А ВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА СРЕДСТВАМИ САБ ИРБИС64 Наталья Александровна Мешечак НМБ СибГМУ, НП «Мед Арт» г. Томск

ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Быстрый атрибутивный поиск документа. Централизованное хранение документов. Разграничение прав доступа. Организация иерархических связей между документами.

С ТРУКТУРА БД «Д ОКУМЕНТООБОРОТ » Документы Системы менеджмента качества (рабочий лист PREDM) Сотрудник (рабочий лист PERS) Отделы (рабочий лист PREDM) Совещательные органы (рабочий лист PREDM)

Ф УНКЦИОНАЛЬНОСТЬ БД «Д ОКУМЕНТООБОРОТ » Поиск объекта по его поисковым атрибутам. Обеспечение целостного информационного поля библиотеки путем организации иерархических связей между объектами. Регулирование доступа для просмотра и редактирования документов. Организация плановых ревизий актуальности документов с заданным интервалом. Автоматическое формирование штатного расписания.

В ИДЫ ПОИСКА В БД «Д ОКУМЕНТООБОРОТ » «Юбилеи/ревизии текущего года», для отбора документов, подлежащих проверке на актуальность, а также записей на сотрудников библиотеки, отмечающих юбилейные даты в текущем году. (Рис. 2) «До юбилея/ревизии осталось», для оценки объема и организации планирования ревизии документов, подлежащих проверке на актуальность на 1-5 лет вперед. «Название документа/отдела», для поиска документов по названию. «Сотрудники (документы)», для поиска документов, связанных с конкретным сотрудником, выполняющим функцию автора- составителя. «Сотрудник (о нем)», для поиска записи, содержащей персональную информацию о сотруднике. «Тип документа», для отбора группы объектов одного типа. «Штатное расписание», для группировки/отбора сотрудников по должностному признаку. «Номер документа», для обеспечения сквозной нумерации документов СМК.

О РГАНИЗАЦИЯ ИЕРАРХИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ДОКУМЕНТАМИ И ВНЕШНИХ ССЫЛОК Инструменты БД «Документооборот» позволяют выстраивать иерархические связи внутри самой базы, а также организовать ссылки на внешние интернет-ресурсы и документы. Основой принцип, по которому выстраивались связи внутри базы – возможность навигации по логически связанным объектам с минимальным использованием меню поиска. Иерархические связи внутри базы организуются путем заполнения поля 488.

О РГАНИЗАЦИЯ ДОСТУПА К БД «Д ОКУМЕНТООБОРОТ » Использование БД «Документооборот» обеспечивает хранение документов в централизованном структурированном хранилище. Доступ к полным текстам документов организован через клиентов САБ ИРБИС64, что снимает географическое ограничение для всех филиалов библиотеки. Индивидуальный доступ к БД «Документооборот» организован путем настройки уровней доступа пользователей штатными средствами САБ ИРБИС64.

О РГАНИЗАЦИЯ ПЛАНОВЫХ РЕВИЗИЙ АКТУАЛЬНОСТИ ДОКУМЕНТОВ С ЗАДАННЫМ ИНТЕРВАЛОМ Возможность отбирать документы, подлежащих проверке на актуальность, а также записи на сотрудников библиотеки, отмечающих юбилейные даты, реализуется заполнением поля 309. Поле дублируется, поэтому можно в одной записи задать отсчет нескольким событиям, связанным с объектом описания.

П ЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ О СОТРУДНИКАХ. Ш ТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ Ввод и полнота персональных данных на каждого сотрудника осуществляется с их письменного согласия. Помимо основных сведений, дополнительно вносятся поисковые элементы: дата рождения (309), должность (поле 60). Запись на сотрудника содержит ссылки: …

П РИМЕР ЗАПИСИ НА ДОКУМЕНТ В БД «Д ОКУМЕНТООБОРОТ » ( РАБОЧИЙ ЛИСТ РЛ PREDM)

Б ЛАГОДАРЮ ЗА ВНИМАНИЕ !