Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда с комментариями и приложениями Руководство РБА. Утверждено на ХХ Ежегодной конференции РБА (Самара, 21 мая 2015 г.)

Документ разработан в целях содействия внедрению "Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда", утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 8 октября 2012 г. 1077, введенного в действие 3 июня 2013 г. взамен «Инструкции об учёте библиотечного фонда» (1998 г.). Цель подготовки данного документа

Содержание документа Предлагаемый документ содержит комментарии, пояснения отдельных положений нормативного документа, включает примерные формы и образцы основных учетных документов. Формы и образцы учетных документов сознательно не были включены в сам «Порядок учета», так как документ носит межведомственный характер, рассчитан на применение в библиотеках разных видов и типов, имеющих свои традиции учета, свои автоматизированные системы учета и т.д. Их можно видоизменять и дополнять. В «Порядке учета…» были закреплены обязательные реквизиты, которые должны содержать учетные формы. Обязательный характер носит только форма «Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда», утвержденный Приказом Министерства финансов Российской Федерации от н. (приложение 12).

Разработчики документа Специалисты Российской государственной библиотеки, Российской национальной библиотеки, Президентской библиотеки имени Б.Н.Ельцина с участием центральных библиотек субъектов РФ. Отдельно надо отметить личный вклад Нины Ивановны Хахалевой, советника Генерального директора РГБ. В разработке документа принимали участие специалисты Национальной библиотеки Республики Карелия, Архангельской областной научной библиотеки имени Н.А.Добролюбова. Отдельно отметим участие Анны Викторовны Мельничук, заведующей отделом формирования библиотечно- информационных ресурсов, Национальной библиотеки Республики Карелия.

Регистры и реестры учета – приближение к формам бухгалтерского учета Учет документов ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде. Регистрами индивидуального учета документов являются: регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается также регистрами индивидуального учета считать топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов

Регистры суммарного учета Регистрами суммарного учета документов являются: книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части: "Поступление документов в библиотечный фонд", "Выбытие документов из библиотечного фонда", "Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода». В электронной системе учета эти части интегрируются в единый учетный файл.

Регистры индивидуального учета Примерные формы регистров индивидуального учета: Приложение 1(Инвентарная книга) Приложение 2 (Карточка учета журналов) Приложение 3 (Реестр индивидуального учета сетевых удаленных документов).

Регистры суммарного учета Рекомендуется раздельное ведение регистров суммарного учета : для документов на материальных (физических) носителях (с возможным разделением на источники поступления или на виды поступающих изданий) и для электронных сетевых документов.

Регистры суммарного учета Примерные формы регистров суммарного учета : Приложение 4 (Книга суммарного учета документов на физических носителях) Приложение 5 (Реестр суммарного учета инсталлированных документов) Приложение 6 (Реестр суммарного учета сетевых локальных документов) Приложение 7 (Реестр суммарного учета сетевых удаленных документов)

Реестр документов Реестр – это учетно-регистрационная база данных, включающая сведения об электронных сетевых документах, тоже поступающих, выбывающих и входящих в состав библиотечного фонда.

Регистрационный номер инвентарный номер - порядковый номер в инвентарной книге; системный номер – номер, генерируемый при обработке документов программным обеспечением, принятым в библиотеке; штрих-код (штриховой универсальный код) - способ кодирования информации с помощью комбинации наносимых типографским способом параллельных штриховых линий различной толщины с разным расстоянием между ними, считывается специальным оптическим устройством; в автоматизированных информационно - библиотечных системах используется для кодирования единиц хранения и других целей.

Единицы учета библиотечного фонда Величина (объем) и движение фонда измеряются в унифицированных единицах учета. Основными единицами учета документов библиотечного фонда являются экземпляр и название, для газет - годовой комплект и название. Дополнительными единицами учета фонда являются годовой комплект, метро полка, подшивка (переплетная единица); для электронных документов - единица памяти данных.

Единицы учета библиотечного фонда В «Порядке учета» сохранена обобщающая единица учета фонда – «экземпляр» для обозначения унифицированного показателя величины библиотечного фонда, но при этом допускается высокий уровень условности в использовании данного термина.

Единицы учета библиотечного фонда Под показателем «количество экземпляров» суммируются: отдельно изданные, имеющие самостоятельное значение единицы печатных изданий (кроме газет); годовые комплекты газет; единицы хранения рукописных материалов; отдельные физические единицы на пленочных и иных видах носителей информации (рулоны микрофильмов, микрофиши (пластины), слайды, бобины, диски, кассеты); файлы на уровне электронных копий отдельных физических единиц оригиналов; базы данных инсталлированных электронных документов и включенные в них полнотекстовые электронные документы; базы данных удаленных сетевых ресурсов и включенные в них полнотекстовые электронные документы, имеющие самостоятельное заглавие.

Объем библиотечного фонда Общий объем библиотечного фонда рекомендуется представлять дифференцированно: библиотечный фонд во владении (в оперативном управлении) - документы на физических (материальных) носителях; локальные сетевые документы, образующие электронную (цифровую) библиотеку или коллекцию, размещенную на сервере библиотеки; инсталлированные документы; библиотечный фонд в доступе (в пользовании) – удаленные сетевые документы, получаемые во временное или постоянное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях лицензионных соглашений с производителями информации.

ПРИКАЗ РОССТАТА ОТ N 54 "Об утверждении статистического инструментария для организации Министерством образования и науки Российской Федерации федерального статистического наблюдения за деятельностью образовательных организаций» ВПО-2 "Сведения о материально-технической и информационной базе, финансово-экономической деятельности образовательной организации высшего образования«, раздел 2.9. Формирование библиотечного фонда.

2.9. Формирование библиотечного фонда. Объем библиотечного фонда (всего)(01) Печатные документы (08) Электронные издания (09) Аудиовизуальные материалы (10).

Учет электронных документов. Виды электронных документов Электронные документы на съемных носителях - компакт-диски, - флеш-карты; Инсталлированные документы Сетевые локальные документы Сетевые удаленные документы

Компакт-диски Учету подлежит: …………. - архивная / резервная копия электронного документа, пользовательская версия которого доступна с сервера библиотеки; Учету не подлежит: - технический диск - компакт-диск, предназначенный для переноса информации на сервер библиотеки, т.е. выполняющий функцию промежуточного носителя. Технические диски возвращаются поставщику либо уничтожаются после переноса информации на сервер библиотеки.

Флеш-карты Флеш-карты в Порядке учета рассматриваются не как универсальные носители электронной информации, а как специфическая форма электронных изданий для слепых и слабовидящих. В данном случае флеш-карты представляют собой материальную форму «говорящих книг в цифровом формате с криптозащитой». Они выпускаются по государственному заказу специализированными издательствами; воспроизводятся только на специальных аппаратах – тифлофлешплеерах.

Инсталлированные документы Инсталлированные документы – документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях (сервере) библиотеки. Примеры: базы данных компаний «Консультант Плюс», «Гарант», «Кодекс» и т.п. Если такие документы приобретаются библиотекой для совместного использования сотрудниками в служебных целях (для бухгалтера, юриста и т.д.) и для обслуживания читателей, они учитываются в составе фонда библиотеки. Специализированные базы данных, приобретаемые библиотекой исключительно в служебных целях (например, 1С Бухгалтерия, «Декларант Плюс» и т.д.), в библиотечный фонд не включаются и не подлежат учету.

Инсталлированные документы Инсталлированные документы учитываются на уровне баз данных и включенных них отдельных полнотекстовых документов, имеющих самостоятельные заглавия; Реестр суммарного учета инсталлированных документов (прил.5 а)

Сетевые локальные документы Сетевые локальные документы образуют в библиотеках электронную (цифровую) библиотеку или коллекцию, которые включают преимущественно оцифрованные библиотекой документы, но могут включать и документы в цифровой форме, приобретенные путем покупки или полученные безвозмездно.

Сетевые локальные документы Рекомендуется: сетевые локальные документы учитывать на уровне копий отдельных, физически обособленных единиц оригинала (лист листового издания, том книжного издания, номер журнала, номер газеты) и отдельных произведений документов электронного происхождения. Учет экземпляр насти электронных копий на основе выделения мастер- копий и пользовательских копий осуществлять во внутреннем учете фонда по решению администрации библиотеки. В статистический учет включать электронные документы только в формате представления (пользовательские копии). Если в фонд поступает электронный сетевой локальный документ, состоящий из множества файлов даже в различных форматах, он учитывается как одна единица

Сетевые локальные документы Суммарный учет поступления электронных сетевых локальных документов ведется в электронном реестре. Примерная форма отражения новых поступлений в «Реестре суммарного учета сетевых локальных документов» (прил.6 а).

Сетевые удаленные документы Сетевые удаленные документы, к которым библиотека приобретает доступ: продукция издателей и (или) агрегаторов (ЭБС); электронные фонды или коллекции других библиотек (электронный фонд Президентской библиотеки имени Б.Н. Ельцина, электронная библиотека диссертаций Российской государственной библиотеки, электронная библиотека авторефератов диссертаций Российской национальной библиотеки, Национальная электронная библиотека и др.); свободные интернет-ресурсы, отобранные библиотекой и включенные в свои навигационно- поисковые системы.

Сетевые удаленные документы Внутрибиблиотечный учет сетевых удаленных документов, как части библиотечного фонда, находящейся в доступе, рекомендуется вести в отношении только лицензионных ресурсов издателей и агрегаторов. Что касается электронных фондов или коллекций других библиотек, а также свободных интернет-ресурсов, включенных в свои навигационно-поисковые системы, их учет может вестись в библиотеке в управленческих целях.

Виды сетевых удаленных документов и их учет Лицензионная продукция издателей и (или) агрегаторов Учитывается как часть библиотечного фонда, находящаяся в доступе Электронные фонды или коллекции других библиотек, доступные через виртуальные читальные залы Могут учитываться в системе взаимоиспользования библиотечных ресурсов Свободные интернет- ресурсы. Могут учитываться в управленческих целях

Сетевые удаленные документы Суммарный учет поступления электронных сетевых удаленных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий. При подсчете суммарного количества названий исключаются дублирующиеся названия в пакетах на одной платформе. Примерная форма «Реестра суммарного учета сетевых удаленных документов (прил. 7 а. )

Индивидуальный учет сетевых удаленных документов Осуществляется в электронном виде путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационного номера. В реестр включаются основные характеристики базы данных (пакета): название БД, производитель, платформа и (или) адрес входа; срок окончания доступа; количество названий, входящих в БД. Реестр индивидуального учета сетевых удаленных документов (лицензионных)(прил.3)

Прием документов от читателей взамен утерянных Допускается при необходимости ведение "Журнала (Тетради) учета документов, принятых от читателей взамен утерянных" с последующим оформлением сводного акта о приеме документов ( прил.10 б)

Прием документов от читателей взамен утерянных Следует обратить внимание на изменение, внесенное в порядок возмещения ущерба приказом Минфина России от N 89 н О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 1 декабря 2010 г. 157 н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению».

Прием документов от читателей взамен утерянных Комментарий к пункту Согласно данному изменению прием издания взамен утраченного следует производить не по рыночной стоимости, как требовалось ранее, а по текущей восстановительной стоимости. Издание списывается и принимается по одной стоимости, исчисляемой на основе первоначальной стоимости с учетом произведенных переоценок.

Прием документов от читателей взамен утерянных Другая позиция (комментарий к п.4.3.1): Согласно данному изменению прием издания взамен утраченного следует производить не по рыночной стоимости, как требовалось ранее, а по текущей восстановительной стоимости. «Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов» (в ред. Приказа Минфина России от N 89 н).

Прием документов от читателей взамен утерянных При возмещении читателями ущерба рыночная стоимость утерянных документов устанавливается экспертной комиссией по оценке документов библиотечного фонда. Для определения текущей восстановительной стоимости первоначальная стоимость документа (по которой он был приобретен для библиотечного фонда) приводится в соответствие с рыночными ценами на текущую дату. Читателю предлагается предоставить библиотеке равноценную замену на сумму текущей восстановительной стоимости в виде точно такого же издания, либо издания, которое библиотека считает равноценной заменой.

Оценка стоимости периодических изданий с 2009 года периодические издания учитываются на забалансовом счете, по стоимости 1 рубль за единицу учета. как оценивать обязательные экземпляры периодических изданий, или как нам оценивать периодические издания, которые нам отнесены к особо ценному движимому имуществу (ОЦДИ)?»

Оценка стоимости периодических изданий Согласно разъяснению Минфина все периодические издания, независимо от сроков хранения, значимости и т.д., должны учитываться на забалансовом счете. На забалансовом счете может быть учтено и ОЦДИ.

ОЦДИ Постановление Правительства РФ от «О порядке отнесения имущества автономного или бюджетного учреждения к категории особо ценного движимого имущества». ОЦДИ - движимое имущество, балансовая стоимость которого превышает установленный размер от 200 тыс. рублей до 500 тыс. –фед.учр. от 50 тыс. рублей до 500 тыс. рублей - субъекты РФ; До 50 тыс.руб. муниципальные образования.

ОЦДИ «имущество, без которого осуществление автономным или бюджетным учреждением предусмотренных его уставом основных видов деятельности будет существенно затруднено»; «имущество, отчуждение которого осуществляется в специальном порядке, установленном законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в том числе...документы национального библиотечного фонда».

Учет выбытия Согласно п.11 ст.13 Федерального закона от N 78-ФЗ (ред. от ) "О библиотечном деле" библиотеки имеют право «изымать и реализовывать документы из своих фондов в соответствии с порядком исключения документов, согласованным с учредителями библиотек в соответствии с действующими нормативными правовыми актами». библиотекам необходимо на основе Порядка учета создать и согласовать с учредителями нормативный документ для регламентирования выбытия документов с учетом специфики библиотечных фондов и учреждений.

Контактная информация Петрусенко Татьяна Викторовна, заведующая отделом комплектования Российской национальной библиотеки Председатель Секции по формированию библиотечных фондов 8 (812) Эйдемиллер Ирина Всеволодовна заведующая сектором библиотечных фондов НМОБ Российской национальной библиотеки, Секретарь Секции по формированию библиотечных фондов. 8 (812)