Академия управления при Президенте Республики Беларусь Специальность «Управление информационными ресурсами», 5 курс, очная форма обучения Лектор: Собалевский Сергей Владимирович, старший преподаватель кафедры управления информационными ресурсами (к.905 корп.1) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Лекция 5

Делопроизводство 1. Особенности оформления организационных документов. 2. Особенности оформления распорядительных документов. 3. Особенности оформления справочно- информационных документов. 4. Особенности оформления плановых и отчетных документов Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно- распорядительных документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов Общие положения: К этому виду документов относятся: акты, докладные и объяснительные записки, справки, доверенности, письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы и т.д. Эти виды документов содержат информацию о фактическом положении дел, служащую основанием для принятия управленческих решений и издания распорядительных документов. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, либо быть принята к сведению. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.1. Акт - документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.). В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документы. Оформляются акты на общем бланке или специальном бланке акта формата А4. Формуляр-образец акта содержит следующие реквизиты: наименование организации (структурного подразделения); название вида документа - АКТ; место составления; дату и регистрационный индекс; заголовок к тексту; текст; подписи; при необходимости – гриф утверждения и визы. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.1. Акт (продолжение) Составлен в 3-х экземплярах: 1-й экз. - в дело й экз. – генеральному директору 3-й экз. - в бухгалтерию Председатель комиссии Подпись И.О.Фамилия Члены комиссии:Подпись И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.2. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях. По полноте освещения хода заседания они делятся на 1) протоколы полной формы, 2) протоколы краткой формы и 3) протоколы сокращенной формы. Формуляр-образец протокола содержит следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации; наименование организации (структурного подразделения); название вида документа – ПРОТОКОЛ; дата и регистрационный индекс; место издания; заголовок к тексту; текст; подписи. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.2. Протокол (полная форма) Председатель – Иванов С.И. Секретарь – Петров П.П. Присутствовали: … Приглашенные: …. Повестка дня: 1. О ходе подготовки государственных архивных учреждений к осенне-зимнему отопительному сезону. Информация начальника отдела обеспечения сохранности документов Ледовской О.А. 2. … Основная часть протокола полной формы строится по схеме "СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" отдельно по каждому рассматриваемому вопросу. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.2. Протокол (краткая форма) Председатель – Иванов С.И. Секретарь – Петров П.П. Присутствовали: … Приглашенные: …. НО: Повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме "СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" без текста выступлений. В разделе "СЛУШАЛИ" записываются вопросы повестки дня, в разделе "РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - принятые решения. В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников заседания. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.2. Протокол (сокращенная форма) Председатель – Иванов С.И. Секретарь – Петров П.П. Присутствовали: … Приглашенные: …. НО: После каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения. Ход обсуждения не фиксируется. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.3. Докладная записка - информационный документ, адресуемый вышестоящему (в порядке прямого подчинения) руководителю, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями автора-составителя. В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.). В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние. Формуляр-образец докладной записки содержит следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации; наименование организации (структурного подразделения); название вида документа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; дата и регистрационный индекс; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись + визы. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.3. Докладная записка (пример внутренней) Институт управленческих кадров ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА /87 г. Минск О ходе выполнения поручения Проректору по учебной работе Шавруку С.В. В соответствии с Вашим поручением докладываю о ходе… Директор института В.В.Язепчик © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.4. Объяснительная записка - документ, 1) поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.), или 2) объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения. Без его получения на работника нельзя накладывать дисциплинарные взыскания. Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель. Объяснительная записка, где объясняются причины поведения, поступки, ситуации, составляются отдельными работниками. Как и внутренние докладные записки, они могут оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписываются такие записки составителями, воспроизводятся те же реквизиты что и во внутренней докладной записке. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.5. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи). Письмо должно составляться в том случае, когда невозможно решить вопрос другими способами (личная беседа, телефонный разговор). В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма- ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др. Письма оформляются на специальных бланках для писем (применяются бланки с продольным расположением реквизитов на двух языках) формата А4 и А5 в зависимости от объема письма. Название вида документа – письмо – не пишется. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.6. Справка - информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов. В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные. Служебная справка - официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.). Личная справка - официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной плате и др.). В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.7. Телеграмма (телетайпограмма, телекс) – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Оформляется телеграмма либо на специальных бланках, либо на обычных листах с указанием категории («Правительственная») перед адресом. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отправляется, а второй подшивается в дело. Излагается текст предельно сжато. После текста указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Под чертой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписания, которая проставляется подписывающим телеграмму. Текст служебной телеграммы заверяется печатью. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.8. Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону, записывается получателем). Используется для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений в пределах телефонной связи. Телефонограммой передаются несложные тексты в 20–30 слов, чаще всего, приглашения, напоминания и т.п., указания от имени должностного лица. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и содержит реквизиты: наименование организации, название документа (телефонограмма), регистрационный индекс и дата, адресат, текст, подпись (наименование должности и фамилии лица, подписавшего документ), время приема-передачи телефонограммы, фамилии и должности передающего и принимающего, номера их телефонов, время передачи. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

3. Особенности оформления справочно-информационных документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.9. Факсограмма (факс)– разновидность способа передачи документа адресату (как правило, с помощью аппарата факсимильной связи). Воспроизводит все особенности документа. Оформление факса и письма осуществляется аналогично. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию. Обычно передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия.

3. Особенности оформления справочно-информационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 3.9. Факсограмма (факс)– разновидность способа передачи документа адресату (как правило, с помощью аппарата факсимильной связи). Воспроизводит все особенности документа. Оформление факса и письма осуществляется аналогично. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию. Обычно передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

Общие положения Планирование предполагает тщательную подготовку принимаемых решений путем всесторонней оценки различных вариантов действий в прогнозируемых условиях и ограничениях. 4. Особенности оформления плановых и отчетных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов Планирование как процесс взаимосвязанных действий проходит в несколько этапов: определение целей планирования; анализ проблем; поиск альтернатив; определение потребности в ресурсах и способов достижения поставленных целей, объемов производства и др.; оценка; оформление плана в виде единого документа. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

Общие положения При организации разработки плана предварительно определяют: объекты планирования; разработчиков плана; средства планирования; порядок составления планов. 4. Особенности оформления плановых и отчетных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов Планирование как процесс взаимосвязанных действий проходит в несколько этапов: определение целей планирования; анализ проблем; поиск альтернатив; определение потребности в ресурсах и способов достижения поставленных целей, объемов производства и др.; оценка; оформление плана в виде единого документа. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

4.1. Система плановой документации Результаты планирования фиксируются в плановых документах, которые имеют следующие названия: концепция развития, план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема и т.д. Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ. 4. Особенности оформления плановых и отчетных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 Планирование осуществляется на разных уровнях: 1. Республиканские планы, программы, генеральные схемы; 2. Отраслевые планы и программы; 3. Территориальные программы, планы, схемы. 4. Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика.

4.1. Система плановой документации Программа – плановый документ, определяющий основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Кроме текстовой части программы содержат приложения (оформляются в виде таблиц, графиков, схем), являющиеся справочным и аналитическим материалом к программе. Оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами программы являются: наименование организации; название вида документа; регистрационный индекс и дата; место составления; заголовок к тексту; текст, подпись; грифы согласования или визы; гриф утверждения. Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации или коллегиальным органом (собранием, советом, коллегией и т.п.). 4. Особенности оформления плановых и отчетных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

4.1. Система плановой документации План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Планы организаций оформляются на общем бланке, структурных подразделений - на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации (структурного подразделения); название вида документа; регистрационный индекс и дата; место составления; заголовок к тексту; текст (может быть в табличной форме); подпись; гриф согласования или визы; гриф утверждения. 4. Особенности оформления плановых и отчетных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

4.2. Система отчетной документации Отчет – в общем случае документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: -государственная статистическая отчетность; -ведомственная отчетность; -внутренняя отчетность организации. 4. Особенности оформления плановых и отчетных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 Внутренние отчетные документы о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации. Такие отчетные документы могут оформляться в форме отчета, докладной записки или справки отчетного характера.

4.2. Система отчетной документации Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации (структурного подразделения - если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, регистрационный индекс документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера). В заголовке к тексту отчета указывается: наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе; отчетный период. В тексте дается описание выполненной работы, анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Датой отчета считается дата его утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. 4. Особенности оформления плановых и отчетных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009