BÀI 01:(2Tit) PTTK CSDL& MS-ACCESS BÀI 02:(4Tit) TO CSDL, TABLE, &RELATIONSHIP BÀI 03:(2Tit) KHÁI QUÁT QUERY BÀI 05: (6Tit) QUERY CAO CP BÀI 06:(2 Tit) FORM THIT K VI WIZARD BÀI 07:(6Tit) FORM THIT K DESIGN VIEW BÀI 08:(6Tit) MAIN FORM – SUBFORM BÀI 09&10: (6Tit) REPORT BÀI 11: (4Tit) MACRO&MODUL Ôn Tp (2Tit)KIM TRA (2Tit) MS-ACCESS 2003 BÀI 04:(4Tit) SELECT QUERY Bài ging

PTTK CƠ S D LIU& KHÁI QUÁT MS-ACCESS I. GII THIU MS-ACCESS II. CÁC THÀNH PHN CSDL TRONG MS-ACCESS III. TO,M VÀ ĐÓNG TP TIN CSDL. Phn II : Khái quát Ms-Access BÀI 01 Phn I: PT & TK Cơ s d liu I. KHÁI NIM V CƠ S D LIU. II. THC TH & QUAN H.

I. KHÁI NIM V CƠ S D LIU CSDL laø moät heä thoáng ñeå quaûn lyù caùc thoâng tin coù caùc ñaëc ñieåm sau: Laø moät taäp hôïp (coù theå laø raát lôùn) caùc döõ lieäu coù caáu truùc ñöôïc löu treân caùc thieát bò tröõ tin (nhö ñóa töø, baêng töø, ñóa quang…) Ñöôïc caùc chöông trình öùng duïng cuï theå naøo ñoù khai thaùc thoâng tin: tìm kieám, söûa ñoåi, boå sung, xoùa. Thoâng tin phaûi baûo ñaûm tính nhaát quaùn. Coù theå thoûa maõn ñoàng thôøi cho nhieàu ngöôøi söû duïng vôùi nhöõng muïc ñích khaùc nhau. PTTK H Thng CSDL Phn I:

Coâng ty coù taäp tin löu tröõ danh saùch nhaân vieân treân maùy tính, cuøng luùc ban giaùm ñoác caàn xem xeùt caùc nhaân vieân ñeå khen thöôûng – phoøng taøi vuï laïi caàn laäp baûng löông thaùng cho caùc nhaân vieân. Nhö vaäy danh saùch nhaân vieân ñöôïc caû ban giaùm ñoác vaø phoøng taøi vuï khai thaùc cuøng moät luùc, dó nhieân thoâng tin veà nhaân vieân phaûi nhaát quaùn nghóa laø duø ôû ñaâu - ôû ban giaùm ñoác hay ôû phoøng taøi vuï - thoâng tin aáy laø phaûi nhö nhau. Ví D:

P Toå chöùc Keá toaùnP Keá hoaïch P Kinh doanhBP Kho P Cung ung BGD Ex:Sô ñoà minh hoaï CSDL duøng chung CSDL Minh ha

II. THC TH & QUAN H: Thöïc theå laø moät söï vaät cuï theå hay tröøu töôïng trong theá giôùi khaùch quan. Ví duï: Trong moät tröôøng hoïc coù caùc thöïc theå: giaùo vieân, hoïc sinh, moân hoïc… Trong moät thö vieän coù caùc thöïc theå: saùch, loaïi saùch, nhaø xuaát baûn… Trong moät coâng ty buoân baùn cho pheùp traû chaäm coù caùc thöïc theå: maët haøng (cuï theå),coâng nôï (tröøu töôïng). 1. Caùc Khaùi Nieäm:

Caùc thöïc theå naøy coù caùc tính chaát rieâng cuûa noù goïi laø thuoäc tính. Moãi thöïc theå coù moät thuoäc tính duøng ñeå phaân bieät giöõa caùc ñoái töôïng cuûa thöïc theå ñoù goïi laø thuoäc tính khoùa hay goïi taét laø khoùa. Giöõa caùc thöïc theå coù theå coù moái lieân heä vôùi nhau goïi laø quan heä (relation) Ví duï: Moãi hoïc sinh coù moät hoï teân, vaäy hoï teân laø thuoäc tính Ví duï: Moãi Sinh vieân coù moät maõ soá duy nhaát ñeå phaân bieät vôùi Sinh vieân khaùc

2. Caùc Quan Heä: Quan heä moät moät (one to one): Quan heä moät moät (one to one): kí hieäu (1,1), laø quan heä hình thaønh khi moät ñoái töôïng cuûa thöïc theå naøy coù quan heä duy nhaát vôùi moät ñoái töôïng cuûa thöïc theå kia. Ví duï: Moät nhaân vieân chæ thuoäc veà moät phoøng ban duy nhaát Ví duï: Moät Lôùp coù nhieàu sinh vieân theo hoïc hoaëc Moät sinh vieân hoïc nhieàu moân hoïc khaùc nhau. Quan heä moät nhieàu (one to many): Quan heä moät nhieàu (one to many): kyù hieäu (1,n), laø quan heä hình thaønh khi moät ñoái töôïng cuûa thöïc theå naøy coù quan heä vôùi nhieàu ñoái töôïng cuûa thöïc theå kia.

Ví duï: Trong moät thö vieän, ta xeùt quan heä giöõa thöïc theå saùch vaø thöïc theå ñoäc giaû: Moät cuoán saùch coù theå ñöôïc nhieàu ñoäc giaû möôïn vaø ñoàng thôøi moät ñoäc giaû coù theå möôïn nhieàu cuoán saùch.(luùc naøy, trong Access, ta phaûi bieåu dieãn quan heä nhieàu- nhieàu noùi treân baèng hai quan heä moät- nhieàu). Ngoaøi ra, trong thöïc teá, moät ñoái töôïng cuûa thöïc theå naøy laïi coù quan heä vôùi nhieàu ñoái töôïng cuûa thöïc theå kia vaø ngöôïc laïi. Quan heä naøy ñöôïc goïi laø quan heä nhieàu-nhieàu (many to many), kí hieäu laø (n, n).

3. Moâ Hình CSDL Quan Heä: Theo moâ hình naøy thì caùc döõ lieäu, thoâng tin veà moät thöïc theå caàn quaûn trò seõ ñöôïc löu vaøo maùy tính döôùi daïng caùc baûng (Table). Giöõa caùc baûng coù theå coù quan heä vôùi nhau vaø moái quan heä naøy cuõng ñöôïc bieåu dieãn döôùi daïng baûng Ví duï: Xeùt hoaït ñoäng cuûa moät thö vieän. Döõ lieäu caàn quaûn lí cuûa thö vieän goàm coù: * Saùch ta goïi Saùch laø moät thöïc theå. * Ñoäc giaû ta goïi Ñoäc giaû laø moät thöïc theå.

Bieåu dieãn caùc thöïc theå döôùi daïng baûng nhö sau: MaSac h TenSachTacGia NamX B NhaX B SoLuon g CT003 Lenin toaøn taäp V. I. Lenin1980 Söï thaä t 12 MaDGTenDGDiaChi DG0001Traàn Vaên A11 Leâ Lai Q1 Saùch: Ñoäc Giaû Giöõa thöïc theå Saùch vaø thöïc theå Ñoäcgiaû coù quan heä möôïn traû, bieåu dieãn nhö sau: Möôïn MaDGMaSachNgayMuonNgayTra DG0001CT0031/5/200520/5/2005

Khái Quát V MS - Access Phn II: I. GII THIU V ACCESS: Ms-Acces 2003 là phn mm thuc h qun tr CSDL. Giúp qun lý, bo trì và khai thác s liu trên máy tính Màn hình ca Acces khi khi đng: Blank DataBase: To CSDL mi,trng General Templates : neáu muoán taïo ra 1 taäp tin CSDL theo maãu caùc taäp tin CSDL coù saün trong Access Open a file: M CSDL đã có.

II. TO,M VÀ ĐÓNG MT TP TIN CSDL: Taïo moät taäp tin CSDL môùi 1. Taïo moät taäp tin CSDL môùi : Ñeå taïo moät taäp tin CSDL môùi, Baïn nhaép nuùt treân Database Toolbar (hoaëc söû duïng leänh File\New Database) (phím goõ taét laø Ctrl+N). Xuaát hieän hoäp thoaïi File New Database: Trong khung Save in: choïn oå ñóa, folder seõ löu taäp tin. Trong khung File name: ghi teân taäp tin CSDL. Nhaáp choïn nuùt leänh Create.

M Mt Tp Tin CSDL Đaõ Coù 2. M Mt Tp Tin CSDL Đaõ Coù : Ñeå môû moät taäp tin CSDL ñaõ coù treân ñóa, nhaép nuùt treân Database Toolbar (hoaëc söû duïng leänh File \Open Database – phím goõ taét laø Ctrl+O). Xuaát hieän hoäp ñoái thoaïi Open: Trong khung Look in: choïn oå ñóa, folder chöùa taäp tin muoán môû. Trong khung beân döôùi : choïn taäp tin CSDL muoán môû. Nhaáp choïn nuùt leänh Open.

Ñoùng Tp Tin CSDL 3. Ñoùng Tp Tin CSDL : Sau khi ñaõ môû vaø laøm vieäc vôùi taäp tin CSDL Access, neáu muoán ñoùng taäp tin naøy, ta thöïc hieän nhö sau: Ñoùng vaø löu taát caû caùc ñoái töôïng ñang môû (ví duï nhö baûng, vaán tin, bieåu maãu, baùo caùo). Treân maøn hình chæ coøn cöûa soå CSDL ñang laøm vieäc, duøng lònh File\Close. Löu yù: Neáu khoâng ñoùng taäp tin CSDL ñuùng caùch, coù theå seõ laøm hoûng taäp tin CSDL

III. CÁC THÀNH PHN CSDL TRONG MS-ACCESS Table: Ghi lưu d liu cơ s đưc t chc thành nhiu dòng mi dòng nhiu ct.Lưu tr thông tin ca mt thc th hay mt quan h. Query: Công c truy vn thc hin các thao tác rút trích, cp nht DL trên các Table Form: Mu biu Dùng đ thit k màn hình nhp liu sinh đng hơn. Report: Báo biu là kt qu đu ra ca quá trình khai thác d liu. Macro : Tp hp các lnh nhm t đng hóa các thao tác. Có th xem như mt công c lp trình đơn gin Module : Là nhng hàm riêng ca User đưc lp trình bng ngôn ng Access Basic.

IV. CÁC TOÁN T TRONG NGÔN NG ACCESS Toán tý nghĩa ( )Kt nhóm biu thc NotĐúng thì sai, Sai thì đúng AndTt c đúng thì đúng, ngưc lI thì sai OrCh 1 ĐK đúng thì đúng, tt c sai thì sai Xor2 ĐK cho kt qu trái ngưc nhau thì đúng Epv2 ĐK cho kt qu trái ngưc nhau thì sai ^Lu tha (5^3=75) + - * /Cng, Tr, Nhân, Chia \Phép chia ly phn nguyên ModPhép chia ly phn dư

Toán tý nghĩa, =Nh hơn, Ln hơn, bng =Nh hơn hay bng, Ln hơn hay bng <>Không bng IsChính là: đ so sánh 2 đi tưng In trong, dùng trong các câu truy vn Between...And...Trong khong t: #Ngay# đn #ngay# LikeGing: *(t hp kí t bt k), ?(1 ký t bt k), #(Mt ký s bt k) &Ghép chui +Ghép chuI hoc cng s

Toán tý nghĩaToán tý nghĩa TrueTr đúng...Du rào chui FalseTr sai[...]Du rào bin NullTr rng#...#Du rào tr ngày DateNgày hin hành[White]Màu trng NowNgày gi hin hành[Black]Đen TimeGi hin hành[Blue]Xanh TimerS giây hin hành[Yellow]Vàng PageS trang[Green]Xanh lá PagesTng s trang[Red]Đ

V. MÔI TRƯNG LÀM VIC CA MS-ACCESS Dùng Control Panel đ thit lp các đnh dng v ngày tháng và kiu DL s Menu Tools/ Option trong Access đ thit lp môi trưng cho Access View: Hin th tình trng General : Đnh l trang, thư mc là vic mc đnh Edit/Find: cách th tìm, xóa, thay đi mu tin Keyboard: X lý di chuyn du nháy DataSheet : Đnh dng cho DataSheet (Font, màu..) Form/Report: S dng, khuông dng Advanced: Thit lp liên quan nhiu ngưI dùng Table/Query: Thit lp liên quan table, Query

TO CSDL,TABLE & RELATIONSHIP I. MT S KHÁI NIM II. TO CƠ S D LIU III. LÀM VIC VI TABLE BÀI 2 IV. THIT LÂP MI QUAN H(RELATIONSHIP)

Các mc khóa Mc khóa dùng đ làm gì ? Khóa đưc thit lp trên 1 hay nhiu Field dùng đ nhn din các mu tin ca mt Table và đ thit lp mI quan h gia các Table. Có 2 loI khoá chính & Khóa ngoi Khóa chính Thit lp đ nhn din duy nht các mu tin ca 1 Table. tr ca khóa chính không đưc trùng nhau, không cha tr Null Khoá ngoI Dùng đ tham chiu đn 1 hay nhiu Field là khóa chính ca Table. Kiu d liu khóa ngoI và khóa chính phI phù hp nhau I. MT S KHÁI NIM

Minh Ha Khóa Khóa chính Khóa ngoi Khóa chính

1.Dùng Database Wizard 2.To CSDL Trng Nu mI khi đng Access : Chn mc Blank Database/OK Chn thư mc và đt tên II. TO CƠ S D LIU

01. Vai trò ca Table 02. Các thông s ca Table 03. Thit k cu trúc Table 04. Các thuc tính quan trng III. LÀM VIC VI TABLE

Tm quan trng ca Table Cu trúc ca Table Table là thành phn cơ bn và quan trng nht ca CSDL trong MS-Access. Dùng đ ghi nhn các d liu cơ s, các nghip v phát sinh, các bin đng và các thông tin mun qun lý. D liu đưc t chc cha trên nhiu dòng gi là các mu tin (Record) Trên mI dòng cha nhiu ct dòng là trưng (Field hay Column) 01. VAI TRÒ CA TABLE

Minh Ha cu trúc Table

Tng s ký t ca tên Table64 Tng s ký t ca tên Field64 Tng s Fields trong Table255 Tng s Tables có th m cùng lúc1.024 Kích thưc ti đa ca mt Table1 GB Tng s ký t trong Field kiu Text255 Tng s ký t trong Field kiu Memo Tng s ký t trong thông báo Validation Text255 Tng s ký t trong quy lut kim chính2.048.v.v. 02. Các thông s ca Table

To Table Lưu Table T ca s DataBase chn mc Table và mc Create table Design View. Màn hình Design View table Hin ra. Thit k xong File/Save đ lưu và thoát nu chưa lưu Acess s thông báo yêu cu lưu Hiu Chnh Table Chn Table cn hiu chnh. chn chc năng DesignView Xóa Table Chn Table cn xóa. nhn Delete, chn Yes 03. Thit k cu trúc Table

TextKý t,ti đa 255 MemoKý t ti đa NumberCha tr s Date/ timeTr ngày, gi CurrencyTr tin t Auto NumberTr s t gán liên tc OLE ObjectĐI tưng hình nh Lookup Wizard Chn mt tr trong DS có sn Kiu d liu

Field SizeĐ dài Text(255), Kiu DL con Number, AutoNumber FormatĐnh dng cho DL nhp chui KT Đdng hoc chn kiu hin th cho kiu: Date/Time, Num, Curr, Yes/No Input MaskQuy đnh mt n khi nhp d liu New ValuesChn cách to s AutoNumber (Increment, Random) Decimal PlaceQuy đnh s phn s thp phân CaptionCha mt tên gi khác cho Field Default ValueGiá tr mt đnh nu không nhp Validation RuleQuy tc kim tra DL nhp Validation TextChui thông báo li ca Validation Rule RequiredBt but phi nhp liu cho Field Allow Zero Length Cho phép chui có đ dài bng Zero (Yes/No) IndexedCách to ch mc (No, Yes Duplicates, No Duplicates) Display ControlDng hin th Check box, Text box, Combo box 04. Các thuc tính quan trng

Xác lpVùng lưu trK.Thưc Byte Byte Interger -32,768 32,768 2 Long Interger -2,147,483,648 2,147,483,648 4 Single Double ReplicationIDLưu tr đnh danh duy nht cp toàn cc16 Kiu DL Text : Dài ti đa 255 (Mc đnh 50) Kiu DL là AutoNumber : Long Interger hay ReplicationID Kiu DL là Number : a. Thuc tính Fileds Size

Ký hiuMô t (Space)Hin th khong trng như ký t ABCHin th nhng gì trong ngoc kép như ký t !Canh trái thay vì canh phi *Đin khong trng kh dng đi vi ký t k tip \Hin th ký t k tip như ký t bình thương [Color]Ch đnh màu (Black, Blue, Green,...) Ký t đnh dng dùng chung Ký hiuMô but là khong trng hay 1 ký t &Không Bt but là khong trng hay 1 ký t <Đi tt c thành ch thưng >Đi tt c thành ch hoa Ký t đnh dng dùng riêng cho Text hoc Memo b. Thuc tính Format

Ký hiuMô t.Du phân cách phn thp phân,Du phân cách hàng ngàn #Ký s gi v trí (Hin th ký s hay không hin th gì c) $Hin th ký hiu $ %Giá tr /100 và có ký hiu % ni vào E+ Hay E-Ký hiu khoa hc như : 0.00E-00 hay 0.00E00 Ký t đnh dng dùng riêng cho Number

Ký hiuMô t 0 (0 9) b t but, không dùng (0 9), khong trng không bt but, không dùng + - # (0 9), khong trng cho dùng +- L (A Z) bt but ? (A Z) Không bt but AMu ký t hay ký s (Mc bt but) &Ký t bt k hay khong trng bt but CKý t bt k hay khong trng không bt but., : ; - /Du phân cách thp phân, hàng ngàn, ngày gi <Chuyn tt c thành ký t thưng >Chuyn tt c thành ký t in !Canh trái, có th kèm ký t hay bt k InputMask nào \Ký t theo sau hin th như mt ký t bình thưng Ký hiu dùng trongInputMask c. Thuc tính InputMask

Minh ha IV. THIT LÂP MI QUAN H(RELATIONSHIP) Khái nim :Access là h qun tr CSDL nên có th s dng d kin ly t nhiu Table khác nhau nu các Table này có mI quan h vi nhau, mun vy phi khai báo các mi quan h gia các Table liên quan. Quy đnh: Nhng Field đi chiu trong các Table có quan h thưng có tên ging nhau, có cùng kiu d liu. mun đnh nghĩa QH phi đóng các Table đang m, và m ca s Relationship Thc hin : Đ đnh nghĩa hoc hiu chnh mi quan h phi m ca s Relation Ship t biu tưng Relation ship hay Menu Tool/RelationShip

T ca s Show Table : Chn các Table hay query cn thit lp quan h: Add ln lưt vào (Có th thit lp mi quan h đôi hay mi QH vi chính nó) Enforce referential integrity: Thit lp tính tham chiu toàn vn gi 2 Table Casade Update related records: Xóa mu tin trong Table chính Xóa mu tin trong Table quan h Casade Delate related records: cp nht các mu tin trong Table chính cp nht các mu tin trong Table quan h