Как организовать учет командировок по новым правилам Челябинск, сентябрь 2015

Хронология последних изменений в правилах оформления командировок 2

Основные документы, регулирующие особенности командирования Трудовой кодекс РФ; Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. 749; Налоговый кодекс РФ; Порядок и формы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития РФ от н; Приложение к письму ФСС РФ от / Об обложении страховыми взносами отдельных видов выплат. 3

Понятие «командировка» Командировкой признается разовая поездка сотрудника по распоряжению руководителя на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Служебные поездки сотрудников, работа которых носит разъездной характер, нельзя относить к командировкам (ст. 166 ТК РФ, п. 3 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. 749). Оговорка о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора с сотрудником (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Соответственно, основное отличие разъездной работы от командировок состоит в том, что разъездная работа непосредственно входит в составную часть трудовой функции сотрудника. 4

Отличия разъездного характера работ от командирования (статья Трудового кодекса РФ) К работам с разъездным характером относятся работы, которые: происходят в пути; предполагают постоянные разъезды; выполняются в полевых условиях. Разъездной характер носят работы, при которых: у сотрудника нет неподвижного рабочего места; большая часть рабочего времени проходит в поездках (перемещениях). 5

Поездки внештатных лиц Сотрудник, работающий по гражданско-правовому договору, не может быть направлен в командировку. Трудовое законодательство не распространяется на граждан, работающих по гражданско-правовым договорам (ст. 11 ТК РФ). Поэтому их поездки, связанные с исполнением заключенных договоров, командировками не являются. Это следует из положений статьи 166 Трудового кодекса РФ. Если для выполнения задания человека нужно направить в другую местность, условия поездки следует обязательно прописать в договоре. И самое главное – в нем нужно оговорить порядок возмещения затрат, связанных с такой поездкой. Если заранее предусмотреть поездку нельзя, необходимые условия нужно внести в договор после того, как он заключен (ст. 450 ГК РФ). Дополнения оформите в виде письменного соглашения и приложите к договору. 6

1. Отменена необходимость оформления: - командировочного удостоверения; - служебного задания; - отчета о командировке. 2. В связи с отменой оформления командировочного удостоверения фактический срок пребывания в командировке стал определяться по проездным документам или указываться сотрудником в служебной записке, если он добирался до места назначения на личном транспорте. В этом случае дополнительно необходимо прикладывать к авансовому отчету оправдательные документы, подтверждающие использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). С 8 января 2015 г. Постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 г внесены изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. 749: 7

1. Отменена необходимость ведения журнала учета командированных сотрудников. 2. Направление работника в командировку должно производиться на основании письменного решения работодателя, при этом решение о командировке должно содержать сведения о способе проезда. 3. Командировка на личном и служебном транспорте должна быть подтверждена служебной запиской. 4. В перечень прилагаемых к служебной записке документов добавлен маршрутный лист (в том случае, если в путевом листе не приведены места следования работника). 5. В том случае, если по возвращении из поездки у работника не оказалось проездных документов, фактический срок командировки могут подтвердить квитанция, талон из гостиницы или любой другой документ о заключении договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования. С 8 августа 2015 г. Постановлением Правительства РФ от 29 июля 2015 г. 771 внесены изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. 749: 8

Особенности признания расходов на командировки для целей налогообложения 9

Налог на прибыль организаций На основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. 10

Расходы на проезд 11 В Письме от /1/26918 Минфин привел положения ст. 252 НК РФ, на основании которой расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. В соответствии с положениями Федерального закона 402 ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Чиновники финансового ведомства особо подчеркнули, что в случае отсутствия документов, подтверждающих расходы сотрудника организации на проезд до места командирования и обратно, налогоплательщик не вправе признать указанные расходы для целей налогообложения прибыли организаций.

Расходы на наем жилого помещения 12 В Письме от /11015 Минфин уточнил, что согласно ст. 313 НК РФ налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Налоговым кодексом. Подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы, соответствующие требованиям ст. 9 Федерального закона 402 ФЗ. Принимая во внимание положения названных статей, а также нормы ст. 252 и 264 НК РФ, налогоплательщик вправе учесть расходы на командировки, в частности на наем жилого помещения, при их подтверждении первичными учетными документами, оформленными в установленном порядке.

Как подтвердить срок командировки? 13 Согласно п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

Как подтвердить срок командировки? 14 В Письме от /1/26251 Минфин, рассмотрев вопрос о подтверждении срока командировки при проезде на стороннем транспорте, высказал следующее мнение: в случае проезда работника к месту командирования и обратно к месту работы на транспорте сторонней автотранспортной организации, оказывающей налогоплательщику услуги по перевозке сотрудника, с учетом того, что перечень оправдательных документов не закрыт, подтверждением фактического срока пребывания работника в служебной командировке, а также использования указанного транспорта могут быть любые первичные документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете, которые свидетельствуют о фактическом нахождении работника в пути к месту командирования и обратно на указанном транспорте.

Как подтвердить срок командировки? 15 Аналогичные разъяснения представлены Министерством Финансов РФ в следующих письмах: от /1/26489, от /1/23680, от /22368 – при рассмотрении вопроса об учете в целях налога на прибыль командировочных расходов на проезд работника к месту командирования и обратно к месту работы на личном транспорте; от /1/24840 – при рассмотрении вопроса о подтверждении фактического срока пребывания работника в командировке в случае проезда к месту командировки и обратно на служебном транспорте;

Налог на доходы физических лиц В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). 16

Налог на доходы физических лиц 17 Расходы на проезд В Письме от /1/26918 Минфин пришел к выводу, что при отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудника организации на проезд до места командирования и обратно, суммы возмещения организацией-работодателем таких расходов подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке. Суточные Размер суточных в целях расчета НДФЛ нормируется (п. 3 ст. 217 НК РФ.). Не облагаются НДФЛ суточные в пределах: руб. за день нахождения в командировке в России; руб. за день нахождения в загранкомандировке. С суточных, выплаченных сверх установленных норм, необходимо исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ.

Страховые взносы Частью 2 ст. 9 Федерального закона 212 ФЗ предусмотрено, что вся сумма выданных работнику суточных не облагается страховыми взносами. При этом нормы суточных (как и других расходов на командировки) определяются коллективным договором или иным локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). 18

Спорные ситуации Может ли организация отнести к расходам, уменьшающим налог на прибыль, сумму суточных, выплаченных за однодневную командировку? 19 Если раньше позиция Минфина России была не в пользу компаний, то после нескольких судебных решений, при вынесении которых суды вставали на сторону налогоплательщиков, ведомство поменяло свое мнение (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 21 мая 2013 г /1/18005, постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 июля 2012 г. Ф /12 по делу А /2011, постановление ФАС Северо-Западного округа от 29 июня 2012 г. Ф /12 по делу А /2011).

Спорные ситуации Может ли организация отнести к расходам, уменьшающим налог на прибыль, сумму суточных, установленную приказом руководителя, но превышающую лимит, закрепленный в коллективном договоре? 20 Нормирование суточных для целей налога на прибыль было отменено еще с 1 января 2009 года (Федеральный закон от 22 июля 2008 г. 158-ФЗ), а значит, организация может принять в расходы всю сумму суточных, выданных сотруднику на основании коллективного договора или локального нормативного акта. А вот все, что было выплачено сверх установленных компанией норм, в том числе и по приказу руководителя, к расходам отнести не удастся (письмо Департамента налоговой и таможенно- тарифной политики Минфина России от 1 апреля 2010 г /1/206).

Спорные ситуации Можно ли учесть не подтвержденные документально расходы на проживание сотрудника в командировке в затратах по налогу на прибыль и нужно ли начислять НДФЛ на эти выплаты? 21 Неподтвержденные документально затраты в расходах для целей налога на прибыль учесть нельзя. Затраты на наем жилого помещения можно отнести к расходам, уменьшающим налог на прибыль, в случае их документального подтверждения (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В качестве последнего могут выступать счета из гостиницы, кассовые чеки, договор найма жилого помещения и т. д. Если же во время командировки сотрудник поселился у частного лица, то подтверждающим документом может быть договор найма или иной документ, подтверждающий расходы по найму жилого помещения, составленный нанимателем и наймодателем в произвольной форме (постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 г. А /2007).

Спорные ситуации Можно ли принять в расходы затраты командированного работника на оплату такси, и если да, то какими документами их подтвердить? 22 Затраты на такси можно принять в расходы, если они были экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 24 Положения, ст. 168 ТК РФ, постановление ФАС Московского округа от 13 декабря 2013 г. Ф /13 по делу А /2012, письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 14 июня 2013 г /1/22223). Подтверждающими документами при этом будут чеки ККТ или квитанции об оплате проезда – один из этих документов таксист обязан выдать (п. 111 постановления Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. 112 "Об утверждении Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом"). Вместе с ними сотрудник должен приложить служебную записку с пояснениями расходов на такси, указав маршрут и обоснование использования этого вида транспорта.

Схема документального оформления командировки: от А до Я 23

Этап 1. Документы, необходимые для направления работника в командировку 24 Приказ о направлении работника в командировку. Определяет срок и цель поездки. Организация может использовать унифицированную форму T-9 ( Т-9 а), утвержденную постановлением Госкомстата России от , либо разработать свою форму, утвердив ее в учетной политике.

25

Этап 2. Документы, необходимые для подтверждения командировки 26 Проездные документы. Определяют фактический срок пребывания в месте командирования. Документы на проживание. При отсутствии билетов гостиничные документы могут подтвердить срок командировки.

Подтверждение командировки на личном или служебном транспорте 27 Служебная записка. Форма служебной записки не приведена в положении 749, поэтому организация должна сама разработать бланк и утвердить его приказом руководителя. В служебной записке проставляются даты отъезда и приезда работника. Служебная записка необходима для начисления суточных и подтверждения соответствующих налоговых расходов. А значит, должна содержать обязательные для первичной документации реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. 402-ФЗ). К ним относятся: наименование и дата составления документа, название компании, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения количество дней поездки, подпись работника.

Обязательно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку? 28 Нет, не обязательно. Однако служебную записку необходимо оформить, если: сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.; по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.

29

Этап 2. Документы, необходимые для подтверждения командировки 30 Авансовый отчет. Работник, получивший деньги на служебную поездку, должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней с даты возвращения (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г У, п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. 749).

31

Особенности оплаты труда за период командирования 32

Оплата труда за период командирования При направлении работника в командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка (ст. 167 ТК РФ). 33

Оплата работы в выходной день в командировке 34 производить выплату исходя из тарифной ставки (оклада) сотрудника с учетом фактически отработанного времени ст. 153 ТК РФ производить выплату исходя из среднего заработка ст. 167 ТК РФ Рекомендуется закрепить порядок привлечения командированного сотрудника к работе в выходные дни и оплаты этих дней в локальных документах организации.

Оплата труда при направлении в командировку совместителя 35 Средний заработок сохраняется у того работодателя, который направляет сотрудника в командировку. Если сотрудник едет в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, то средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

Основные нарушения по учету командировок, выявляемые при аудиторских проверках 36

Нарушения, связанные с учетом командировок, как и любые нарушения по учету кадров и оплатой труда, в некоторых случаях влекут искажение базы для начисления страховых взносов, а также могут повлиять на размер налога на доходы физических лиц, подлежащий удержанию и перечислению в бюджет из доходов физического лица. 37

Мы выделяем 4 группы нарушений Нарушение прав работника и несоблюдение организацией обязанностей в рамках трудового законодательства РФ. Нарушения в сфере документального оформления первичных кадровых документов и документов по оплате труда. Ошибки, допущенные при расчете с персоналом по оплате труда. Экономическая необоснованность понесенных расходов по оплате труда. 38

Нарушения первой группы: При командировании работников не подтверждается документально факт переработки, а также обоснованность оплаты за работу в выходные дни. Допускается переработка в период командирования без надлежащего документального оформления и с нарушением статьи 110 Трудового кодекса РФ в части продолжительности еженедельного отдыха. 39

Нормы трудового законодательства при привлечении работников к сверхурочным работам: работники могут быть привлечены к сверхурочным работам только с их письменного согласия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством; не требуется согласие работников на сверхурочную работу в случаях, установленных статьей 99 ТК РФ (аварийные ситуации или необходимость производства общественно значимых работ); продолжительность сверхурочной работы превышает 4 часа в течение двух дней подряд. 40

Нарушения второй группы: Формы первичных учетных документов и регистров по командировкам не утверждены учетной политикой организации в порядке, предусмотренном статьями 9 и 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Не оформляется расчет среднего заработка за период командирования в качестве первичного документа, подтверждающего расходы на оплату труда. Отсутствуют подписи работников с собственноручно указанными датами ознакомления на приказах о командировании, о работе в выходные дни, продлении командировки. Первичные документы (служебная записка) не содержат таких обязательных реквизитов как дата составления, должности и подписи ответственных лиц. 41

Нарушения третьей группы: Ошибки в расчетах среднего заработка при командировании: неправильно определяется количество дней в расчетном периоде – не исключаются периоды, за которые работнику производится оплата по среднему заработку; неверно определяется сумма выплат, участвующих в расчете среднего заработка: o премиальные начисления за год, квартал включаются общей суммой, в то время как их следует распределять по месяцам пропорционально; o в сумму выплат не включаются премиальные начисления за последний месяц расчетного периода, так как начисление производится до того, как формируются окончательные данные о начисленной заработной плате и причитающихся премиальных выплатах. 42

Нарушения третьей группы: При командировании сотрудников оплата труда производится с нарушением статьи 167 Трудового кодекса РФ – в соответствии с установленным окладом, а не по среднему заработку. Статьей 167 Трудового кодекса РФ установлено, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. 43

Нарушения четвертой группы: Табель учета рабочего времени или хозяйственные операции не соответствуют иным кадровым документам: в табеле не отмечаются как неявки дни командирования; в табеле не фиксируется точное время работы в дни сверхурочных работ; Табель учета рабочего времени является первичным учетным документом, который подтверждает фактический выход работников и отработанное время, то есть является основанием для начисления оплаты труда, в том числе по всем дополнительным основаниям. 44

Нарушения четвертой группы: Расходы, связанные со служебными поездками работников, нельзя признать экономически обоснованными, по причине расхождения данных в первичных учетных документах, например, в табеле учета рабочего времени, приказе на командировании, командировочном удостоверении (до 2015 года), в служебных записках, авансовом отчете и путевых листах. 45

Ответственность за несоблюдение трудового законодательства РФ: Возможно привлечение организации к административной ответственности по пункту 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях за нарушение законодательства о труде в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток. 46

СПАСИБО за внимание 47