Сущность, значение и виды учетных регистров Порядок ведения учетной регистрации и способы исправления ошибок в учетных регистрах

1. Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, и отражения на счетах фактов хозяйственной деятельности предназначены регистры бухгалтерского учета. Учетными регистрами называются специально разграфленные листы бумаги, приспособленные для текущих учетных записей. Отражение хозяйственных операций в учетных регистрах называется учетной регистрацией.

Учетные регистры являются важнейшим средством ведения бухгалтерского учета. В них группируют и систематизируют по счетам синтетического и аналитического учета все данные, характеризующие движение активов, капитала и обязательств организации. Данные, получаемые из учетных регистров, используют для контроля, руководства работой организации и его структурных подразделений, а также для экономического анализа результатов хозяйственной деятельности.

Содержание и графление учетных регистров зависят от особенностей хозяйственных операций и действующего порядка отражения их в учете. Факты хозяйственной деятельности должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Учетные регистры, применяемые в практике бухгалтерского учета, подразделяются по ряду признаков: по внешнему виду, объему содержания, характеру записей.

По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки, свободные листы (ведомости), машинограммы. Бухгалтерские книги представляют собой ряд отпечатанных бланков учетных регистров в обложке, сшитых, пронумерованных, скрепленных печатью организации и соответствующими подписями.

Бухгалтерские книги применяются в настоящее время для организации синтетического учета (Главная книга), учета кассовых операций (Кассовая книга) и для других операций.

Карточки это отдельные листы бумаги (картона) в виде таблиц одинакового формата, отпечатанные типографским способом. При открытии карточки регистрируют в специальном реестре, где им присваиваются порядковые номера. Это дает возможность в любой момент проверить их наличие и тем самым осуществить контроль за их сохранностью. Карточки рационально применяются на тех участках учетной работы, где ведется значительное количество аналитических счетов, например, в учете материалов, готовой продукции, товаров.

Свободные листы представляют собой разновидность карточек и отличаются от них тем, что имеют больший формат и хранятся не в картотеке, а в специальных папках (регистраторах), откуда они могут изыматься для записей и подсчета итогов. Эти учетные регистры используются для ведения журналов, ведомостей. Ведомость учета основных средств

Машинограммы - это учетные регистры изготовленные с применением ПК и распечатанные на устройстве вывода информации. По объему содержания, т.е. по степени обобщения производимых записей, учетные регистры делятся на синтетические, аналитические и комплексные. В синтетических учетных регистрах запись производится в обобщенном виде, как правило, кратко, без пояснительного текста, с указанием даты и номера бухгалтерской записи. Натуральные измерители в них не приводятся, а записывается только сумма. Примерами синтетических регистров являются Главная книга, в которой отражаются итоговые данные по всем синтетическим счетам, ведущимся в организации.

Счет 50 «Касса» Главной книги Месяц Обороты по дебету с кредита следующих счетов Оборот по кредиту Сальдо сч. 51 сч. 71 сч. 73 сч. 91 и т.д. итого по дебету дебет кредит На Январь Февраль Март Апрель Май Июнь Июль Август …..

2. В аналитических учетных регистрах записи делаются по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записей того или иного синтетического счета. С помощью записей в этих учетных регистрах осуществляется контроль за наличием и движением каждого вида материальных ценностей, состоянием расчетов с каждым поставщиком, покупателем, другими дебиторами и кредиторами. Записи в аналитические регистры делаются более подробно, чем в синтетические, приводится пояснительный текст записей, в необходимых случаях указываются натуральные измерители. Примером регистров аналитического учета являются инвентарные карточки учета основных средств, карточки складского учета материалов, готовой продукции.

В организациях широко применяются учетные регистры, объединяющие в себе синтетический и аналитический учет, что позволяет их называть комплексными регистрами. Пользование комплексными регистрами сокращает объем учетных работ, позволяет вести учет отдельных объектов в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные показатели синтетического учета. Таким образом, показатели синтетического и аналитического учета формируются в один рабочий прием и отпадает необходимость сверки итогов синтетических записей. Примером таких комплексных учетных регистров являются журналы-ордера 6 (по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками») и 7 (по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»), в которых содержатся не только обобщенные данные, но и детальные сведения о расчетах с каждым поставщиком, подотчетным лицом на основании первичных документов. При таком совмещении записей не требуется ведение отдельных карточек аналитического учета. Итог записей по всем аналитическим счетам выражается суммой, отражаемой одновременно по синтетическому счету.

Журнал-ордер 7

По характеру записей, т.е. в зависимости от того, разносятся ли факты хозяйственной деятельности по бухгалтерским счетам или только регистрируются в хронологическом порядке без группировки по счетам, различаются регистры хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологические учетные регистры факты хозяйственной деятельности заносятся по мере их совершения на основании первичных документов в хронологическом порядке без группировки и разноски по счетам. Примером хронологических учетных регистров является специальный регистрационный журнал, в котором регистрируются хозяйственные операции по мере оформления их бухгалтерскими записями: указываются порядковый номер записи, дата, сумма. Посредством хронологической записи обеспечивается контроль за сохранностью документов, правильностью записей в них. Так, общий итог операций, зарегистрированных в журнале, позволяет проверить полноту записей по счетам.

Систематическими являются учетные регистры, в которых однородные группы хозяйственных операций, записывают в разрезе счетов бухгалтерского учета, т.е. в определенной системе. Такая группировка осуществляется как по аналитическим, так и по синтетическим счетам. К систематическим учетным регистрам относится, например, Главная книга, в которой обобщаются итоговые данные по всем синтетическим счетам. Показатели систематических учетных регистров характеризуют состояние и движение отдельных объектов бухгалтерского учета.

В бухгалтерском учете широкое распространение получило сочетание хронологических и систематических записей в одном учетном регистре, называемом комбинированным. В таких регистрах записи более наглядны и обозримы, уменьшается возможность ошибок, так как хронологические и систематические записи производятся в один рабочий прием в совмещенном учетном регистре. К комбинированным учетным регистрам относятся журналы-ордера и ведомости к журналам-ордерам.

По окончании месяца во всех учетных регистрах подводятся итоги записей всех операций, сверяются результаты в синтетических и аналитических учетных регистрах. Для этого могут составляться оборотные ведомости по аналитическим счетам, итоги которых должны быть равны итогам по соответствующим синтетическим счетам. При необходимости в регистрах выводится сальдо на 1-е число следующего месяца. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.