Академия управления при Президенте Республики Беларусь Специальность «Управление информационными ресурсами», 5 курс, очная форма обучения Лектор: Собалевский Сергей Владимирович, старший преподаватель кафедры управления информационными ресурсами (к.905 корп.1) © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Лекция 4

Делопроизводство 1. Особенности оформления организационных документов. 2. Особенности оформления распорядительных документов. 3. Особенности оформления справочно- информационных документов. 4. Особенности оформления плановых и отчетных документов Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно- распорядительных документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

1. Особенности оформления организационных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов К организационным документам относятся уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др. документы. Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения (с проставлением грифа утверждения) 1) непосредственно руководителем, 2) распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или 3) заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

«Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 1.1. Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Утверждается, как правило, вышестоящей организацией или собранием учредителей. Структура и содержание Уставов определяются самими разработчиками. Текст устава разбивается структурно на примерные разделы: общие положения; цели и задачи организации; структура организации (включает права и обязанности должностных лиц, формы управления; цели и задачи отдельных подразделений); финансово-материальная база (источники основных и оборотных средств, порядок распоряжения средствами и ценностями); отчетная и ревизионная деятельность; порядок ликвидации и ответственность по делам организации. 1. Особенности оформления организационных документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

«Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 1.2. Положение – правовой акт, устанавливающий порядок образования, правовое положение, основные правила деятельности, права, обязанности государственных органов (или структурных подразделений, нижестоящих учреждений, организаций и предприятий). Структура текста положения: общие положения; цели и задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения с другими подразделениями. Положения бывают индивидуальными и типовыми: индивидуальные – о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления организацией; типовые – о цехах основного производства, структурных подразделениях. 1. Особенности оформления организационных документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

«Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 1.2. Положение (продолжение) Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Формуляр-образец положения состоит из реквизитов: наименование вышестоящей организации; наименование организации; наименование структурного подразделения; гриф утверждения; название вида документа – ПОЛОЖЕНИЕ; дата, регистрационный индекс; место издания (город); заголовок к тексту; текст; подпись (подписи); гриф согласования; визы. 1. Особенности оформления организационных документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

«Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 1.3. Инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления или организацией (утверждаемый их руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно- технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан. Все инструкции можно разделить на две основные группы: инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения); должностные инструкции, указывающие функции, права, обязанности, ответственность должностных лиц. Инструкция состоит из нескольких разделов. 1. Особенности оформления организационных документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

«Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 1.3. Инструкция (продолжение) Текст инструкции носит характер указаний, рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: "должен", "имеет право", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме. Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или визы. 1. Особенности оформления организационных документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

«Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 1.4. Штатное расписание – документ, разрабатываемый согласно Уставу организации и закрепляющий должностной и численный состав предприятия. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. Указывает перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы. Реквизиты штатного расписания: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения (включает общую штатную численность предприятия и месячный фонд заработной платы); текст; визы; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы. 1. Особенности оформления организационных документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

«Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 1.5. Структура и штатная численность – это документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке организации. Реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. 1. Особенности оформления организационных документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

«Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 1.6. Регламент – документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент оформляется на общем бланке организации. Реквизиты: наименование организации; вид документа; заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа); дата; место составления; гриф утверждения; текст, подпись. 1. Особенности оформления организационных документов © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

2. Особенности оформления распорядительных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов Общие положения: В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы государственного управления и организации (предприятия) издают следующие распорядительные документы: приказы, распоряжения, решения, постановления, указания. Приказы и распоряжения: 1) по основной деятельности; 2) по личному составу; 3) по административно-хозяйственным вопросам. Постановления и решения: 1) по основной деятельности; 2) по личному составу. В одном распорядительном документе объединение вопросов основной деятельности и по личному составу не допускается. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

2. Особенности оформления распорядительных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов Общие положения: Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей (вводной) и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Она может отсутствовать, если такой документ не нуждается в обосновании. Распорядительная часть приказа начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", распоряжения, указания - "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ", постановления - "ПОСТАНОВЛЯЕТ", "ПОСТАНОВИЛИ", решения - "РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛИ". Эта часть распорядительного документа часто заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

2. Особенности оформления распорядительных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов Общие положения: Проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами (визированию). В обязательном порядке распорядительные документы согласовываются с юридической службой организации. Согласованный проект документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается. Дата в приказе, распоряжении, указании проставляется лицом, его подписавшим (т.е. датой этого документа является дата подписания). Датой постановления, решения (печатается или проставляется от руки.) является дата заседания коллегиального органа, принявшего решение. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

2. Особенности оформления распорядительных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 2.1. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией. Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий. Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмены приказов производятся только приказами. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

2. Особенности оформления распорядительных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 2.1. Приказ (продолжение) Формуляр-образец приказа содержит следующие обязательные реквизиты: наименование организации, издающей документ; название вида документа; дата и регистрационный индекс; место издания; заголовок к тексту; текст; визы; подпись. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

2. Особенности оформления распорядительных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 2.2. Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности. Издание распоряжений не допускается в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным принципиальным задачам, стоящим перед организацией. В этих случаях должны издаваться постановления, решения, приказы. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

2. Особенности оформления распорядительных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 2.2. Распоряжение (продолжение) Текст оформляется на бланках формата А4. Формуляр-образец состоит из реквизитов: наименование организации; наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ; дата, регистрационный индекс (номер в пределах календарного года); место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования или визы. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

2. Особенности оформления распорядительных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 2.3. Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными (распорядительными) органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем слово РЕШИЛ(И) прописными буквами на отдельной строке. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа, они не вправе изменять содержание текста. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

2. Особенности оформления распорядительных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 2.3. Решение (продолжение) Текст оформляется на бланках формата А4. Формуляр-образец состоит из реквизитов: наименование организации; наименования подразделения (коллегиального органа); название вида документа – РЕШЕНИЕ; дата (дата заседания коллегиального органа), номер; место издания; заголовок к тексту; текст; подписи (председатель, секретарь); визы (визируется составителем, руководителем подразделения, вносящего проект решения, исполнителями, юрисконсультом, должностными лицами, ответственными за исполнение решения). © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

2. Особенности оформления распорядительных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 2.4. Постановление – правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления. Различают: 1) постановления, которыми решаются организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждение плана) и 2) постановления, адресуемые для исполнения другими органами, предприятиями, учреждениями, должностными лицами. Могут приниматься постановления, обязательные для исполнения, а также постановления рекомендательного характера. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

2. Особенности оформления распорядительных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 2.4. Постановления (продолжение) Текст оформляется на бланках формата А4. Формуляр-образец состоит из реквизитов: наименование организации; название вида документа; место издания; дата, номер (дата проставляется при подписании); заголовок к тексту; текст; подписи; гриф согласования или визы (если необходимы). © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009

2. Особенности оформления распорядительных документов «Делопроизводство» Тема 3. Составление и оформление управленческих и организационно-распорядительных документов 2.5. Указание - правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов. В качестве утверждающего документа указание не допускается использовать. Формуляр-образец указания состоит из реквизитов: наименование вышестоящей организации; наименование организации; наименование структурного подразделения; название документа – УКАЗАНИЕ; дата, регистрационный индекс; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования или визы. © Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2009; Кафедра управления информационными ресурсами ИГУ, 2009