ЛЕКЦИЯ 2. Создание системы контроллинга на предприятии 1. Создание службы контроллинга на предприятии 2. Структура и состав службы контроллинга 3. Контроллер, его функции и обязанности

3.1. Создание службы контроллинга на предприятии Основная задача системы контроллинга – анализ информации. Основной ресурс для проведения данной работы –сотрудники конкретной организации.

Для организации работы службы контроллинга необходимы аналитики (специалисты) для того, чтобы исследовать горизонтальные связи между подсистемами системы менеджмента и вертикальные связи между подсистемами и элементами системы менеджмента (исследовать потоки информации между ними). Для эффективной работы службы контроллинга необходимо, чтобы вся информация передавалась в службу контроллинга.

Служба контроллинга входит наряду с бухгалтерией, финансовым отделом, планово-экономическим отделом в состав финансово-экономических служб предприятия. Поскольку основная функция контроллинга на предприятии – анализ и управление затратами и прибылью, служба контроллинга должна иметь возможность получать всю необходимую ей информацию и претворять ее в рекомендации для принятия управленческих решений высшими руководителями предприятия.

При создании службы контроллинга на предприятии необходимо учитывать следующие основные требования : 1. Служба контроллинга должна иметь возможность получать необходимую ей информацию из бухгалтерии, финансового отдела, планово-экономического отдела, службы сбыта и службы материально-технического снабжения. 2. Служба контроллинга должна иметь возможность и полномочия организовывать с помощью других экономических служб сбор дополнительной информации, требуемой ей для анализа и выводов, но не содержащейся в существующих документах финансово- экономических служб.

3. Служба контроллинга должна иметь возможность внедрять новые процедуры сбора аналитической информации на постоянной основе. Вопрос о выплате компенсации сотрудникам других служб за увеличение нагрузки должны решать руководители, для которых предназначена информация службы контроллинга. 4. Служба контроллинга должна иметь возможность быстро доводить информацию до сведения высшего руководства предприятия. 5. Служба контроллинга должна быть независимой от той или иной финансово-экономической службы.

3.2. Структура и состав службы контроллинга Построение службы контроллинга зависит от: организационной структуры предприятия, вида деятельности (работ, услуг), решения руководителя.

Рациональным является следующий состав службы контроллинга: начальник службы контроллинга; контроллер-куратор цехов; контроллер-специалист по управленческому учету; контроллер-специалист по информационным системам.

Начальник службы контроллинга – наиболее квалифицированный специалист с достаточным опытом работы на предприятии: должен знать бухгалтерский учет и разбираться в технологических вопросах работы своего предприятия несет ответственность за выходящие документы, аналитические расчеты и прогнозы перед своим непосредственным начальником – заместителем директора по экономике (финансовым директором), а также перед генеральным директором, к нему предъявляется повышенные требования к квалификации и интеллектуальным возможностям начальника службы контроллинга.

Контроллер-куратор структурных подразделений – квалифицированный специалист, знакомый с организацией работы и проблемами всех структур предприятия, понимающий суть работы и технологические аспекты работы каждого цеха. На эту должность целесообразно приглашать экономистов цехов (можно молодых), экономистов планово-экономического отдела, бухгалтерии, финансового отдела, службы сбыта.

Контроллер-специалист по управленческому учету – специалист, способный к аналитическому мышлению, владеющий теорией и инструментами контроллинга, обладающий высоким уровнем эрудиции. Если объемы обрабатываемой информации в службе контроллинга велики, то создается должность контроллера- специалиста по управленческому учету, в чьи обязанности входит работа с бухгалтерией в плане получения аналитических данных из учетных регистров. Основным требованием, предъявляемым к такому специалисту, является теоретическое и практическое знание бухгалтерского учета на предприятии, знание особенностей и недостатков учета на данном конкретном предприятии.

Контроллер-специалист по информационным системам – квалифицированный специалист из отдела автоматизации, детально знающий документооборот на предприятии и способный поставить задачу автоматизации контроллинговой работы. Следует понимать, что полноценное функционирование службы контроллинга тесно увязано с оптимизацией информационных потоков на предприятии, а, следовательно, с автоматизацией финансово- хозяйственной деятельности предприятия и использованием современных информационных технологий.

3.3. Контроллер, его функции и обязанности Необходимость появления на современных предприятиях такого феномена, как контроллинг, можно объяснить следующими причинами: повышение нестабильности внешней среды выдвигает дополнительные требования к системе управления предприятием: смещение акцента прошлого на анализ будущего; увеличение скорости реакции на изменения внешней среды, повышение гибкости предприятия; необходимость в непрерывном отслеживании изменений, происходящих во внешней и внутренней среде предприятия; необходимость продуманной системы действий по обеспечению выживаемости предприятия и избежанию кризисных ситуаций; усложнение систем управления предприятием требует механизма координации внутри системы управления; информационный бум при недостатке существенной, значимой информации требует построения специальной системы информационного обеспечения управления.

Основная цель контроллинга – ориентация управленческого процесса на достижение всех целей, стоящих перед предприятием. Для этого контроллером должно обеспечиваться выполнение следующих функций: координация управленческой деятельности по достижению целей предприятия; информационная и консультационная поддержка принятия управленческих решений; создание и обеспечение функционирования общей информационной системы управления предприятием; обеспечение рациональности управленческого процесса.

Таким образом, основные перечислим функции контроллера: 1. Функция обеспечения. Логистическую функцию наряду с руководителями отделов закупок, персонала и финансов выполняет контроллер как специалист по информации. 2. Функция организации. Организационная работа преимущественно заключается в регулировании информационных потоков. Помимо этого, она тесно связана с обработкой данных.

Функциональные обязанности контроллера: 1. Руководство плановой и бюджетной работой; координация и взаимное согласование отдельных целей и планов. 2. Содержание информационной системы отчетности, точно и быстро функционирующей и обеспечивающей получение каждым именно той информации и документов, в которой он нуждается в своей области принятия решений (информационная система менеджмента).

3. Консультирование работников линейных отделов, прежде всего отдела сбыта, производственного отдела и отдела закупок, в процессе принятия ими решений. Описание последствий этих решений, а также разработка альтернатив улучшения ситуации предприятия по показателям оборота, затрат и прибыли и рекомендаций по выбору наиболее приемлемых из предложенных альтернатив. 4. Проведение расчетов эффективности инвестиций и подготовка мероприятий по внедрению современных методов менеджмента в интересах предприятия.

5. Анализ существующих взаимосвязей, методов и состояния системы управления, их сравнение с поставленными целями, ограничениями, заданными правлением предприятия, и критериями результативности. 6. Сохранение имущественного комплекса предприятия. 7. Осуществление текущего контроля за затратами.

8. Выполнение функций председателя комитета по расчетам цен на продукцию. 9. Проявление инициативы в вопросе увязки уровня оплаты труда работников, в первую очередь руководителей продуктовых групп и агентов по сбыту, с результативными показателями. 10. Недопущение того, чтобы намеченные мероприятия по совершенствованию так и остались на бумаге, поддержка их внедрения в практику работы линейных отделов.