Презентация внеклассного мероприятия «Секретарь – это звучит гордо!» Подготовила: Гребёнкина Оксана Владимировна – мастер п/о, преподаватель спец.дисциплин по профессии «Секретарь» КГА ПОУ «Дальнегорский индустриально-технологический колледж»

Не смотря на то, что во многом его качества определяются спецификой работы фирмы, сложившейся корпоративной культурой и стилем руководства, движущей силой рынка по-прежнему остается личность – неповторимая и многогранная. В современном обществе предъявляются огромные требования к профессии секретаря.

В древности, с возникновением письменности, появилась небольшая группа грамотных людей, занимающихся переписывание м различных текстов.

В 19 веке в многочисленных департаментах России над переписыванием огромного числа бумаг и документов трудились чиновники – титулярные советники. Так называемые писцовые копии на Руси известны еще с 11 века.

С развитием технического прогресса все больше ощущалась необходимость в создании печатных машин. Первый патент на пишущие машины получил в 1714 г. английский изобретатель Генри Милл, но лишь в 1867 г. в США была создана пишущая машина с закрытым шрифтом, на базе которой начался серийный выпуск печатных машин.

С развитием техники совершенствовались и пишущая машина

В настоящее время на смену пишущей машине пришел персональный компьютер. Несомненно, работа по печатанию различных документов стала значительно легче.

Тем не менее, деятельность секретарей не сводится только лишь к механическому набиванию текстов. Помимо этого они должны обладать еще многими умениями. По сути, секретарь – это "правая рука" руководителя.

При подборе секретаря руководители обычно ориентируются на определенные навыки и знания: Знание делопроизводства Умение работать на ПК Умение оформлять служебные документы в соответствии с ГОСТом Хорошие знания в области русского языка, литературы Высшее образование Желательно знание иностранного языка Высокая скорость печати Приятная внешность Знание оргтехники Знание психологии делового общения Опыт в организации встреч и ведении переговоров

Плюсы профессии «Секретарь» + Широкий круг знакомств. +Полная и достоверная информация о делах фирмы. +Приобретение навыков общения и работы со специалистами разных сфер деятельности и занимаемых должностей. + Опыт организаторской деятельности. +Работа стабильна и не предполагает большой физической нагрузки. + Лицо компании.

Минусы профессии «Секретарь» -Ненормированный рабочий день (приходить на работу раньше шефа, а уходить позже). - Попадание «под горячую руку». - Не всегда есть возможность реализовать себя. -Если фирма небольшая, может стать скучно от однообразия или недостатка работы. -Всегда хорошо выглядеть, вне зависимости от обстоятельств.

В сложившейся практике труда секретаря можно выделить профессиональные качества, которыми он должен обладать для успешной работы. Как вы считаете, что такое: Инициативность Организованность Осведомленность Ответственность Пунктуальность Конфиденциальность

И от его умения разговаривать зависит эффективность работы офиса. Секретарь должен соблюдать любезность, корректность, вежливость и доброжелательность. В общении он должен всегда прийти на помощь, в случае необходимости пойти на некоторые личные неудобства ради общего дела. Секретарь находится в постоянном общении непосредственном диалоге со своим руководителем, сослуживцами, посетителями офиса, при работе с телефоном.

Профессиональный секретарь знает, что обстоятельства управляют поступками. Иногда следует действовать строго по этикету, а бывают случаи, когда здравый смысл - лучший советник. Хороший секретарь обладает чувством такта. Говорят, хорошие секретари умеют выбрать подходящее время и выражения для нейтрализации негативной ситуации. Тактичный секретарь знает, кому из посетителей приемной надо оказать почет, кому любезность, когда «смягчить удары», полученные от грубого руководителя.

Как Вы думаете, в чем секрет личного обаяния секретаря

При формировании первого впечатления решающую роль играют манера поведения, стиль, имидж. Оно складывается у людей быстро и прочно. Руководитель офиса и его секретарь должны это знать. Человек сначала видит секретаря, затем слышит, как он говорит, и лишь потом понимает, что он говорит. Психологи утверждают, что первое впечатление примерно на 50% зависит от внешности, одежды и манеры поведения, на 40% от тона голоса и лишь на 10% от содержания его сообщения. Надо всегда помнить, что у нас не будет второй возможности произвести первое впечатление.

Встречает гостей, помогает раздеться и приглашает в комнату переговоров. В разговоре он сдержан, любезен, обменивается визитными карточками своей фирмы. Кроме профессиональных, у секретаря есть обязанности и светского характера. Успех деловых встреч, приема гостей и культурной программы зависит от умения и знания этикетных норм и правил. Если в офис пригласили гостей, то секретарь заранее готовит встречу. Он подготавливает документы, образцы рекламной продукции, составляет варианты культурной программы.

Если в офисе какое-либо торжество, то секретарь готовит пригласительные билеты, заранее их рассылает приглашенным или обзванивает их. Настаивать на приглашении можно с известным тактом и определенной долей настойчивости (настойчивость в приглашении иногда приятна для человека, так как она доказывает, что его обществом дорожат.) В разговоре не следует спорить. Главное уметь слушать и слышать говорящего. Иронии и насмешки следует избегать. Разговаривать следует не шепотом и не крикливо (ибо обе эти крайности вульгарны). Если в офисе какое-либо торжество, то секретарь готовит пригласительные билеты, заранее их рассылает приглашенным или обзванивает их. Настаивать на приглашении можно с известным тактом и определенной долей настойчивости (настойчивость в приглашении иногда приятна для человека, так как она доказывает, что его обществом дорожат.) В разговоре не следует спорить. Главное уметь слушать и слышать говорящего. Иронии и насмешки следует избегать. Разговаривать следует не шепотом и не крикливо (ибо обе эти крайности вульгарны).

Во многом успех работы секретаря зависит от личных контактов с руководителем. А это возможно только при условии взаимного доверия. Секретарь помогает в планировании рабочего дня руководителя, выполнении намеченных мероприятий, освобождает его от вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонные вызовы посетителей.

Конечно, круг обязанностей секретаря гораздо больше того, что мы перечислили. Чтобы быть ассом в этом важном деле, надо многому учиться и много работать над собой, своим культурным уровнем, своей профессиональной квалификацией, изучать и запоминать правила этикета. И, что может стать главным – обладать сильным характером.

Несомненно, у профессии секретаря есть будущее. Уже сейчас статус секретаря, помощника руководителя подразумевает самый широкий спектр функциональных обязанностей, которые накладывают высокие требования не только на личные и деловые качества, но и на его знания в области информационных технологий, делопроизводства, а также на организационные навыки, распределение времени, процесс ведения телефонных переговоров, работу со сложной оргтехникой.

В дальнейшем, с расширением потоков информации и развитием технологий ее обработки, к секретарю будут предъявляться еще более высокие профессиональные требования, что неизбежно приведет и к повышению статуса этой профессии. Возможно, в будущем добавятся новые разновидности профессии секретаря – например, VIP-секретарь или секретарь-конфликтолог.

Я думаю, Вы согласитесь с такой фразой: «Офис может работать без шефа, но не без секретаря».