Библиографический список Учебные пособия 1. Кабашов С. Ю. Делопроизводство кадровой службы: учебно- методический комплекс – Уфа: БАГСУ, с. 2. Янкович Ш. А. Делопроизводство в кадровой службе. М.: ЮНИТИ-ДАНА, с. Интернет-ресурсы 1. HR-Portal: Кадровое делопроизводство, сообщество профессионалов, URL: portal.ru/article/lichnoe-delo-rabotnika/ (дата обращения )

Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии. Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в какой конкретно службе он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.

Формирование личных дел работников Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности, помещенных в специальную папку. Цель формирования личного дела – сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном месте. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. При формировании личного дела в него помещают копии документов, подтверждающие социально значимые факты (документы об образовании – аттестат, диплом, сертификат,

свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о расторжении брака и другое). При оформлении личного дела работника можно руководствоваться нормами указа Президента РФ «Об утверждении положения «О персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» от В личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:

-личный листок по учету кадров или анкета; - дополнение к личному листку по учету кадров; - автобиография; - копии документа об образовании; - трудовой договор (экземпляр работодателя); - договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц); - характеристики (рекомендательные письма); - заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);

- выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности); - выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности; - выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.). К личному делу работника приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку. Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не

подшиваются в него) справки, заверенные фотографии работников и т.п. Подобные документы, как правило, хранятся в специальных кармашках, расположенных на внутренних сторонах обложки. Листы дела нумеруются в процессе формирования дела. На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации; заголовок текста; фамилия, имя отчество работника в именительном падеже; порядковый номер дела (как правило, это табельный номер); дата начала личного дела (день поступления); дата окончания личного дела (день увольнения); количество листов (указывается из листа- заверителя дела); срок хранения. На корешке личного дела указывается номер дела, фамилия и инициалы

служащего. Под этим номером личное дело регистрируется в книге (журнале) учета личных дел, предусматривающей следующие графы: порядковый номер; фамилия, имя, отчество работников; дата постановки дела на учет; дата снятия с учета. При помещении в личное дело нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа нумеруются (отдельно нумеруются листы описи) и только после этого документ подшивается. В конце личного дела помещается лист- заверитель личного дела по установленной форме.

Ведение личных дел работников Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого работника организации (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами ведения личных дел конкретной организации). Ведение личного дела предусматривает: - ведение записей в соответствующих разделах личного дела; - помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дела ; - изъятие документов, надобность в которых миновала ; - периодическую проверку состояния личного дела на предмет

сохранности включенных в него документов. В том числе во внутренней описи. Как правило, в хронологическом порядке, т.е. по мере их поступления. Это касается, в частности, справок с устаревшими сведениями. Такая проверка производится с целью установления наличия и физического состояния документов. Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в

документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица кадровой службы и печатью предприятия или кадровой службы. Не рекомендуется использовать гелиевые ручки, т.к. написанные ими тексты очень быстро выцветают. Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование штампов установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри «дела» они

располагаются в хронологической последовательности. Отдельные наиболее важные документы при необходимости могут помещаться в начале личного дела, вне общего хронологического и тематического порядка. Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи. Листы документов, приобщенных к личному делу, но не подшитых в него, не нумеруются и учитываются во внутренней описи на общих основаниях с отметкой в графе «Примечание» о фактическом

местонахождении документа в составе «дела». Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения оригиналов и копий документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях копии документов заверяются и приобщаются к «делу».

Хранение и учет личных дел работников Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа. Личные дела включаются в номенклатуру дел кадровой службы под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года расторжения трудовых отношений с работником.

Личные дела руководителя предприятия, членов руководящих исполнительных, контрольных органов, работников, имеющих государственные награды, иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных сотрудников - 75 лет. Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работников, тогда как личные дела лиц, с которыми трудовые отношения прекращены передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив кадровой документации. Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность

личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (или плотно закрывающихся металлических шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. Общие требования к подобным помещениям - наличие защиты от несанкционированного проникновения, от залития водой, средств пожаротушения, желательно - кондиционирование воздуха и, как минимум, соблюдение стабильного температурного режима и влажности воздуха. На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные

должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов: по порядку номеров; в прямом алфавитном порядке; по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов - по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.

В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством работника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел. При этом содержание сводной описи наряда должно отражаться в сводной описи личных дел работников.

Выдача личных дел работников во временное пользование Выдача личных дел работников организации во временное пользование работникам для ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя кадровой службы. Ознакомление работника под личную роспись (в контрольном журнале) с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за ведение личных дел). Ознакомление сотрудников со своими личными делами производится не реже одного раза в год, а также по просьбе

указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ. В процессе ознакомления с личным делом работникам запрещается: производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела; вносить в личное дело новые записи; извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые; задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени.

При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела работник вправе заявить об этом в кадровую службу. К заявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших). Выдача во временное пользование для включения в личные дела новых документов, внесения записей и т.п. производится только на время, которое фактически необходимо для выполнения соответствующих действий, согласно списку лиц, имеющих право

на получение личных дел, утвержденным руководителем компании. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале (карточке). В конце рабочего дня лицо, ответственное за ведение личных дел, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование другим организациям (любым - как государственным, так и частным) производится с разрешения руководителя организации на основании надлежащим образом оформленного запроса. О выдаче дела составляется Акт, один из

экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах кадровой службы компании до возвращения дела (документа) в место хранения. Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения руководителя компании с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель (карта-заместитель) с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во

временное пользование. При выдаче за пределы предприятия - также с составлением акта. В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в компании ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в Акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется руководителю компании.

Оформление личных дел работников при передаче дел в архив Оформление личных дел работников для передачи дел в архив производится кадровой службой при методической помощи соответствующего архива. Эта процедура включает: подшивку (переплет) дела ; уточнение нумерации листов дела; составление листа-заверителя; составление (уточнение) внутренней описи; внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.

В том числе при объединении нескольких личных дел в одну единицу хранения. С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется: объединять индивидуальные личные дела лиц, трудовые отношения с которыми расторгнуты, в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам расторжения трудовых отношений); располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (по фамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом

бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего лица, трудовые отношения с которым прекращены; снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения). Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче.

Выявленные при проверке недостатки устраняются кадровой службой компании. Передача и прием производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личных дел. Ведение личных дел работников должно осуществляться по строгим правилам, даже теми работодателями, для которых эта работа не является обязательной. Однако эти правила не распространяются на те папки (дела), которые носят названия «личная папка», «личный файл» или «досье» вместо «личное дело». При этом кадровику важно помнить, что:

- в любом случае, независимо от названия, в этих папках содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все правила, предусмотренные ТК РФ и Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных», по защите персональных данных; - трудовые договоры (если их немного) могут храниться в личном деле работника, но никакие в личном «файле» и т.п. Однако куда более правильно - хранить трудовые договоры отдельно в самостоятельном деле «Трудовые договоры с работниками». Тем не менее все это соответствует законодательству, следовательно, реализация этого и есть соблюдение законодательства.

Спасибо за внимание!