В XXI век – с электронным каталогом Ретроспективная конверсия библиотечных каталогов НТБ КГТУ

Что такое ретроконверсия? Ретроспективная конверсия (ретроконверсия) – это процесс создания электронного архива на базе существующего физического архива Ретроконверсия библиотечного каталога – технология преобразования карточного каталога в электронную базу данных библиографических описаний

Основные обстоятельства: Обеспечение сохранности библиографической информации Доступность Одновременный многоаспектный оперативный поиск Облегчение читателям поиска информации

Методы ретроконверсии каталогов: Перевод в машиночитаемую форму библиографических записей непосредственно с карточек или из книжного варианта Сканирование карточек с целью создания их машинных (цифровых) образов с последующим созданием машиночитаемых библиографических записей Использование библиографических записей из других электронных каталогов и довод собственных данных библиотеки

Рекомендации при выборе метода ретроконверсии Необходимость перевода традиционных каталогов в электронную форму Наличие требуемого (необходимого) оснащения и программного обеспечения для перевода каталога в электронную форму Квалификацию библиотечных сотрудников Наличие средств на ретро конверсию

Основные работы в процессе проведения ретроконверсии (1) выбор каталога, описание структуры и потока данных, элементов библиографической записи и формата их представления изучение возможностей использования машиночитаемых записей из других библиотек или иных источников выбор оптимальной организации работ, наиболее выгодной технологии, программного и технического обеспечения определение исполнителей и порядка финансирования работ, графика их проведения

Основные работы в процессе проведения ретроконверсии (2) приобретение техники подготовка каталога к ретроконверсии разработка инструкций по формированию машиночитаемых библиографических записей на основе традиционных, подготовка словарей, кодификаторов для некоторых элементов записей; непосредственный перевод содержания карточек каталогов на машиночитаемые носители, контроль качества, редактирование обеспечение доступа к базе данных в локальной сети и в Internet

Общие принципы проведения ретроконверсии каталогов информация вводятся в том виде, как она задана на оригиналах карточек в машинную запись не вносится никакой дополнительной информации можно получить некоторые элементы машиночитаемой записи из имеющихся в традиционном варианте данных рекомендуется структурировать информацию в соответствии с международными стандартами

Предпроектное обследования Определение целей Чёткая постановка задачи Подробное описание системы каталогов библиотеки Определение объекта конверсии Оценка фонда Выявление наиболее часто спрашиваемых коллекций

Подготовительный этап провести работы по финансовому и техническому обеспечению проекта; назначить лица, ответственные за общее руководство проектом, контроль качества и редактирование БЗ; подготовить рабочие места; разработать график и расписание выполнения работ; подготовить рабочие инструкции для персонала, правила приемки результатов работы; распространить правила и инструменты (стандарты, форматы, примеры) обеспечить дополнительными программно- аппаратными средствами (конверторами, словарями, рубрикаторами, и т.д.).

Разработка четких и детальных инструкций для каждого поля следует описать конвертируемые данные, их представление на карточках и правила их перевода в электронную форму правила ввода символов признаки определения лишней информации, которая встречается на карточках правила распределения информации по полям и подполям главным образом на основании формальных признаков правила стандартного преобразования шифров, кодов в машиночитаемую форму (например, шифров хранения); правила работы в специфических случаях (периодические издания, многотомники и т.д.).

Процесс ретроконверсии библиографической записи

Необходимость контроля качества Определить ожидаемый уровень качества Регулярно проводить проверки Направлять замечания исполнителю Контролировать исполнение Анализировать результаты

Пример листа ошибок Сидорова А.А. Каталог – рабочий 15 записи ПолеПодполе Тип ошибки а Орфографическая а Неполнота данных (rus) h Неполнота данных (Индекс) Неправильное заполнение формата (назначение)

НТБ КГТУ Фонд экз. Читателей – чел. Посещений Книговыдач шт. Выдано справок шт. Библиотечных работников – 54 чел. Общая площадь библиотеки кв.м. Парк ЭВМ - 46 шт.

Электронный каталог НТБ КГТУ Дата создания – 1991 г. ЭК НТБ КГТУ включает 15 подкаталогов Каждый каталог имеет: - свой набор заполняемых полей; - свои поисковые таблицы; - свои форматы экрана; - свои выходные документы. Общее количество записей ЭК – Используемое ПО – Библиотека 5.0

Автоматизированное обслуживание читателей занесение всего фонда библиотеки в электронный каталог; штрихкодирование фонда, в первую очередь наиболее используемой его части; внедрение электронного читательского билета и формуляра; подготовка сотрудников библиотеки к работе в условиях новой технологии.

Этапы ретроконверсии 1 этап ( гг.) - Издания с по 1990 гг. 2 этап ( гг.) - Издания до 1970 гг. 3 этап ( ) – редактирование всего массива записей 4 этап – штрихкодирование фонда

Организационное обеспечении ретроконверсии Была сформирован бригада из наиболее квалифицированных сотрудников библиотеки, имеющих опыт работы с электронным каталогом 12 сотрудников - занесение информации 1 сотрудник – осуществление функций контроля

Ежемесячная норма 2001 г. – 300 записей 2002 г. – 300 записей 2003 г. – 250 записей 2004 г. – 200 записей

Количество внесенных записей 2001 г. – г. – г. – г. – Итого записей

Спасибо за внимание