1 Гимназия Новокаховского городского совета Ввод и редактирование данных 1. Ввод данных – чисел, текстов, формул в ячейки таблицы. Ввод чисел Ввод текстов Формулы в Excel 2007 Ссылки на ячейки 2. Копирование и перемещение данных Копирование и перемещение данных 3. Копирование данных с использованием маркера заполнения Копирование данных с использованием маркера заполнения

Ввод данных – чисел, текстов, формул в ячейки таблицы. Ввод чисел: Выделить ячейку; Установить курсор в поле Строки формул; Набрать данные с клавиатуры. или Выделить ячейку; Набрать данные с клавиатуры; Нажать кл.Enter. Выделить ячейку; Набрать данные с клавиатуры; Нажать кнопку Ввод. или 2

Ввод чисел. Правила: при вводе положительных чисел можно не вводить знак +; для отделения групп разрядов можно вводить пропуски; для отделения целой и дробной части десятичной дроби, по умолчанию, используется запятая; при вводе дробных чисел нужно обязательно вводить целую часть, отделяя ее от дробной части пропуском, например для чисел : для обозначения процентов после числа нужно вводить символ %; 3

Ввод текстов. Текстовые данные вводятся по тем же правилам, что и в Word Но Excel 2007 предоставляет дополнительные возможности для автоматизации ввода текста. 1. Программа запоминает текстовые данные, введенные в предыдущие ячейки текущего столбца: 2. Можно открыть контекстное меню ячейки; выполнить команду Выбрать из раскрывающего списка; выбрать из списка нужный текст. 4

Формулы в Excel Начинается формула со знака = и может содержать числа, тексты, ссылки на ячейки, знаки действия, скобки и функции. + сложение; - вычитание; * умножение; / деление; ^ возведение в степень. Пример: 5

Ссылки на ячейки Ссылка на ячейку состоит из адреса ячейки, к которому добавляется указание на место ее расположения. Если в формуле используются ссылки на ячейки, то при вычислении по этой формуле используются данные из этих ячеек. Пример. Если в формулах используются ссылки на ячейки, то при изменении данных в этих ячейках происходит автоматическое перевычисление значений по всем формулам, которые содержат ссылки на эти ячейки. 6

Ссылки на ячейки Для ссылок на ячейки другого листа той же книги нужно перед адресом ячейки указать имя листа с восклицательным знаком. Например, Лист 2!А1. Если необходимо записать в формуле ссылку на ячейку другой книги и она открыта, то перед адресом ячейки необходимо записать имя файла книги в квадратных скобках и имя листа с восклицательным знаком. Например, [Сметана.xlsx]Лист 2!С4 Если в имени файла книги или в имени листа есть пропуски, то такое имя нужно заключать в одинарные скобки. Например, [Итоги 1 семестра.xlsx]10 Б!С15 Если нужная книга закрыта, то следует указать в одинарных кавычках путь к файлу книги. Например, D:\Тема 3\ [Сметана.xlsx]Лист 2!С4 В этом случае, если имена папки, файла, листа содержат пропуски, никакие дополнительные кавычки ставить не нужно. 7

Некоторые сообщения об ошибках и причины их появления сообщение причина ошибки #####столбец недостаточно широкий для отображения числа #ДЕЛ/0!попытка разделить на ноль #ЗНАЧ! в формуле для математических вычислений содержится ссылка на ячейку, содержанием которой является текст #ССЫЛКА! не существуют ячейки, ссылки на которые используются в формуле Редактирование данных Редактирование данных можно выполнять непосредственно в ячейке: Дважды щелкнуть на этой ячейке или Выделить ее и нажать кл.F2. Редактирование данных в поле Строки формул : сделать ячейку текущей; выбрать необходимое место в поле Строки формул ; выполнить редактирование. Для удаления данных из ячейки: выделить, нажать кл. Delete ; или контекстное меню ячейки – команда Очистить содержимое. 8

Копирование и перемещение данных Копирование и перемещение данных в Excel 2007 осуществляется теми же способами, что и в Word 2007 С использованием команд Копировать, Вырезать, Вставить группы Буфер обмена вкладки Главная; С использованием команд контекстного меню объектов; С использованием комбинации клавиш; Перетягиванием. 9 Данные из одной ячейки можно вставить в ячейку или в диапазон ячеек, которые нужно выделить перед вставкой.

10 Данные из диапазона ячеек можно вставить в один или несколько связанных диапазонов ячеек того же размера, для чего нужно выделить левую верхнюю ячейку каждого из них. Копирование и перемещение данных

Если содержимым ячеек, которые копируются или перемещаются, есть формулы, то при вставке из Буфера обмена можно вставить в выделенные ячейки не сами формулы, а вычисленные по ним значения: Главная – Буфер обмена – Вставить – Вставить значения. 11

Копирование и перемещение данных Можно вставить данные из Буфера обмена в выделенные ячейки таким образом, чтобы они не заменяли существующие данные, а добавлялись к ним Итог:

13 Копирование и перемещение данных Если выполнить Главная – Буфер обмена – Вставить – Транспонировать, то при вставке произойдет транспонирование данных, которые вставляются из Буфера обмена: данные из столбцов будут расположены в строках и наоборот. Ссылки в формулах при такой вставке также изменяются соответствующим образом. 1 2

14 Копирование и перемещение данных 3 4

15 Копирование данных с использованием маркера заполнения. Аналогично: перемещать при нажатой правой кнопке мыши: Перемещать при нажатой правой кнопке мыши 2 1

16 Перемещать при нажатой правой кнопке мыши 3

17 Копирование данных с использованием маркера заполнения. Excel 2007 имеет библиотеку стандартных списков. Просмотр списков и изменение, добавление: Office – Параметры Excel 2007 – Основные – Изменить списки. 1

18 2 3

19 Если в первую ячейку ввести элемент списка и использовать маркер заполнения, то диапазон ячеек заполниться следующими элементами этого списка. 2 1 Если маркер заполнения перетягивать при нажатой правой кнопке мыши, при отпускании кнопки откроется меню с набором команд выбора действий. 2 3