Bài 2: NHNG K NĂNG GIAO TIP C Ơ BN Hà Ni, tháng 9 năm 2010

Ni dung th 5: K n ă ng giao tip bng v ă n bn

Mc tiêu: Sau bài hc, sinh viên có th: V kin thc: Trình bày đư c mt s ni dung c ơ bn ca k n ă ng giao tip bng v ă n bn: khái nim, li ích, b cc và các b ư c vit. V k n ă ng: Vit và trình bày khoa hc mt s v ă n bn thông dng trong hc tp và làm vic ( đơ n th ư, …)

V ni dung: 1. Khái nim giao tip bng v ă n bn 2. Li ích ca giao tip bng v ă n bn 3. B cc trong giao tip bng v ă n bn 4. Các b ư c trong giao tip bng v ă n bn 5. Mt s hình thc giao tip bng v ă n bn 6. Mt s l ư u ý v chn t ng và v ă n phong phù hp

1.1. Khái nim Giao tip bng v ă n bn là hình thc trong đ ó các ch th giao tip s dng ngôn ng, ký t đ vit và trao đ i thông tin.

2. Li ích ca giao tip bng v ă n bn Là công c truyn ti thông tin To c ơ hi cho ch th: - Trng dng, th ă ng tin - V ư t qua đ i th - Đ ư c đ ánh giá là ng ư i có trình đ GT bng VB có ư u th v ư t tri nh ư : - Thông tin đư c l ư u gi - Thông tin cn đư c kim soát - Các thông tin cn gi bí mt

3. B cc trong GT bng v ă n bn M bài: Nêu vn đ, mc đ ích, lý do thc hin. Thân bài: Gii quyt nhng lun đ im Kt lun đ ã nêu m bài kèm theo nhng s liu, dn chng đ chng minh. Kt lun: Tóm tt nhng lun đ im, ni dung đ ã trình bày.

4. Các b ư c trong giao tip bng VB B ư c 1: Phân tích ng ư i đ c VB cn gì và VB có th giúp ích gì đư c cho h. B ư c 2: Xác đ nh rõ mc tiêu bài vit. B ư c 3: Phác tho bài vit B ư c 4: Rà soát và kim tra bn tho B ư c 5: Hoàn chnh v ă n bn và gi đ n ng ư i đ c.

5. Mt s hình thc giao tip bng v ă n bn 5.1. Th ư đ in t ( ) Khái nim: Th ư đ in t là mt hình thc gi th ư, tài liu (dng file d liu) qua hp th ư đ in t.

K thut trình bày - Dòng tiêu đ (ch đ ): nêu thông tin chính ca bc th ư. - Ni dung chi tit: + Đi vào trc tip ni dung + Đm bo mc tiêu ca ng ư i vit + Có th đư a thêm đ a ch, s đ in thoi ca ng ư i vit

5.2. Đ ơ n th ư trình bày nguyn vng Khái nim: là loi v ă n bn do các cá nhân gi cho các t chc hoc cá nhân gi cho cá nhân khi có ni dung công vic cn gii quyt hoc trình bày, đ đ t nguyn vng. VD: Đ ơ n xin cp th th ư vin

Ni dung ca đơ n th ư gm 3 phn c ơ bn: - Phn m đ u: + Kính gi: … (tên ng ư i nhn VB) + Gii thiu thông tin ng ư i gi - Gii quyt vn đ : Đ cp trc tip ti vn đ cn gii quyt nh ư : + Xin phép ngh hc vì lý do sc khe + Xin đư c bo l ư u kt qu hc tp vì hoàn cnh gia đ ình. - Kt thúc đơ n th ư : mong mun vn đ đư c gii đ áp, gii quyt; Li ha hn, cam kt hoc kính chào (tùy thuc vào ni dung ca đơ n th ư ).

6. Mt s l ư u ý v chn t ng và v ă n phong phù hp Nguyên tc: STARS S (Specific): chính xác, c th T (Thoughtful):cn trng A (affirmative): Khng đ nh, qu quyt R (Respectful): kính trng S (simple): đơ n gin

Đ vit tt ng ư i vit phi có s tp trung cao đ (Snoopy Schulz – M)

Tài liu tham kho 1. Vin Đào to nghiên cu v t chc và hành chính (2006): K n ă ng son tho v ă n bn hành chính. (Tài liu khóa bi d ư ng nâng cao nghip v cho th ư ký và tr lý hành chính). Hà Ni. 2. Đoàn Th Hng Vân & Kim Ngc Đt (2006): Giao tip trong kinh doanh và cuc sng. NXB Thng kê, Hà Ni. 3. Tr ư ng Kinh doanh Harvard (2006): Giao tip th ươ ng mi. NXB Tng hp TP HCM. 4. Trn Đình Hin (2010): Giao tip có hiu qu trong môi tr ư ng kinh doanh hin đ i (trung tâm Impro)