Компания «Интер Траст» +7 (495) Использование электронных документов и электронной подписи в деятельности органов власти и организаций Горностаев Владимир Павлович, Директор Центра компетенции по защите информации

Участники информационного взаимодействия 2 Федеральный закон от ФЗ «Об электронной подписи» Государственныеорганы Органы местного самоуправления Организации Граждане Обмендокументами Документооборот Документ создан, получен Документ исполнен, отправлен © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

Организация внутренней деятельности Подготовка проекта Согласование Подписание Регистрация Рассмотрение Исполнение внутренние МЭДО СМЭВ другие МЭДО СМЭВ другие участники информационного взаимодействия участники информационного взаимодействия Документирование Документооборот 3 ЕПГУ Работа с документами © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

Вопросы для обсуждения 1.Документ: условия существования, представление … 2.Подпись: реквизит, собственноручная и электронная. 3. Перечень документов, регламентирующих использование электронных документов и ПРОСТОЙ электронной подписи в органах власти или организации. 4. Практика разработки и внедрения документов, регламентирующих использование электронных документов и ПРОСТОЙ электронной подписи в органах власти или организации. 4 © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

Ведущий: Горностаев Владимир Павлович, Директор Центра компетенции по защите информации «Компания «Интер Траст» Эксперты: Янковая Валентина Федоровна, Заместитель директора ВНИИДАД, к.и.н.; Соловяненко Нина Ивановна, старший научный сотрудник Института государства и права РАН, к.ю.н.; Платонов Вячеслав Владимирович, Руководитель направления продвижения СЭД Центра компьютерных разработок (Консорциум КОДЕКС); Дмитрий Юрьевич, Консультант «Компания «Интер Траст» Долматов Алексей Вячеславович, Консультант ЦКЗИ «Компания «Интер Траст». Участники 5 © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

Документ: условия существования, представление … 6 © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

Федеральный закон от г. 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» Постановление Правительства РФ от «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» ГОСТ Р ИСО «Управление документами. Общие требования» Распоряжение Правительства РФ от 2 апреля 2015 г. 583-р Утвержден перечень видов документов, передаваемых при взаимодействии ФОИВ, ОИВ субъектов РФ, государственных внебюджетных фондов в электронном виде. Понятие «электронного документа» в законодательных и нормативных актах Федеральный закон От г. 63-ФЗ «Об электронной подписи» 7 © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

Признание электронного документа При обмене документами между участниками ИВ При организации внутренней деятельности??? порядок проверки НЭП ПЭП Ст ФЗ НЭП ПЭП Соглашение сторон Устанавливаются ФЗ НПА КЭП Информация в электронной форме Электронный документ = 8 © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

9 Бумажный и электронный документ Информация в электронной форме Отчет об исполнении Отчет об исполнении Резолюция на документ Электронный документ Документ Резолюция Отчет об исполнении © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

10 РУФ и электронный документ Регистрационно-учетная форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля ГОСТ Р Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

11 Электронный документ Представление, визуализация Хранение © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

Документ: условия существования, представление … Терминология и понятия. Законодательные, нормативно правовые акты и национальные стандарты. а). Резолюция и отчет об исполнении – реквизиты документа или электронные документы? б). «Регистрационно-учетная форма» – электронный документ или ЭД с метаданными для управления? в). Информация в электронной форме хранится и обрабатывается в ИС. Файл – электронный документ. Данные, отображаемые на экране «монитора» – электронный документ. 12 © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

Регулирование отношений в области использования ЭП 13 Совершение гражданско-правовых сделок; Оказание государственных и муниципальных услуг; Совершение иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами. Исполнение государственных и муниципальных функций; Федеральный закон от ФЗ «Об электронной подписи» © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

Подпись и электронная подпись [ст ФЗ] «Электронная подпись» – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. [п. 58 ГОСТ Р ] «Подпись» – реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица. [п ГОСТ Р ] Реквизит «Подпись» включает наименование должности лица, подписавшего документ; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия). 14 © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

15 Показатели и критерии выбора вида ЭП Требования законодательных и нормативно-правовых актов Документальный фонд организации Затраты на реализацию © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

16 Использование ЭП на этапах жизненного цикла ЭД Согласование ПодписаниеРассмотрение Исполнение Состав реквизита « Состав реквизита «Резолюция»: - фамилии, инициалы исполнителей; - содержание поручения; - срок исполнения; - подпись; - дата. Состав реквизита « Состав реквизита «Резолюция»: - фамилии, инициалы исполнителей; - содержание поручения; - срок исполнения; - подпись; - дата. Состав реквизита « Состав реквизита «Подпись»: - наименование должности лица, подписавшего документ; - личная подпись; - расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Состав реквизита « Состав реквизита «Подпись»: - наименование должности лица, подписавшего документ; - личная подпись; - расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Состав реквизита «Виза» Состав реквизита «Виза»: - подпись визирующего; - должность визирующего; - расшифровка подписи (инициалы, фамилия); - дата подписания. Состав реквизита «Виза» Состав реквизита «Виза»: - подпись визирующего; - должность визирующего; - расшифровка подписи (инициалы, фамилия); - дата подписания. Состав реквизита « Состав реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»: - ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; - слова "В дело"; - номер дела, в котором будет храниться документ; - подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ; - дата. Состав реквизита « Состав реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»: - ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; - слова "В дело"; - номер дела, в котором будет храниться документ; - подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ; - дата. ГОСТ Р Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов Документирование Работа с документами © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

Подпись: реквизит, собственноручная и электронная 17 Терминология и понятия. Законодательные, нормативно правовые акты и национальные стандарты. а). Какую функцию выполняет подпись? Определение лица, подписавшего документ (создавшего подпись), полномочия лица. Придание юридической силы документа... б). Какие показатели и критерии необходимо использовать при выборе вида подписи? Требования законодательных и нормативно-правовых актов, документальный фонд организации и затраты на реализацию и внедрение…. в). В случае использования электронной подписи при согласовании, подписании, вынесении резолюции и создании отметки об исполнении есть необходимость различать эти случаи в документах, регламентирующих использование электронных документов и электронной подписи в организации? © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

18 Документы, регламентирующие использование ЭД и ПЭП в организации 1. Перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в электронном виде. 2. Правила создания и работы с электронными документами. 3. Распорядительный документ, определяющий: - условия признания электронных документов с простой электронной подписью; - правила определения лица по его простой электронной подписи; - правила создания, выдачи и применения ключей простой электронной подписи. 4. Порядок проведения экспертизы ценности и уничтожения электронных документов. 5. Порядок разбора конфликтных ситуаций, связанных с созданием и использованием электронных документов и простой электронной подписи. © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

Практика разработки и внедрения документов, регламентирующих использование электронных документов и простой электронной подписи в органе власти и организации Практика разработки и внедрения 19 © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

Специалист по документоведению и архивному делу Специалист по документоведению и архивному делу Специалист по ИТ Специалист по ИТ Специалист по ИБ Специалист по ИБ Специалист по информационному праву Специалист по информационному праву Владелец бизнес- (делового) процесса Владелец бизнес- (делового) процесса 20 © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",

Спасибо за внимание! : 21 © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер Траст",