Създаване на циркулярни документи

1. Структура на циркулярен документ А) Циркулярни документи: Компютърни текстови документи, които представляват образци, състоящи се от постоянна и изменчива част; Използват се, когато се налага да бъдат създадени голям брой екземпляри от даден документ, в който се променят само отделни компоненти;

Б) Решават се различни практически задачи: Съдаване на пощенски пликове – адресът на подателя е един и същ, но адресът на получателя е различен; Съдаване на множество формулярни писма и електронни съобщения;

2. Технология Създава се основен документ, който съдържа информацията - една и съща във всички документи (въвежда се еднократно); Последващо се добавят специфични полета, които носят различна информация във всеки отделен документ;

3. Етапи Избор на тип на циркулярния документ (писмо, пощенски плик, електронно съобщение); Избор на основния документ (нов, вече създаден или от шаблон); Свързване към файл, осигуряващ базата от данни, необходими за изменяемата част на документа и избор на записи от нея;

Добавяне на полета към основния документ; Визуализиране и преглед на получения документ; Заключителен етап, при който се разпечатват получените документи или се съхраняват във файл на магнитен носител;

Основен документ адрес поздрав Основен текст Полета за индивидуална информация

Обединяване на информация в циркулярен документ Иван Иванов гр. Пловдив ул. Христо Ботев 1 Уважаеми г-н Иванов,

Организация на файл с данни, реализиран в електронна таблица на MS Excel Иван Иванов гр. Пловдив ул. Христо Ботев 1 Уважаеми г-н Иванов,

4. Създаване на циркулярно писмо А) Създаване на настройки Mailings – Start mail Merge Envelopеs Меню Mailings – Start mail Merge – команда Envelopеs стартира настройки за отпечатване и форматираме на текста за адресите на получател и подател 1 2 3

Б) Създаване на файл с данни.mdb След създаване на записи във файла с данни, той се съхранява с разширение.mdb

В) Обединяване и визуализация на записите от файла с данни Insert Merge Field - Чрез командата Insert Merge Field 7 8

Г) Отпечатване на крайния резултат - За визуализиране или персонализиране на резултатите – Finish & Merge - Edit Individual Documents…

Въпроси и задачи 1. Какво представляват циркулярните документи? 2. От колко елемента са съставени циркулярните документи и кои са те? 3. Файловете с данни са част от циркулярните документи. Какви данни могат да съдържат те? 4. Създайте циркулярно писмо с пет записа във файла с данни за адрес на получателя. Съхранете циркулярното писмо и файла с данни с име letter_1.