Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда. Электронные документы. Электронные документы. Голендухина Елена Борисовна Заведующая отделом электронных ресурсов СОУНБ им. В.Г.Белинского
Библиотечный фонд сегодня включает: "все документы, предоставляемые библиотекой ее пользователям; включая документы, имеющиеся в библиотеке, и удаленные ресурсы, для которых оформлены права доступа, постоянного или временного значения". Международный стандарт ISO 2789:2006 «Информация и документация. Международная библиотечная статистика». "Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда", утвержден Приказом Министерства культуры Российской Федерации 8 октября 2012 г. 1077, введен в действие 3 июня 2013 г. взамен «Инструкции об учёте библиотечного фонда» (1998 г.). Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда с комментариями и приложениями. Руководство РБА. Утверждено на ХХ Ежегодной конференции РБА (Самара, 21 мая 2015 г.)
«Порядок учета документов…» Документ потребует уточнений и доработки. Он будет дополняться и совершенствоваться в связи с принятием новых нормативных документов, по мере накопления опыта работы с электронными сетевыми ресурсами и другими документами. «Как следует из текста, термины для обозначения сетевых электронных документов приняты условно, поскольку они не имеют определений в отечественных нормативных документах, а жанр такого документа, как "порядок", не позволяет утверждать новую терминологию. Но эти термины согласуются с международной терминологией, поэтому будем пользоваться ими до их официального подтверждения или утверждения новых понятий в российских стандартах» (Н.И.Хахалева, РГБ).
Порядок учета. Общие положения Документы поступают в библиотеку и включаются в библиотечный фонд в результате поставки обязательного экземпляра, покупки (подписки, обмена, дарения, пожертвования, копирования оригиналов из фонда библиотеки). Учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из фонда библиотеки, независимо от вида носителя. Виды электронных документов - Электронные документы на съемных носителях Электронные сетевые документы: Сетевые локальные документы Инсталлированные документы Сетевые удаленные документы
Формы учетных документов Учет документов ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде. Электронные документы – Реестр индивидуального и суммарного учета. Рекомендуется ведение Реестров суммарного и индивидуального учета раздельно: для документов на материальных (физических) носителях и для электронных документов. Последние могут учитываться в одном реестре, например, реестр суммарного учета сетевых электронных документов или в отдельных реестрах для инсталлированных, сетевых локальных документов, сетевых удаленных документов. Сайт РБА. Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, с комментариями и приложениями.- М., с.; Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, с комментариями и приложениями Приложения. Примерные формы и образцы учетных документов.- 22 с. - Примерные формы и образцы учетных документов
Формы учетных документов Примерные формы и образцы основных учётных документов не носят строго регламентированного характера, их можно видоизменять, дополнять, редактировать, использовать в соответствии с типом библиотеки, объёмом фонда, традициями учёта, решаемыми задачами, наличием автоматизированной библиотечной системы, её особенностями и т.д. Единственный документ, форма которого носит регламентированный характер это форма «Акт о списании исключённых объектов библиотечного фонда».
Единицы учета Основными единицами учета документов библиотечного фонда являются экземпляр и название. В «Порядке учета» сохранена обобщающая единица учета фонда – «экземпляр» для обозначения унифицированного показателя величины библиотечного фонда, но при этом допускается высокий уровень условности в использовании данного термина. Под показателем «количество экземпляров» суммируются: отдельные физические единицы на пленочных и иных видах носителей информации (рулоны микрофильмов, микрофиши (пластины), слайды, бобины, диски, кассеты); файлы на уровне электронных копий отдельных физических единиц оригиналов; базы данных инсталлированных электронных документов и включенные в них полнотекстовые электронные документы; базы данных удаленных сетевых ресурсов и включенные в них полнотекстовые электронные документы, имеющие самостоятельное заглавие.
Порядок учета. Общие положения Суммарный и индивидуальный учет фонда ведется структурными подразделениями библиотеки, в ведении которых находится комплектование фонда, а также подразделениями, обеспечивающими хранение и использование закрепленных за ними частей общего фонда библиотеки. В библиотеках со сложной системой фондов необходимо сочетание учетных форм на общебиблиотечном и локальном уровнях. Например: Реестры инсталлированных и сетевых локальных документов ведутся подразделениями или ответственными лицами, выделенными в библиотеках, исходя из организационно- технологической целесообразности.
Порядок учета. Общие положения Для того чтобы в максимальной степени использовать все возможности Порядка учёта и Руководства, на их основе каждой библиотеке необходимо разработать собственный внутренний документ по порядку учёта с отражением своей специфики. (например - Инструкцию по учету библиотечных фондов, Правила ведения учета фонда, Порядок учета фонда библиотеки и т.п.)
Учет электронных документов Виды электронных документов К электронным документам относятся документы на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты); документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно- телекоммуникационные сети (далее -сетевые локальные документы); документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки (далее инсталлированные документы); документы, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (далее -сетевые удаленные документы).
Документы на съемных носителях. Компакт-диски. Документы на компакт-дисках разделяются по своему функциональному назначению: 1. Завершенное электронное издание, которое нерасторжимо с носителем и программной оболочкой; 2. Приложение к печатному изданию; 3. Версия баз данных, которая предназначена исключительно для обслуживания пользователей и подлежит возврату поставщику или уничтожению по истечении времени подписки; 4. Архивная / резервная копия электронных документов, пользовательские версии которых доступны с сервера библиотеки. Учету подлежат все виды перечисленных документов на компакт-дисках. Не подлежат учету компакт-диски технического назначения, предназначенные для переноса информации на сервер библиотеки, т.е. выполняющие функцию промежуточного носителя.
Компакт-диски Документы на компакт-дисках: 1. Завершенное электронное издание, которое нерасторжимо с носителем и программной оболочкой; 2. Приложение к печатному изданию; 3. Версия баз данных, которая предназначена исключительно для обслуживания пользователей и подлежит возврату поставщику или уничтожению по истечении времени подписки – это в основном мастер-копии ; внутренний учет по решению администрации. 4. Архивная / резервная копия электронных документов, пользовательские версии которых доступны с сервера библиотеки; внутренний учет по решению администрации. Рекомендации: учет экземпляр насти электронных копий на основе выделения мастер-копий, архивных копий и пользовательских копий осуществлять во внутреннем учете фонда по решению администрации библиотеки. В статистический учет включать электронные документы только в формате представления (пользовательские копии).
Компакт-диски Как одно название учитываются: -отдельно выпущенный компакт-диск; -каждый компакт-диск, входящий в нумерованную или ненумерованную серию электронных изданий; -комплект компакт-дисков, объединенных общим названием; -изданные в качестве самостоятельных изданий приложения к изданиям любого другого вида, имеющие собственное заглавие и допускающие их использование без обращения к основному изданию. Формы учета – Реестры индивидуального и суммарного учета (инвентарная книга, книга суммарного учета библиотечного фонда).
Флеш-карты Если носитель записан один раз и перезаписи не подлежит, то его следует рассматривать как электронное издание и учитывать как одно название и один экземпляр (учет компакт-дисков). ГОСТ Р Библиотечная статистика Единицей подсчета количества электронных документов является: экземпляр и название компакт-диска, дискеты, флэш-карты для электронных документов на съемных носителях. Для перезаписываемых носителей В документах на флеш-картах как одно название учитывается каждое целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие
Инсталлированные документы Инсталлированные документы – документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки. Примеры: базы данных компаний «Консультант Плюс», «Гарант», «Кодекс» и т.п. Если такие документы приобретаются библиотекой для совместного использования сотрудниками в служебных целях (для бухгалтера, юриста и т.д.) и для обслуживания читателей, они учитываются в составе фонда библиотеки. Специализированные базы данных, приобретаемые библиотекой исключительно в служебных целях (например, 1С Бухгалтерия, «Декларант Плюс» и т.д.), в библиотечный фонд не включаются и не подлежат учету.
Инсталлированные документы Инсталлированные документы учитываются на уровне баз данных и включенных них отдельных полнотекстовых документов, имеющих самостоятельные заглавия. Как одно название учитывается целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие, вне зависимости от его представления. Единицы учета электронных документов определены в соответствии с международным стандартом по библиотечной статистике (ИСО 2789), согласно которому единицу учета «название» можно интерпретировать как «информационную единицу, доступную пользователю».
Инсталлированные документы описание базы данных (название, производитель, платформа и (или) адрес входа), срок окончания права доступа, количество названий, входящих в базу данных (пакет). Индивидуальный учет электронных инсталлированных документов осуществляется в электронном виде путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационного номера. В реестр индивидуального учета сетевых удаленных документов включаются основные характеристики базы данных (пакета): описание базы данных (название, производитель, платформа и (или) адрес входа), срок окончания права доступа, количество названий, входящих в базу данных (пакет). (Каждая БД в Реестр индивидуального учета заносится отдельно) даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий. Суммарный учет поступления электронных инсталлированных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий.
Инсталлированные документы Консультант Плюс- «срок окончания права доступа» – по Договору – в течение неопределенного срока – бессрочный. В Приложении к Договору с Урал Релком обозначены все доступные БД. Консультант Плюс - Меню - сервис – статистика (отображено количество документов в БД). ГАРАНТ – Помощь - строка" Информация о комплекте". (информация о количестве БД и документов в комплекте).
Сетевые локальные документы Сетевые локальные документы образуют в библиотеках электронную (цифровую) библиотеку или коллекцию, которые включают преимущественно оцифрованные библиотекой документы, но могут включать и документы в цифровой форме, приобретенные путем покупки или полученные безвозмездно.
Сетевые локальные документы Рекомендуется: сетевые локальные документы учитывать на уровне копий отдельных, физически обособленных единиц оригинала (лист листового издания, том книжного издания, номер журнала, номер газеты) и отдельных произведений документов электронного происхождения. как одно название документа учитывается целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие, вне зависимости от его представления. учет экземпляр насти электронных копий на основе выделения мастер- копий и архивных копий осуществлять во внутреннем учете фонда по решению администрации библиотеки. в статистический учет включать электронные документы только в формате представления (пользовательские копии). Если в фонд поступает электронный сетевой локальный документ, состоящий из множества файлов даже в различных форматах, он учитывается как одна единица.
Сетевые локальные документы Индивидуальный учет Реестр учета электронных сетевых локальных документов представляет собой учетно-регистрационную базу данных, включающую идентификационные сведения об электронных сетевых локальных документах (дата записи в регистре, идентификационный номер, краткое библиографическое описание документа (автор, заглавие, том, часть, выпуск, место и год издания), цена документа и информацию о загрузке документа в электронную библиотеку.
Сетевые локальные документы Суммарный учет – В реестр вписываются данные о поступившей партии документов: дата и порядковый номер записи (порядковый номер записи ежегодно начинается с N 1), источник поступления, номер и дата первичного учетного документа, количество поступивших документов и стоимость с указанием даты загрузки поступлений в систему. Сведения об электронных копиях, изготовленных на собственной базе библиотеки, вносятся в электронный реестр на основе Накладной на внутреннее перемещение документов, Накладной на передачу готовой продукции в места хранения. Составление накладной и внесение сведений в реестр осуществляются с периодичностью, установленной в библиотеке и утвержденной в Учетной политике (например, один раз в месяц. Стоимость партии документов определяется производственным подразделением на основе затратного метода (путем калькуляции произведенных затрат).
Сетевые удаленные документы Сетевые удаленные документы, к которым библиотека приобретает доступ, могут представлять: продукцию издателей и (или) агрегаторов; электронные фонды или коллекции других библиотек (электронный фонд Президентской библиотеки имени Б.Н. Ельцина, электронная библиотека диссертаций Российской государственной библиотеки, электронная библиотека авторефератов диссертаций Российской национальной библиотеки, Национальная электронная библиотека и др.); свободные интернет-ресурсы, отобранные библиотекой и включенные в свои навигационно-поисковые системы.
Сетевые удаленные документы Внутрибиблиотечный учет сетевых удаленных документов, как части библиотечного фонда, находящейся в доступе, рекомендуется вести в отношении только лицензионных ресурсов издателей и агрегаторов. Что касается электронных фондов или коллекций других библиотек, а также свободных интернет-ресурсов, включенных в свои навигационно-поисковые системы, их учет может вестись в библиотеке в управленческих целях.
Сетевые удаленные документы Лицензионная продукция издателей и (или) агрегаторов Учитывается как часть библиотечного фонда, находящаяся в доступе Электронные фонды или коллекции других библиотек, доступные через виртуальные читальные залы Могут учитываться в системе взаимоиспользования библиотечных ресурсов Свободные интернет- ресурсы. Могут учитываться в управленческих целях
Сетевые удаленные документы Индивидуальный учет осуществляется в электронном виде путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационного номера. В реестр включаются основные характеристики базы данных (пакета): название БД, производитель, платформа и (или) адрес входа; срок окончания доступа; количество названий, входящих в БД. Срок окончания доступа БД «Лит Рес» – до окончания лимита выгрузок
Сетевые удаленные документы Суммарный учет поступления электронных сетевых удаленных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий. При подсчете суммарного количества названий исключаются дублирующиеся названия в пакетах на одной платформе.
Учет выбытия электронных сетевых документов Электронные сетевые локальные документы удаляются из электронной библиотеки на основании Акта о списании с указанием причины исключения. Причина исключения - утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность. Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных сетевых удаленных документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения, оформленного на новый срок.
Учет итогов движения фонда электронных сетевых документов Итоги движения фондов подводятся в Реестре суммарного учета библиотечного фонда на основании данных суммарного учета о поступлении и выбытии документов. Итоговые данные имеют четыре обязательных показателя: состояло на начало года, поступило за год, выбыло за год, состоит на конец года. Итоговые данные по электронным сетевым удаленным документам представляются следующими показателями учетных единиц: состояло на начало года, оформлено в доступ в течение года, доступ прекращен в течение года, состоит на конец года. Итоговые данные о документах на физических носителях, электронных инсталлированных, сетевых локальных документах, электронных сетевых удаленных документах представляются раздельно.
Проверка наличия электронных сетевых документов Проверка доступности электронных сетевых удаленных документов осуществляется с адресов входа, указанных в регистре индивидуального учета. Проверка фонда сетевых локальных документов может осуществляться путем автоматического сопоставления библиографических записей с полнотекстовыми файлами. Проверка всего фонда или его части завершается составлением акта о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда и приложением к нему списка документов, отсутствующих по неустановленной причине.
Делопроизводство в организации учёта библиотечного фонда Постоянно, до ликвидации библиотеки, хранятся регистры индивидуального и суммарного учета документов библиотечного фонда (регистрационные книги, инвентарные книги, книги суммарного учета, учетный каталог, топографические описи и каталоги).
Статистическая отчетность Основные требования, предъявляемые к учету библиотечного фонда: соответствие номенклатуры показателей учета фонда аналогичным показателям государственной библиотечной статистики. Разработчики «Порядка учета...» ввели в новый документ основные параметры учета сетевых удаленных ресурсов и вместе с тем подготовили предложения по внесению изменений в статистическую форму 6-НК по раздельному учету библиотечного фонда на физических носителях, сетевых локальных документов как электронной (цифровой) библиотеки, инсталлированных документов, сетевых удаленных лицензионных документов. Общую величину библиотечного фонда РБА рекомендует представлять дифференцированно – фонд во владении и фонд в доступе. В государственную статистику формы 6-НК предлагается внести как основную единицу учета сетевых локальных документов, или электронной (цифровой) библиотеки, «название». При суммировании с другими частями фонда «название» будет приравниваться к «экземпляру».
ГОСТ Р Библиотечная статистика 4.4 Приведенные в настоящем стандарте показатели применяются избирательно, в зависимости от специфики библиотеки, состава ее фондов, перечня оказываемых услуг и исходя из конкретных целей сбора первичных статистических данных. Обязательными показателями являются те, которые относятся к официальному статистическому учету и подлежат отражению в статистических формах установленного образца.
Форма 6-НК (предложения)
Спасибо за внимание! СОУНБ им. В.Г.Белинского Отдел электронных ресурсов Тел