документов бланке формата А4 (210 х 297 мм); если текст не превышает семи строк возможно использования формата А5 (148 х 210 мм).

4 Создание служебного письма Бланк письма включает название вышестоящей организации, полное и сокращённое название данной организации, код организации по ОКПО. Далее размещают почтовый и телеграфный адреса, номера справочного телефона, факса. Эти реквизиты представляют собой блок справочной информации об организации – авторе документа, поэтому они могут быть дополнены номером счёта в банке, адресом электронной почты и другими сведениями.

Разновидности служебных писем 6 Сопроводительное письмо Письмо-просьба Письмо-запрос Письмо-ответ Письмо-сообщение Письмо-подтверждение Информационное письмо Гарантийное письмо Письмо-извещение

7 Письмо-просьба Письмо-просьба - служебное письмо, цель которого - получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также, в случае если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола « просить » : « Просим Вас провести... », « Просим Вас предоставить..." » « Просим Вас сообщить... » и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола « просить », например: « Надеемся на положительное решение вопроса... », « Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение » и т.п. В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: «Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести...)», «Одновременно просим Вас...». Письмо-просьба оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами письма-просьбы являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

10 8

Выражаю искреннюю благодарность своему преподавателю Волович Лариса Павловна Спасибо за внимание…