Базы данных Хранение, поиск и сортировка информации

Базы данных Базы данных (БД)– совокупность определенным образом организованной информации на какую-то тему (в рамках некоторой предметной области). Например: БД книжного фонда библиотеки, БД кадрового состава учреждения, БД законодательных актов в области уголовного права, БД современной эстрадной песни. Вся эта информация может храниться и на бумаге. Но современным средством хранения и обработки баз является компьютер. Поэтому, в дальнейшем будем иметь в виду компьютерные БД.

Классификация по характеру хранимой информации: Фактографические содержат краткие сведения об описываемых объектах, представленные в строго определённом формате. Например, в БД отдела кадров учреждения содержатся анкетные данные сотрудников: фамилия, имя, отчество; год и место рождения. Документальные содержат информацию разного типа: текстовую, графическую, звуковую. Например, БД эстрадной песни содержит справочную информацию о композиторах, поэтах, исполнителях; звуковые записи, видеоклипы.

Централизованные - вся информация хранится на одном компьютере. Распределенные - различные части одной базы данных хранятся на множестве компьютеров, объединенных между собой сетью. Классификация по способу хранения данных:

Классификация по структуре данных: Иерархические Сетевые Табличные

1. Записи – строки таблицы, содержат информацию об отдельном объекте системы. 2. Поля – столбцы, содержат определённое свойство объекта. Поля объектов должны иметь несовпадающие имена. 3. Первичный (главный) ключ –поле (или совокупность полей), значение которого не повторяется у разных записей. Структурные составляющие таблицы:

Типы полей: Тип поля определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях. Счетчик -целые числа, которые задаются автоматически при вводе записей, Текстовый – текст до 255 символов, Числовой - числа, Логический – значения Истина или Ложь, Дата/время – дата или время, Денежный – числа в денежном формате, Поле МЕМО - текст >255 символов, но <65535, Объект ОLЕ - рисунок, видеоролик, звуковой файл, Гиперссылка - ссылка на информационный ресурс в Интернете).

СУБД Система управления базами данных (СУБД) – специальная программа, позволяющая создавать базы данных, а также обеспечивающая обработку (сортировку) и поиск данных. Основные действия, которые пользователь может выполнять с помощью СУБД: создание структуры БД, заполнение БД информацией, редактирование структуры и содержания БД, поиск информации в БД, сортировка данных, защита БД, проверка целостности БД.

MS Access Системой управления базами данных является приложение Access, входящий в Microsoft Office. В Access используется многооконный интерфейс, но не многодокументный. Единовременно может быть открыта только одна база данных, содержащая обязательное окно базы данных и окна для работы с объектами базы данных.

Объекты: Таблица – это базовый объект, все остальные объекты создаются на основе существующих таблиц. Запрос – предназначен для отбора данных на основании заданных условий. Форма – отображает данные, содержащиеся в таблицах или запросах в более удобном для восприятия виде. При помощи форм можно добавлять в таблицы новые данные, редактировать или удалять существующие. Отчет – предназначен для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Макросы и модули –служат для автоматизации повторяющихся операций.

Создание базы данных состоит из: 1. Проектирование БД. На этом этапе определяется: какие таблицы будут входить в состав БД; структура таблицы; главный ключ каждой таблицы. 2. Создание структуры БД. 3. Ввод записей: с использованием таблицы, с использованием формы.

Быстрый поиск данных – поиск записей, в которых значения определенного поля полностью или частично совпадают с некоторой величиной. Поиск данных с помощью фильтра – отбор записей, которые удовлетворяют заданным условиям. Поиск данных с помощью запросов - отбор записей, которые удовлетворяют заданным условиям. В отличии от фильтров, записи являются самостоятельными объектами БД. Обработка данных в БД

Сортировка данных –упорядочение записей БД по значениям одного из полей либо по возрастанию, либо по убыванию значений поля: быстрая сортировка данных (по одному полю, непосредственно в таблице). вложенная сортировка (по нескольким полям с помощью запроса). Печать данных с помощью отчетов – на основе таблиц, форм, запросов. Обработка данных в БД

Реляционные БД Бывает ситуация, когда хранить всю БД в одной таблице неудобно и нерационально. Таблица может содержать большое количество полей, различные записи при этом во многих полях дублируют друг друга. Такие повторения называются избыточностью. Нарушается правило: все поля таблицы должны отражать непосредственные характеристики объекта, к которому относится запись. Решение проблемы: создают несколько таблиц, каждая из которых содержит, по крайней мере, одно ключевое поле. Для обеспечения целостности БД, таблицы связывают между собой. Базы данных, состоящие из связанных двумерных таблиц, принято называть реляционными.

Связывание таблиц Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в полях с одинаковыми именами. С ключевым полем главной таблицы (первичный ключ) связывается одноименное поле подчиненной таблицы (внешний ключ). Связанные таблицы представляют собой единую БД, в которой можно создавать новые таблицы, запросы, отчёты, содержащие данные из связанных таблиц.

Типы связей Связь «один-к-одному» - таблицы находятся на одном уровне иерархии, связь через общий главный ключ. Связь «один-ко-многим» - каждой записи в первой (главной) таблице могут соответствовать несколько записей во второй (подчиненной) таблице. Связь «многие-ко-многим» - одной записи в первой таблице могут соответствовать несколько записей во второй таблице и наоборот. Две таблицы, находящиеся в отношении «многие-ко- многим», могут быть связаны только с помощью третьей (связующей) таблицы.