Документи з обліку персоналу Головний спеціаліст Бондаренко З.І. Лютий 2013

Обліковими документами з персоналу є: Особова справа Особова картка типової форми П-2 (затверджена наказом Держкомстату і Міністерства оборони України від року 495/656)

Особова справа - це Комплект документів, які містять біографічні дані працівника, відомості про освіту, роботу, про прийняття на підприємство (установу, організацію), відомості про військову службу, сімейний стан, місце проживання, про державні нагороди (відзнаки), накладання та зняття стягнень та інші документи, зокрема характеристики.

Особова справа складається: Опис документів особової справи Доповнення до особового листка з обліку кадрів Особовий листок з обліку кадрів Автобіографія Копії документів про освіту Заява про прийняття на роботу Копія наказу про прийняття на роботу

В подальшому залучаються до особової справи: Копії наказів про зміну в особових даних Копії документів, які підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування, характеристики, атестаційні листи

Не рекомендується долучати до справи: Копії наказів про переведення на іншу роботу, про курси підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування, заохочення, дисциплінарні стягнення, направлення у відрядження Зазначені відомості записуються в доповненні до особового листка з обліку кадрів

Оформлення та зберігання особових справ Особові справи можуть бути систематизовані в алфавітному порядку Особові справи зберігаються так само, як і секретні документи і видаються для службового користування лише тим особам, коло яких визначається керівником закладом під підпис в спеціальному журналі

Опис документів особової справи Заповнюється під час первинного оформлення документів особової справи Наступні записи заносяться до справи при залученні додаткових документів. Кожен документ, який включається до особової справи, записується окремо (крім найменування проставляється його номер, дата, дата внесення до справи) Графи Кількість аркушів, Дата вилучення документів, Ким вилучено документ заповнюються відповідно до їх науменування

Доповнення до особового листка з обліку кадрів Заповнюється вперше під час оформлення особової справи

Особовий листок з обліку кадрів Вимоги до оформлення: Заповнюється особою, яка працевлаштовується Не допускаються підчистки та виправлення Правильність заповнення особистих даних звіряється з документами Обовязково ставиться підпис особи, яка працевлаштовується із зазначенням дати заповнення листка (дата прийняття)

Автобіографія – це: Документ, в якому особа, яка складає його, надає опис свого життя та діяльності.

Основні вимоги до оформлення автобіографії: Досягти вичерпності потрібних відомостей, логічного і лаконічного викладу Кожне нове повідомлення починається з абзацу

Реквізити автобіографії Прізвище, імя, по батькові в називному відмінку Дата, місце народження Відомості про навчання Відомості про трудову діяльність Відомості про громадську роботу Короткі відомості про склад сімї Дата і підпис автора (дата прийняття)

Оформлення особової картки працівника П-2 Особова картка працівника типової форми П-2 заповнюється працівником служби персоналу (секретарем керівника) Заводяться картки П-2 на основних працівників та тих, які працюють за сумісництвом

Вимоги до оформлення картки П-2 Повна назва навчального закладу Код ЄДРПОУ Дата заповнення (дата прийняття) Індивідуальний ідентифікаційний номер Стать Вид роботи Фото (3,5х4,5 см)

Вимоги до оформлення розділів картки П-2 Розділ І. Загальні відомості Розділ ІІ. Відомості про військовий облік Розділ ІІІ. Професійна освіта на виробництві (за рахунок підприємства – роботодавця) Розділ IV. Призначення і переведення Розділ V. Відпустки

Вимоги до оформлення розділу І Загальні відомості Записи ведуться на підставі документів В обовязковому порядку прораховується стаж роботи включно по дату звільнення з попереднього місця роботи

Вимоги до оформлення розділу ІІ Відомості про військовий облік Для військовозобовязаних – записи здійснюються на підставі військового квитка або тимчасового посвідчення Для призовників – посвідчення про приписку до призовної дільниці

Вимоги до оформлення розділу ІV Прийняття і переведення Вносяться дати про прийняття на роботу (призначення на посаду) відповідно до змісту наказу Ознайомлюють прийнятого працівника з записом в особовій картці, трудовій книжці під підпис в графі Підпис працівника Переведення (постійно)

Вимоги до оформлення розділу V Відпустки Записуються всі відпустки крім відпустки у звязку з вагітністю і пологами

Додаткові відомості Про участь у війнах Наявність другої професії Знання іноземних мов Перебування за кордоном Обрання на виборну посаду Робота за сумісництвом Нагороди Заохочення, стягнення

Під час звільнення працівника Проставляється дата та причина звільнення (згідно з наказом, який обовязково має посилання на відповідний пункт статті КЗпП) Запис про звільнення засвідчується в особовій картці підписом відповідальної особи і працівника

Дякую за увагу!