ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ КАФЕДРА АВТОМАТИЗИРОВАНОЙ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИФОРМАЦИИ Презентация к курсовой работе по дисциплине «Информатика» на тему «Средства и технологии обработки текстовой информации» Исполнитель: Счастливцева Светлана Алексеевна специальность Г и МУ группа 211 зачетной книжки 08 мгд Руководитель: Дулькин Вадим Наумович Москва 2010

ОГЛАВЛЕНИЕ Введение. Тестовые редакторы. Состав окна Microsoft Word. Создание оглавления, сносок и колонтитулов в Word. Стилевое оформление. Шаблоны в Word. Проверка правописания. Автотекст. Автозамена. Дополнительные возможности текстового редактора Word Заключение.

ВВЕДЕНИЕ Текстовые редакторы и издательские системы – это программы для набора, редактирования и подготовки к печати любых текстовых документов от маленькой заметки или договора на одну страничку до многотомной энциклопедии и цветного иллюстрированного журнала. Функции текстовых редакторов: Редактирование; Копирование и перемещение фрагментов текста; Поиск; Форматирование; Проверка правописания; Использование списков, таблиц, графиков и диаграмм.

ТЕКСТОВЫЕ РЕДАКТОРЫ Блокнот – текстовый процессор позволяет создавать простые файлы без форматирования, кроме того, просмотр и большинство изменений в файлах настройки системы происходить с помощью блокноты. Чаще всего используется для редактирования HTML-кода, просмотра.dll,.inf,.cfg и.bat.

Word Pad – текстовый редактор, входящий в состав Windows. Word Pad позволяет работать со шрифтами, использовать разнообразное начертание и цвет шрифтов; сохранять тексты, как в своем собственном формате, так и в других популярных форматах (в том числе в формате Microsoft Word); вставлять в текст картинки разнообразных форматов.

Microsoft Word – основа любого офиса и, пожалуй, самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office. Эта программа установлена практически на каждом ПК и де факто стала стандартом в обработке текста. Возможности: Форматирование текста; Настройка параметров страницы; Вставка графиков, диаграмму, картинок, математически формул, звуков и видеоизображений и т.д. Работа с гипертекстовыми документами и документами, предназначенными для публикации в Интернет; рассылка документов. На примере Word очень удобно изучать интерфейс всех остальных программ Microsoft Office.

СОСТАВ ОКНА MICROSOFT WORD После запуска Word 2003 открывается новый документ с именем «Документ 1», который расположен в центральной части Главного окна и представляет собой рабочую область. Окно программы состоит из следующих элементов: Строка заголовка; Строка меню; Панель инструментов; Измерительные линейки; Полосы прокрутки; Текстовое поле; Строка состояния.

Строка заголовка содержит название документа. Строка меню содержит следующие пункты: «Файл» для создания, открытия и сохранения документов, задания параметров страницы; «Правка» для редактирования документа (копирование и вставки, поиска и т.д.) «Вид» для представления документа на экране; «Вставка» для вставки объектов; «Формат» для форматирования текста (изменения начертания, размера и т.д.); «Сервис» для проверки орфографии и настроек программы;

«Таблица» для работы с таблицами; «Окно» для переключения окон для работы с документами; «Справка» содержит информацию об авторе программы и инструкцию по работе. Альтернативный способ доступа к командам в Word 2003 обеспечивают «панели инструментов». Горизонтальная управляющая линейка служит для установки в выделенных абзацах позиций табуляции и отступов, а также для настройки ширины столбцов в документах газетного типа. Полосы прокрутки для просмотра документа. Строка состояния отображает положение текстового курсора в документе и текущий режим работы.

СОЗДАНИЕ ОГЛАВЛЕНИЯ, СНОСОК И КОЛОНТИТУЛОВ В WORD Оглавление представляет собой список заголовков документа (легче всего создать, при помощи стиля заголовков). Для вставки оглавления необходимо выбрать команду «Вставка->Ссылка-> Оглавление и указатели»

Различают два вида сносок : обычные (располагаются в нижней части страницы или внизу текста) и концевые (в конце документа или раздела). Для вставки сносок необходимо выбрать команду «Вставка->Ссылка->Сноска».

Колонтитулы служат для сносок пояснений к тексту, вставок даты и времени, автотекста, добавления числа страниц, номера страницы. Колонтитулы могут быть верхними и нижними.

СТИЛЕВОЕ ОФОРМЛЕНИЕ. ШАБЛОНЫ В WORD Стилем называется группа форматов, обозначенная уникальным именем. Для создания стиля необходимо выбрать форматы, которые хочется применить (шрифт, выравнивание, отступы и т.д.) и дать этой группе форматов уникальное имя. Для применения стиля необходимо выделить текст, который требуется отформатировать, а затем на панели инструментов форматирования в списке «Стиль» выбрать имя нужного стиля.

Для форматирования текста можно использовать стили следующих видов: Стиль абзаца управляет внешним видом абзаца (шрифтом, кеглем шрифта, межстрочным интервалом, выравниванием текста, позициями табуляции и т.д.). Стиль знака управляет внешним видом отдельных символов, слов или фраз и может включать в себя все форматы. Стиль таблицы управляет внешним видом таблицы (сеткой, шрифтом, межстрочным интервалом, выравниванием текста и др.).

Шаблон является заготовкой для всех документов определенного типа, имеющие расширение dot. В шаблоны можно включить текст и графику, которые должны присутствовать во всех документах данного типа.

Каждый шаблон Word 2003 связан с определенным набором стилей. В системе Word 2003 имеются шаблоны некоторых распространенных типов документов, например, писем, служебных записок, отчетов и т.п.

ПРОВЕРКА ПРАВОПИСАНИЯ. АВТОТЕКСТ. АВТОЗАМЕНА. Для проверки правописания набранного текста необходимо выполнить «Сервис- >Правописание» или щелкнуть на соответствующей пиктограмме панели инструментов. Если есть слово с ошибкой, то появляется диалоговое окно проверки орфографии. Если не обязательно изменять слово, то нужно нажать кнопку «Пропустить». Для установки опций проверки правописания следует выбрать команду «Сервис- >Параметры->Правописание».

Для замены слова синонимом нужно выделить это слово в тексте. Затем выбрать команду «Сервис- >Язык->Тезаурус». Из поля - списка «Значения» выбрать значение, в котором используется это слово. Автозамена используется для автоматической замены неправильно набираемых слов в тексте. Для этого используется команда «Вставка->Автотекст- >Автотекст->Автозамена». В поле заменить вводится неправильно набираемое слово, а в поле на - слово для замены.

Для создания элемента Автотекста необходимо: Выделить фрагмент документа, который нужно запомнить в качестве элемента Автотекста. Запустить команду «Вставка-> Автотекст-> Автотекст». В появившемся окне в поле «Имя» элемента вкладки «Автотекст» нужно ввести имя (до 32 символов) и кликнуть кнопку «Добавить». Для удаления элемента Автотекста достаточно выделить его имя в списке «Имя» элемента во вкладке «Автотекст» и кликнуть кнопку «Удалить». Для удаления элемента Автотекста достаточно выделить его имя в списке Имя элемента во вкладке Автотекст и кликнуть кнопку Удалить.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ТЕКСТОВОГО РЕДАКТОРА WORD 2003 Создание таблиц; Разработка форм и макросов; Копирование объектов; Работа с большими документами. Рассмотрим создание таблиц и разработку форм и макросов.

Для преобразования текста в таблицу, нужно выполнить следующие действия: Набрать текст построчно и в конце каждой строки нажать клавишу Еntег. Выделить текст, который необходимо преобразовать в таблицу. Включить отображение сетки таблицы с помощью команды «Таблица->Отображать сетку». Выбрать команду «Таблица-> Преобразовать->Текст в таблицу», в появившемся диалоговом окне выбрать поле знак табуляции и нажать кнопку «ОК».

Для создания пустой таблицы рекомендуется разместить курсор в позиции, где должна быть расположена таблица и вызвать команду «Таблица-> Вставить->Таблица». В результате на экране появится диалоговое окно «Вставка таблицы». Для удаления всей таблицы, столбцов, строк или ячеек таблицы, необходимо их маркировать и выбрать «Таблица-> Удалить» и, соответственно, команду «Таблица», «Столбцы», «Строки» или «Ячейки».

Форма это разновидность бланка с частично напечатанным текстом. Формы предназначены для составления документов по определённому стандарту. В форме ввод данных допускается только в заранее определенные поля. Для создания формы целесообразно использовать панель инструментов «Формы», которая отображается на экране командой «Вид-> Панели инструментов -> Формы». Текстовое поле формы предназначено для ввода в форму различных типов текста. Для вставки текстового поля в форму необходимо нажать пиктограмму «Текстовое поле» на панели инструментов «Формы».

Часто используемую последовательность операций можно объявить макросом. Для создания макроса достаточно дважды кликнуть переключатель «ЗАП» в строке состояния, появится диалоговое окно «Запись макроса», с помощью которого можно перейти в режим записи макроса.

Панель «Запись» появляется на экране в режиме записи макроса. С помощью кнопок этой панели можно управлять процессом записи: Левая кнопка этой панели завершает процесс записи макроса. Правая кнопка работает как кнопка «Пауза», т.е. можно приостановить запись и выполнить операции, которые не должны войти в макрос. Запустить макрос на выполнение можно с помощью назначенных «горячих клавиш», кнопок панели инструментов или команд меню. Эти назначения производятся командой «Сервис->Настройка-> Выполнить».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ Офисные технологии позволяют обрабатывать информацию нескольких видов, поскольку этого требует данная сфера деятельности. Делопроизводство в первую очередь подразумевает возможности работы с текстовыми документами. Кроме того, офисные технологии должны предоставлять возможности производить расчеты над различными числовыми данными; оформления итоговой документации (такой как сводки, отчеты), содержащей различные графические иллюстрации.

Офисные технологии включают в качестве ресурсов различные программные средства: Текстовые и табличные процессоры. Графические редакторы или средства деловой графики. Системы управления базами данных (СУБД). Средства подготовки презентаций. Одним из первых представителей таких комплексных программных средств была интегрированная система Works, включавшая текстовый редактор, электронные таблицы, СУБД. В настоящее время широкое распространение получила система MS Office, содержащая мощный текстовый процессор Word, табличный процессор Excel, СУБД Access, программное средство для разработки презентаций PowerPoint, почтовую программу OutLook, редактор Web- страниц FrontPage.