Полноценный электронный архив: Что это такое и почему его создание должно быть междисциплинарным проектом Храмцовская Наталья Александровна к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член МСА 9 сентября 2015 годаRussian Enterprise Content Summit 20151

Особенности «полноценного» электронного архива Хранилище не просто информации, а юридически значимых документов, требования к хранению которых установлены законами и нормативно-правовыми актами Хранилище не просто информации, а юридически значимых документов, требования к хранению которых установлены законами и нормативно-правовыми актами Обеспечивает долговременную (более 5-7 лет) сохранность, пригодность к использованию и доступность документов и информации без ущерба для их юридической значимости и доказательной силы Обеспечивает долговременную (более 5-7 лет) сохранность, пригодность к использованию и доступность документов и информации без ущерба для их юридической значимости и доказательной силы Подпадает под законодательство об архивном деле. В организациях-источниках комплектования государственных и муниципальных архивов обеспечивает сохранность и передачу на государственное архивное хранение электронных документов Архивного фонда РФ. Подпадает под законодательство об архивном деле. В организациях-источниках комплектования государственных и муниципальных архивов обеспечивает сохранность и передачу на государственное архивное хранение электронных документов Архивного фонда РФ. 9 сентября 2015 годаRussian Enterprise Content Summit 20152

Что понимается под «долговременной сохранностью» В традиционном делопроизводстве и архивном деле к документам длительного срока хранения относятся те, которым установлены сроки хранения свыше 10 лет В традиционном делопроизводстве и архивном деле к документам длительного срока хранения относятся те, которым установлены сроки хранения свыше 10 лет В эпоху динамично меняющихся информационных технологий представления о времени также изменились: В эпоху динамично меняющихся информационных технологий представления о времени также изменились: –Если пригодность документа к использованию невозможно обеспечить в течение всего срока хранения путем сохранения его в первоначальном виде, и приходится проводить его преобразование в новые форматы (или перенос в новые системы), такое хранение можно считать долговременным –Если пригодность документа к использованию невозможно обеспечить в течение всего срока хранения путем сохранения его в первоначальном виде, и приходится проводить его преобразование в новые форматы (или перенос в новые системы), такое хранение можно считать долговременным –Обычно долговременное хранение начинается с момента смены информационных технологий (5-7 лет), но в некоторых случаях – практически сразу после создания документов 9 сентября 2015 годаRussian Enterprise Content Summit 20153

Проблемы электронного архива Принципиальная невозможность сохранить на длительном интервале времени в работоспособном состоянии подлинник электронного документа – нужно обеспечить создание и юридическое признание заверенных копий Принципиальная невозможность сохранить на длительном интервале времени в работоспособном состоянии подлинник электронного документа – нужно обеспечить создание и юридическое признание заверенных копий Правовая неопределённость, быстрое изменение законодательства и судебной практики Правовая неопределённость, быстрое изменение законодательства и судебной практики Быстрое изменение и устаревание информационных технологий, постоянно обостряющиеся проблемы информационной безопасности Быстрое изменение и устаревание информационных технологий, постоянно обостряющиеся проблемы информационной безопасности Проблемы обеспечения доступа к документам и информации Проблемы обеспечения доступа к документам и информации Необходимость влиять на процессы создания и управления документами, начиная от момента планирования новых информационных систем – иначе архиву придётся иметь дело с «зоопарком» разношёрстных электронных объектов Необходимость влиять на процессы создания и управления документами, начиная от момента планирования новых информационных систем – иначе архиву придётся иметь дело с «зоопарком» разношёрстных электронных объектов 9 сентября 2015 годаRussian Enterprise Content Summit 20154

Междисциплинарная «команда» Стабильная поддержка со стороны высшего руководства Стабильная поддержка со стороны высшего руководства Юрист, разбирающийся в информационных технологиях и архивном деле Юрист, разбирающийся в информационных технологиях и архивном деле Специалисты по информационным технологиям и информационной безопасности Специалисты по информационным технологиям и информационной безопасности Архивист (предпочтительно «электронный архивист») Архивист (предпочтительно «электронный архивист») Представители заинтересованных сторон – основных деловых подразделений организации Представители заинтересованных сторон – основных деловых подразделений организации 9 сентября 2015 годаRussian Enterprise Content Summit 20155

6 Общие черты электронных архивов – мировой опыт Отказ от поддержки возможности перепроверки УЭП Отказ от поддержки возможности перепроверки УЭП Использование криптографических технологий Использование криптографических технологий Использование открытых форматов, считающихся пригодными для долговременного хранения электронных данных Использование открытых форматов, считающихся пригодными для долговременного хранения электронных данных Использование специальных контейнерных форматов Использование специальных контейнерных форматов Серьезное внимание уделяется законодательно- нормативной и методической базе Серьезное внимание уделяется законодательно- нормативной и методической базе 69 сентября 2015 годаRussian Enterprise Content Summit 20156

7 Расходы и трудозатраты на электронный архив крупной корпорации, государства или региона Сроки реализации: Сроки реализации: –2-4 года занимает разработка концепции проекта и процедур работы –1-2 года уходит на реализацию «в железе» –На проектирование и ввод электронного архива в строй уходит 5 лет Цена вопроса – 4-8 миллионов долларов за решение «эконом-класса» Цена вопроса – 4-8 миллионов долларов за решение «эконом-класса» Численность персонала – от 5 человек Численность персонала – от 5 человек 79 сентября 2015 годаRussian Enterprise Content Summit 20157

Что делать в условиях России? В отсутствие конкретных законодательно-нормативных требований организации должны делать то, что в их силах В отсутствие конкретных законодательно-нормативных требований организации должны делать то, что в их силах Важно продемонстрировать регулятору, суду, другим заинтересованным сторонам, что были предприняты все разумные меры для обеспечения сохранности электронных документов Важно продемонстрировать регулятору, суду, другим заинтересованным сторонам, что были предприняты все разумные меры для обеспечения сохранности электронных документов Важно быть не хуже других Важно быть не хуже других При нехватке своего опыта, необходимо использовать опыт других стран При нехватке своего опыта, необходимо использовать опыт других стран 89 сентября 2015 годаRussian Enterprise Content Summit 20158

Общий подход к решению задачи – система менеджмента Разрабатываем комплект внутренних нормативных документов, в которых говорится о том, как мы будем обеспечивать сохранность электронных документов Разрабатываем комплект внутренних нормативных документов, в которых говорится о том, как мы будем обеспечивать сохранность электронных документов Проводим обучение персонала (понимая, что обучение и повышение квалификации придется проводить регулярно) Проводим обучение персонала (понимая, что обучение и повышение квалификации придется проводить регулярно) Начинаем реально сохранять электронные документы в строгом соответствии с внутренней нормативной базой, тщательно документируя свои действия Начинаем реально сохранять электронные документы в строгом соответствии с внутренней нормативной базой, тщательно документируя свои действия Постоянно ведем мониторинг, выявляем недостатки и принимает меры к их устранению. Всё документируем. Постоянно ведем мониторинг, выявляем недостатки и принимает меры к их устранению. Всё документируем. 99 сентября 2015 годаRussian Enterprise Content Summit 20159

Приглашаю Вас на мой блог: а также на мои каналы на Slideshare и YouTube 9 сентября 2015 годаRussian Enterprise Content Summit